Procesoptimalisatie aanpak: 6 stappen naar efficiënter en slimmer werken

Slimmer en efficiënter werken als bedrijf. Dat is de belofte die wij maken bij elke procesoptimalisatie die wij aangaan. Maar met welke aanpak maken wij die belofte waar? Director management consultancy Benny Coninx geeft tekst en uitleg.

1. Kennismakingsgesprek 

Elke procesoptimalisatie begint met een goed gesprek. Over wat uw bedrijf doet. In welke branche u actief bent. Hoe de structuur eruitziet. Waar u naar toe wilt. Kortom: wij willen een goed beeld krijgen op uw onderneming, nu en in de toekomst.

Dan bekijken we samen hoe uw processen er vandaag voorstaan. Heeft u bijvoorbeeld al een duidelijk zicht op uw rendabiliteit? Is er een systeem voor de nacalculatie? Welke informatie is er al beschikbaar over uw interne processen?

Tijdens dit gesprek proberen wij langs onze kant een gevoel te krijgen over hoe ver u als bedrijf staat. Wat uw noden zijn. En wat wij precies voor u kunnen betekenen.

2. Plan van aanpak

Op basis van het kennismakingsgesprek werken wij een plan van aanpak uit voor de procesoptimalisatie. We bepalen samen de scope van de oefening. Misschien wilt u alle afdelingen onder de loep nemen. Of is het plan om bijvoorbeeld uw productieprocessen of uw administratieve processen tegen het licht te houden.

3. Interviews, vragenlijsten…

Het kennismakingsgesprek diende voor een globaal overzicht. Nu gaan we echt de diepte in. We bepalen waar het startpunt precies ligt en waar we naar toe willen met de procesoptimalisatie.

Hoe dat gebeurt, verschilt naargelang de grootte van uw onderneming. In kleine bedrijven is het bijvoorbeeld haalbaar om met iedereen apart rond de tafel te gaan zitten. In grotere ondernemingen gebeurt dat met sleutelpersonen, in combinatie met self assessments en vragenlijsten per mail.

4. Ons huiswerk

Wij verzamelen al die informatie, vatten samen en trekken conclusies. We tekenen de processen binnen uw onderneming uit in flow charts. Van het moment dat ze beginnen, hoe ze in uw onderneming uitrollen totdat ze ten einde zijn.

Voor elke fase brengen we de manier van werken, de verantwoordelijkheden en de rol van uw medewerkers in kaart. Zo krijgen wij een perfect zicht op wat er in uw onderneming gebeurt…

5. Bespreking

… en kunnen we u dat overzicht ook geven. We hebben de gesprekken gehad. We hebben alles uitgetekend en gevalideerd: dit is hoe wij de processen binnen uw onderneming begrijpen.

Want u kan natuurlijk onmogelijk perfect op de hoogte zijn van wie wat allemaal doet in uw onderneming. En hoe hij of zij dat doet. Wij maken dat voor u transparant.

6. Plan van actie

We hebben nu de as is. En we kennen de to be, de situatie waar we naar toe willen. Tijd voor de laatste stap.

U krijgt van ons een reeks aanbevelingen om via procesoptimalisatie van start naar finish te laveren. Die zijn heel uiteenlopend. Van een upgrade van de oude IT-infrastructuur over de rollen herbekijken binnen een bepaald (management) team of het invoeren van een systematisch afdelingsoverleg, tot bijvoorbeeld het verbeteren van het voorraadbeheer of de interne rapportering.

Die aanbevelingen vertalen we in een actieplan.

Met in die aanpak de nice to haves versus must haves. Welke punten zijn het meest dringend? Inclusief een realistische planning.

En hoe we overgaan tot implementatie. Neemt u alles zelf in handen? Of werken we in tandem?

Procesoptimalisatie: van aanpak naar aan de slag

Meer weten over onze aanpak rond procesoptimalisatie? Laat het ons weten.

Publicatiedatum: 20 mei 2019