Forfaitaire onkostenvergoeding: dienstreizen in binnen- en buitenland
Werknemers die in opdracht van hun werkgever verplaatsingen maken in het binnenland of in het buitenland worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever. Wanneer een onderneming aan haar werknemers in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen deze onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden aangemerkt. Tijd om hier even dieper op in te gaan.
Forfaitaire onkostenvergoeding?
Een forfaitaire onkostenvergoeding is in feite een terugbetaling door de werkgever (vennootschap) van de kosten die een werknemer gedragen heeft, maar die werkelijk ten laste van de werkgever moeten vallen. De werknemer heeft de kosten dus voorgeschoten voor zijn werkgever. Fiscaaltechnisch spreken we dan van het belastingvrij terugbetalen van de ‘kosten eigen aan de werkgever’.
In principe vereist deze terugbetaling een bewijs van de werkelijkheid van de kosten. Denk bijvoorbeeld aan de facturen voor kantoormateriaal, parkeerticketjes of restaurantbonnetjes die u ‘binnenbrengt’. De fiscus is in veel gevallen soepeler en aanvaardt een ‘forfaitaire vergoeding’ voor kleinere uitgaven waardoor de administratieve rompslomp beperkt blijft. De werkgever of de vennootschap kan zo een fiscaalvriendelijk maandelijks vast bedrag toekennen aan een werknemer of de bedrijfsleider.
Degelijke onderbouw
Dit betekent natuurlijk niet dat u het bedrag van het forfait lukraak kan bepalen. De vergoeding moet steeds in redelijke verhouding staan tot de werkelijke omvang van de kosten. Een degelijke onderbouw is cruciaal om de vergoeding niet geherkwalificeerd te zien als een verdoken bezoldiging.
Opvallend is dat de fiscus zelf een aantal forfaits in het leven heeft geroepen. Dit meestal met een verwijzing naar het onbelaste bedrag dat ambtenaren van een zeker niveau terugbetaald krijgen voor bepaalde onkosten. Zolang de vergoeding deze grens niet overschrijdt, is het ook voor de privésector niet nodig om hiervoor bewijsstukken ter beschikking te houden en blijven ze belastingvrij. De bekendste vergoeding is wellicht de kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen wagen. Maar ook voor de kosten gemaakt tijdens dienstreizen heeft de overheid een aantal bedragen vastgesteld die ze toekent aan haar personeel.
Binnenlandse dienstreizen
Indien u voor uw werk vaak onderweg bent, zal u ook kosten maken die door de werkgever vergoed moeten worden. Het voorbeeld van een vertegenwoordiger die vaak op de baan is ligt voor de hand. ‘Onderweg zijn’ betekent in deze context wel dat u minstens vijf uur weg bent. Vanaf 1 januari 2014 kan een forfaitaire onkostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen belastingvrij worden uitbetaald:
De forfaitaire vergoeding wordt dus enkel bepaald op basis van de lengte van de dienstreis, en – niet zoals vroeger het geval was – naargelang er kosten gemaakt werden voor een ontbijt, middag- of avondmaal. We moeten er natuurlijk op wijzen dat een hogere vergoeding nog steeds mogelijk is. Net zoals voor een dienstreis van minder dan vijf uur zijn er in dat geval wel bewijsstukken nodig.
Buitenlandse dienstreizen
Ook voor de buitenlandse dienstreizen aanvaardt de fiscus een forfaitaire onkostenvergoeding. Werkgevers zullen ook hier moeten opletten dat ze een bepaalde grens niet overschrijden, willen ze belastingvrije vergoedingen van kosten eigen aan de werkgever uitkeren. Hierbij wordt er een onderverdeling gemaakt tussen korte en lange buitenlandse dienstreizen:
- Korte buitenlandse dienstreizen: Een korte dienstreis is een reis die minimaal ongeveer een dag en maximaal 30 dagen duurt. Jaarlijks publiceert de FOD Buitenlandse Zaken een lijst van dagvergoedingen die aan de personeelsleden ‘Hoofdbestuur’ worden toegekend voor buitenlandse opdrachten. Deze vergoedingen schommelen in functie van het land van bestemming. Deze vergoedingen worden geacht de kosten van maaltijden en kleine uitgaven te dekken en niet de reiskosten of de overnachtingskosten. Anders gezegd: de kosten van verplaatsing (bv. de vliegreis) en verblijf kunnen bijkomend vergoed worden als u over de correcte bewijsstukken beschikt. De fiscus aanvaardt dat ook werkgevers in andere sectoren deze bedragen als kost eigen aan de werkgever belastingvrij aan haar werknemers betaalt.
- Lange buitenlandse dienstreizen: Ook voor buitenlandse dienstreizen die langer dan 30 dagen duren mag een werkgever forfaitaire vergoedingen betalen aan zijn werknemer (Ci.RH. 241/609.972). Er gelden wel enkele andere voorwaarden dan voor korte dienstreizen. Zo mogen bedragen voor ‘Hoofdbestuur’ niet worden betaald, maar de (lagere) bedragen – die de FOD Buitenlandse Zaken vaststelt voor zijn agenten ‘op post’ – wel. Bovendien zal de betaling van deze forfaits voor eenzelfde opdracht beperkt worden tot 24 maanden. Daarnaast kunnen de forfaitaire dagvergoedingen niet gecombineerd worden met de terugbetaling van kosten voor maaltijden en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken.
Wilt u graag meer weten over forfaitaire onkostenvergoeding of zit u met een specifieke vraag? Aarzel niet ons te contacteren, we staan steeds voor u klaar met professioneel advies!