De business controller als de accountant van morgen

Business controlling als discipline wordt met steeds meer interesse bekeken door bedrijven, groot en klein. Ook de Vlaamse KMO-markt lijkt de business controller meer te omarmen als een manier om efficiënter te werken, processen te stroomlijnen en sterker naar de toekomst te groeien.

Dietert Gielen, Partner Business Controlling bij Van Havermaet, was recent te gast bij de podcast “KeyFigures” inzake Finance, BI en Data recruitment. De volledige podcast kan u hier beluisteren, maar we geven alvast een overzicht van de belangrijkste zaken.

Wat doet een business controller precies & hoe verschilt het van financial controlling?

Business controlling is méér dan alleen financial controlling. Financial controlling zorgt ervoor dat uw financial statements accuraat geboekt zijn. De periode tussen inkomsten en kosten matchen, de ledgers zijn dus gebalanceerd, de jaarrekening klopt… De cijfers van uw onderneming houden steek.

Maar een business controller gaat een stap verder en kijkt naar hoe die cijfers in uw boekhouding of jaarrekening tot stand komen. Wat is de link tussen uw cijfers en de processen die tot die cijfers leiden? Dan hebben we het over bv. de operationele parameters van uw bedrijf (stilstand, uitval, etc.), of bv. allerhande performantie KPIs inzake uw personeel (absenteïsme, ziekte, etc.), de facturatiegraad van uw consultants, het verbruik van vrachtwagens in de transportsector… Business controlling zorgt voor een holistische kijk op uw gehele organisatie en probeert die te optimaliseren.

Voor wie is business controlling nuttig?

Elk bedrijf is anders en bedrijven in België zijn vaker van de KMO-soort, dan een multinational. Toch stellen we vast dat er in business controlling voor ieder wat wils is. Zelfs als een lokale bakker kan u baat hebben bij een duidelijkere kijk op uw cijfers, zolang de business controlling activiteiten niet voor extra last zorgen. Als iets niet simpel kan worden uitgelegd, dan schort er wat.

Door business controlling op zo’n goede manier op te stellen, werkt het verrijkend en aanvullend op de performantie – niet vertragend. En dat principe geldt voor elk type bedrijf, groot of klein.

Hoe begint men met business controlling?

1. Kennismaking met het bedrijf

De Van Havermaet consultants starten steevast met een rondleiding van het bedrijf, zodat men heel goed kan zien hoe het bedrijf gerund wordt. Steevast zorgt puur die rondleiding al voor de identificatie van een aantal pijnpunten, die sowieso een impact hebben op de cijfers. Die kennismaking is ook belangrijk om te weten waar een organisatie mag naartoe streven. Als men maar 1x/jaar afsluit, dan kan men niet van vandaag op morgen naar een dagelijkse afsluiting gaan: een geleidelijk stappenplan is dan aan de orde.

2. Processen bijstellen

Men heeft zelden zicht op hoe de rapportering er moet uitzien. In het begin lijkt het wel een serieus huzarenstukje om dat te bolwerken – en dat klopt ook. De eerste rapporteringen zijn vaak onduidelijk of staan niet helemaal op punt, en dat heeft een duidelijke reden: er zitten meestal tekortkomingen in de processen, die vervolgens naar boven komen in de cijfers. Zorgen dat de processen dus juist staan en correct geadministreerd worden, leidt tot betere rapportage met duidelijke inzichten.

3. Identificatie van de nodige rapportering

Rapporteren kan – bij wijze van spreken – tot in het oneindige gaan. Tegenwoordig is er zoveel data voorhanden, dat men makkelijk meer dan 200 rapporten kan visualiseren. Maar heeft uw organisatie baat aan zoveel rapporten? Gaat iemand die allemaal daadwerkelijk kunnen bekijken en analyseren, en dat maar liefst elke keer dat u ze opstelt? De meeste bedrijven hebben voldoende aan 5 tot 10 degelijke rapporten om het meeste van hun inzichten te bekomen.

4. Change management

Eens de processen geoptimaliseerd zijn en de rapporten zijn klaar voor gebruik, is het belangrijk om de adoptie ervan goed te managen. Van Havermaet is de eerste paar maanden graag aanwezig op management meetings, om een zekere change management door te voeren. Op die manier leert het hele team er beter mee werken, stelt men zich de juiste vragen én gaat men als organisatie aan de slag met een sterke tool.

Welke uitdagingen komen bedrijven regelmatig tegen?

Er zijn twee uitdagingen die vaak terugkomen: de data van een organisatie, en de menselijke kant ervan.

Om te beginnen is het nl. niet altijd evident om de juiste data te ontsluiten, zeker niet als alles op de cloud staat. API-connecties helpen daar wel bij, maar ze kosten meer tijd en energie. Ook hebben veel bedrijven nu een overvloed aan data, vaak zelfs te veel dan dat er nodig is. Hoe zorgen we ervoor dat de ruis op de data verdwijnt en er stabiele data sets zijn om van te vertrekken? Dat is zeker een eerste, belangrijke uitdaging.

Een tweede uitdaging is natuurlijk de menselijke kant van het verhaal. De bedrijfsleider, het management en het personeel moet kunnen volgen. Zeker als er bepaalde pijnpunten in de processen worden blootgelegd, dan is het niet makkelijk om dat allemaal in één handomdraai aan te passen. Daar moet dan ook een correcte strategie en aanpak voor worden bedacht.

Change management als universeel probleem: hoe pakt men het best aan?

Als onderneming investeren in business controlling, betekent dat er ook moet worden geïnvesteerd op het niveau van de ondernemer. De beste oplossingen inzake change management komen altijd van mensen zelf, niet van Van Havermaet of een andere partner. Doordat het eigen ideeën zijn, creëert men makkelijker een groter draagvlak.

Dat wil natuurlijk niet zeggen dat Van Havermaet daar niet bij kan helpen. We hebben een hele Strategie-afdeling die zich over zulke vraagstukken buigt, over de processen die kunnen geoptimaliseerd worden, waardoor de business controlling tot boeiendere inzichten leidt. Ook zorgt het Business Controlling team voor de nodige begeleiding eens de rapporten er zijn. De data juist interpreteren én toepassen op maat van de organisatie – een business controller kan dan de ideale rechterhand vormen.

Bedrijven die inzetten op business controlling, die willen groeien. Toch?

Uiteraard is het ultieme doel van business controlling om te groeien als organisatie, maar daar maken we toch graag nog een belangrijke kanttekening bij: “groeien KOST ook geld, alvorens het wat opbrengt.” Men moet kunnen voorfinancieren alvorens een bedrijf kan groeien, en die financiering moet ingecalculeerd worden.

Daarenboven moet die financiering het werkkapitaal in acht nemen – iets wat zelden tot nooit wordt meegenomen in de kostprijsberekening. Maar denk maar aan magazijnkosten, loonkosten, transportkosten, opslagkosten, leningen die lopen… En die kostprijsberekening is ook het veld van de business controller om daarmee te helpen.

Data als het nieuwe goud: wat is de impact van data en business intelligence op business controlling?

Data is inderdaad de motor van een sterke business controlling en wij zien een markt daarin die snel evolueert. De ideale wereld is die van de “real-time administration”, waarbij software automatisch de markt analyseert en in real-time gepaste adviezen aanreikt. Bv. door een groeiend energieverbruik krijgt men automatisch een melding om van energieleverancier te veranderen, conform met een ander, gelijkaardig bedrijf als het uwe. Dat zou toch fantastisch zijn als dat kon?

Is het vak van Business Controlling niet erg technisch? Wat voor type persoon past bij dit vak?

Business controlling heeft nog steeds vooral accountancy als basis nodig, maar technologie maakt dat de software voor business controlling net gebruiksvriendelijker wordt. Rapporten produceren wordt dan ook steeds makkelijker, zelfs voor leken. Het enige belangrijke om op te letten, is dat de business controller die resultaten ook kan analyseren en met die conclusies het bedrijf mee kan aansturen. Hij of zij moet de business goed kennen, belangrijke trends kunnen spotten en weten welke de juiste acties zijn om bepaalde trends te keren. Ook niet onbelangrijk: een business controller moet de impact van een beslissing kunnen verwoorden én uitleggen, zeker aan de bedrijfsleider.

Het type persoon dat bij dit vak past, is dus van nature erg analytisch én heeft een achtergrond als accountant. De Bijbel is toch nog steeds de boekhouding: die moet aansluiten – dat is het eindstation van de hele operatie. Als die niet goed zit, dan levert dat steevast problemen op. Maar waar vroeger de accountant uitsluitend de jaarrekening – het verleden – ging bespreken, gebruikt die nu al nieuwe software om meer te adviseren over het komende jaar.

Bij Van Havermaet gebruiken de accountants de Ondernemingsradartool van Intellifin, die geconnecteerd is met de Nationale Bank. Elke nacht worden van daaruit de neergelegde jaarrekeningen binnengetrokken. Daardoor kan men makkelijk per veld, sector, type bedrijf, etc. vergelijkingen maken, budgetteren, trends spotten… Aan de hand van die software gaan onze accountants bij de klant de jaarrekening bespreken én gaat men simuleren hoe dat jaar er had kunnen uitgezien als er andere beslissingen genomen waren.

Door die extra inzichten, komt men al snel in dat vaarwater van business controlling – dat adviseren voor de toekomst. Een business controller gaat nog een stap verder, maar bij Van Havermaet verwachten we dat de business controller van vandaag de accountant van morgen zal worden.

Graag meer weten over business controlling? Geïnspireerd om zelf met business controlling aan de slag te gaan? Neem contact op met Van Havermaet & wij helpen u graag verder.