Bestemmingsdocument: nieuw bewijsstuk intracommunautaire leveringen

Goederen die u intracommunautair levert naar een andere EU-lidstaat, zijn in principe vrijgesteld van btw. Eén van de grondvoorwaarden is dat u het vervoer naar de andere lidstaat kan aantonen. Het bewijs van dit grensoverschrijdend vervoer kan vanaf heden ook geleverd worden met behulp van een ‘bestemmingsdocument’.

Vrijgestelde intracommunautaire leveringen

Opdat u als ondernemer goederen vrij van btw naar een andere lidstaat zou kunnen leveren, dienen twee grondvoorwaarden vervuld te zijn:

• de koper moet een geldig btw-nummer opgeven van een andere EU-lidstaat,
  en
• de goederen moeten daadwerkelijk naar een andere EU-lidstaat vervoerd worden.

De verkoper die de vrijstelling wegens intracommunautaire levering inroept, moet hiervan het bewijs leveren. De verificatie van de geldigheid van het buitenlandse btw-nummer van de koper is meestal geen probleem. Dit kan immers eenvoudig gecontroleerd worden op de Europese VIES-website (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/).

Het bewijs van het intracommunautaire vervoer daarentegen, is in de praktijk veel moeilijker te leveren. Zeker wanneer de buitenlandse koper de goederen zelf komt afhalen of een derde die dit doet voor zijn eigen rekening en de verkoper dus niet over vervoersdocumenten beschikt, is de bewijsvoering een heikele opgave.

Daarom moet de verkoper voor iedere intracommunautaire levering zo veel mogelijk bewijsstukken verzamelen waaruit de echtheid van het vervoer blijkt (contracten, bestelbonnen, betalingsstukken, …). Het gebeurt immers maar al te vaak dat de vrijstelling achteraf, tijdens een btw-controle, geweigerd wordt wegens gebrek aan bewijs. De verkoper draait dan op voor de verschuldigde btw en bijhorende boete en interesten.

 ‘Bestemmingsdocument’ als alternatief bewijsstuk

Het is in het licht van deze bewijsproblematiek, dat de btw-administratie op 1 juli 2016 het ‘bestemmingsdocument’ als alternatief bewijsmiddel in het leven heeft geroepen.

Met zulk bestemmingsdocument attesteert de koper aan de verkoper dat de goederen in de lidstaat van aankomst zijn toegekomen, en dat de goederen hun buitenlandse bestemming dus hebben bereikt.

Het bestemmingsdocument is een interessant bijkomend bewijsmiddel, in het bijzonder wanneer vervoersdocumenten ontbreken.

Let wel, het bestemmingsdocument vormt op zich geen sluitend bewijs. Enkel wanneer de verkoper ook betalingsstukken (dus geen cashbetalingen) en een conforme verkoopfactuur kan voorleggen, zal hij slagen in zijn bewijsvoering.

Uiteraard moet de verkoper er ook alles aan gedaan hebben wat redelijkerwijs binnen zijn mogelijkheden ligt, om met betrekking tot deze leveringen, niet bij belastingfraude betrokken te geraken.

Vormvoorwaarden van bestemmingsdocument

Het bestemmingsdocument, dat zowel door de verkoper als door de koper mag worden opgesteld, moet minstens volgende vermeldingen bevatten:

• naam, adres en BE btw-nummer van de verkoper;
• naam, adres en buitenlands btw-nummer van de koper;
• de bevestiging dat het de aankomst van een intracommunautaire levering (art. 138 Richtlijn 2006/112/EG) betreft;
• de periode waarop het document betrekking heeft (het document mag hoogstens een periode van drie maanden omvatten);
• beschrijving van de geleverde goederen (hoeveelheid en gebruikelijke benaming);
• prijs van de goederen;
• een eenduidige verwijzing naar de verkoopfactuur of -facturen (factuurnummer en -datum);
• jaar en maand van de ontvangst van de goederen;
• plaats waar de goederen zijn aangekomen (lidstaat, stad/gemeente).

De koper moet de juistheid van de op het bestemmingsdocument vermelde gegevens binnen de drie maanden attesteren.

Daarvoor moet hij binnen zijn onderneming een bevoegde persoon aanduiden, die uit hoofde van zijn administratieve functie binnen de onderneming, geacht mag worden kennis te hebben van de verrichte aankopen (bv. verantwoordelijke van de boekhoudafdeling of de aankoper of magazijnier). Deze persoon vult het document aan met zijn naam en de vermelding ‘Ontvangen voor … [naam van de koper]’. Na het document gedateerd en ondertekend te hebben, bezorgt hij het terug aan de verkoper. Dit kan desgewenst per e-mail.

Merk op dat de koper verplicht is om de identiteit en de hoedanigheid van de bevoegde persoon op voorhand aan de verkoper door te geven.

Praktisch bewijsmiddel

Het bestemmingsdocument is een praktisch alternatief bewijsmiddel wanneer vervoersdocumenten niet voorhanden zijn. Een correct opgesteld bestemmingsdocument wordt samen met de betalingsstukken en verkoopfacturen, geacht juist te zijn tot bewijs van het tegendeel. Indien de btw-administratie de echtheid ervan wenst te betwisten, draagt zij de bewijslast.

Het enige minpunt is dat de verkoper voor zijn bewijsvoering nog steeds afhankelijk is van de medewerking van zijn koper.

Contacteer onze btw-specialisten voor de correcte documenten.