Procesoptimalisatie: 5 misverstanden die misschien ook bij u leven

De ene zaakvoerder is helemaal mee met het nut ervan. Voor de andere is het een wollig begrip. Tot welke categorie u zich ook rekent: over procesoptimalisatie bestaan er heel wat misverstanden. Director management consultancy Benny Coninx benoemt, weerlegt en geeft voorbeelden uit de praktijk.

1. Procesoptimalisatie is niks voor kleine KMO’s

Zaakvoerders denken soms dat procesoptimalisatie exclusief voorbehouden is aan bedrijven met honderden medewerkers. In de praktijk merk ik dat het nut ervan niet gekoppeld is aan omvang. Het is vaak wél gelinkt aan groei: een KMO die haar klanten en omzet sterk heeft zien groeien, op korte tijd veel nieuwe mensen heeft aangenomen, een tweede vestiging opende of een overname afrondde…

Maar los van die schakelmomenten is er soms gewoon de nood om te professionaliseren.

Ik begeleid momenteel een KMO met een tiental medewerkers waarvan de zaakvoerder een stap vooruit wil zetten. Hij kan de lonen van zichzelf en zijn medewerkers netjes uitbetalen. Er is een goede reserve en een positief globaal resultaat. Maar hij heeft geen helder zicht op de projecten die hem het meest opbrengen… of waar hij net zijn broek aan scheurt. Hierdoor wordt de winst niet geoptimaliseerd en gebeurt er nog te veel op buikgevoel. De zaakvoerder voelt ondertussen wel de noodzaak om zijn processen tegen het licht te houden en zijn cijfers beter te (kunnen) analyseren.

De 10 knipperlichten voor procesoptimalisatie

Hoe klein of groot uw bedrijf ook is, het zijn vooral volgende knipperlichten die aangeven of u toe bent aan procesoptimalisatie:

1. De cijfers (omzet, rendabiliteit, liquiditeit…) stagneren of gaan achteruit. Of uw bank begint vragen te stellen.
2. U weet niet zo goed waar het naartoe moet met uw onderneming.
3. U heeft hulp nodig om te groeien of die groei mogelijk te maken.
4. Er is een onduidelijke (organisatorische) structuur. Er zijn geen duidelijke verantwoordelijkheden, een gebrek aan functiescheidingen…
5. Uw onderneming staat voor belangrijke wijzigingen. Of heeft ze net achter de rug. Denk aan overdracht, pensioen, een groot project, een fusie of overname…
6. U heeft het gevoel dat het u allemaal boven het hoofd groeit. U kan zich niet meer focussen op wat u het liefste doet: ondernemen.
7. U heeft het gevoel dat bepaalde processen inefficiënt zijn: zwakke communicatie, dubbel werk, fouten, grote papierstroom…
8. Er is een zwakke interne controle, weinig of geen risicobeheer, verhoogd risico op fraude…
9. Uw onderneming trekt weinig of geen lessen uit klachten en/of fouten.
10. U heeft nood aan duidelijke, juiste en tijdige informatie. De bestaande rapportering voldoet niet.

2. Is het niet logischer om aan te werven?

Als een bepaalde afdeling niet kan volgen, dan neem ik toch gewoon iemand extra aan? Dat is op het eerste gezicht inderdaad een logische reflex. Maar niet altijd de juiste.

Er zijn weinig medewerkers die zeggen: Goh, eigenlijk heb ik het niet zo druk. Er kan nog wel wat bij. En dat is niet omdat ze van slechte wil zijn. Ze zullen inderdaad werk genoeg hebben. Maar de echte vraag is of dat werk nuttig is. Hoeveel uren op een dag zijn ze bezig met hun kerntaak? En vervullen ze die kerntaak op de meest mogelijke efficiënte manier?

U als zaakvoerder moet voor bepaalde beslissingen verdergaan op wat uw mensen u vertellen. Maar uw medewerkers zijn vaak slecht geplaatst om op dit vlak een objectieve inschatting te maken. Net omdat ze er middenin zitten. Ze missen vaak dat totaaloverzicht.

Meer verkooppunten = meer personeel?

Een praktijkvoorbeeld van waarom procesoptimalisatie een logische eerste stap is. Ik begeleidde een bedrijf met zo’n honderd verkooppunten. Ze kregen de opportuniteit om een twintigtal bijkomende verkooppunten te openen. De zaakvoerder had die ambitie. Maar kreeg het volgende van zijn back office te horen: dan moeten er ook nieuwe collega’s bijkomen.

Vóór de zaakvoerder vacatures begon uit te schrijven, had hij echter een belangrijk inzicht: hoe efficiënt doen wij wat wij vandaag doen? Hij had het gevoel dat de processen in zijn back office efficiënter konden.

Wij hielpen hem die analyse te maken. En er waren inderdaad diverse processen die we samen stroomlijnden. Resultaat: dankzij procesoptimalisatie kwam er ruimte vrij bij het bestaande personeel. Waardoor zij een deel van het nieuwe, extra werk konden opvangen.

3. Is het niet logischer om te automatiseren? 

Te veel werk? Dan investeren we in een ERP-pakket. Automatiseren lijdt sowieso tot tijdwinst. Net zoals bij de extra aanwervingen: een logische reflex. Maar doordat u niet eerst aan procesoptimalisatie doet, niet altijd de juiste.

Weet je wat ik merk bij heel wat ondernemers? Dat ze wat betreft dit onderwerp door hun collega-ondernemers niet altijd juist worden geïnformeerd. Maar soms gedesinformeerd.

Stel: u komt een bevriende collega-ondernemer tegen op een netwerkevent. Met een wijntje of biertje in de hand kaart u een probleem aan waartegen u aanloopt. Waarop de andere dan zegt: Wij hebben daarvoor die tool of ERP-software gekocht en alles loopt nu een pak beter.

Geweldig dat hij of zij u probeert te helpen. Maar stel u zelf deze drie vragen:

1. Zijn uw processen zelf op dat punt dat u ze wilt automatiseren?
2. Hoe zien die processen er over pakweg drie jaar uit?
3. Hoe groot is de kans dat die software – en niet één van de tientallen alternatieven – net dat is wat ú nodig heeft?

Ga niet automatisch automatiseren 

Bij procesoptimalisatie vertrekken we vanuit een analyse van wat nodig is. Tegen welke uitdagingen loopt u aan? Is automatisatie daarop het antwoord? Ja? Dan kijken we samen waar u naartoe wilt. Want het is niet omdat u nu op deze manier werkt, dat dat binnen enkele jaren nog het geval is. Misschien heeft u stevige groei-ambities. Automatiseer dan op die groei, niet op de status quo.

Pas dan gaan we de markt op. Wij zijn niet gelinkt aan een bepaalde softwareleverancier. Daardoor kunnen we u helpen een tool, app of pakket te selecteren die geschikt is voor uw uitdaging. En niet omgekeerd.

Een voorbeeld uit de praktijk. Van een bouwbedrijf dat ik begeleid, waar de zaakvoerder mee op de werf staat. Die krijgt de hele dag door telefoons, mails en Whatsapp’jes van zijn medewerkers. Ik krijg dat niet meer opgevolgd. Er moet een tool komen die dat allemaal centraliseert. Daar zit iets in. Maar toen we samen de analyse maakten, bleken de vragen voor 90% planning-gerelateerd te zijn.

Wat in dit geval dus een eerste veel logischere stap bleek: een duidelijke weekplanning opstellen, die centraal raadpleegbaar maken en ze aan het begin van de week overlopen met zijn mensen.

4. Procesoptimalisatie is iets van lange adem. Ik heb daar geen tijd voor. 

Veel zaakvoerders werken in hun onderneming. Maar nog te weinig aan hun onderneming. Ik begrijp als geen ander dat:

1. U als zaakvoerder het gevoel heeft dat u overal tegelijk moet zijn.
2. Iedereen uw richting uitkijkt als er een probleem is.
3. U tijdens een meeting met mij zenuwachtig wordt van al die oproepen die u ziet binnenkomen.

Maar tegelijk zijn dat allemaal signalen dat er iets fout zit. Hoezo wordt u tijdens een meeting van een half uur zo vaak opgebeld? Hoezo dreigt uw onderneming stil te vallen als u een dag op de baan bent? Om nog maar te zwijgen van de vakantieperiodes.

Als u die signalen op een bepaald moment niet aanpakt, gaat u nooit de tijd vinden om aan uw onderneming te werken.

Maak tijd vrij om tijd te maken

Beschouw de tijd die u vrijmaakt voor procesoptimalisatie als een investering. Een investering die u op termijn tijd gaat besparen. U gaat bijvoorbeeld minder problemen moeten oplossen, net omdat we samen gaan nadenken over hoe we die fouten kunnen ondervangen. Is het een uitzondering of iets structureel? Hoe pakken we dat aan?

En om eerlijk te zijn: die geïnvesteerde tijd voor procesoptimalisatie valt mee. Op een paar dagen tijd is de belangrijkste basis gelegd: de analyse-fase. Vrij intens. In die fase duiken wij van Van Havermaet samen met u en enkele medewerkers in de processen van uw bedrijf. Om zo de as is zo accuraat mogelijk in kaart te brengen. Dat gaat echt tot in detail met interviews en vragenlijsten.

Als dat erop zit, kunnen wij het gewenste traject verder uitstippelen. Op het tempo dat haalbaar is voor u en uw medewerkers.

5. Procesoptimalisatie is iets van lange adem. Dus ik zal ook lang moeten wachten op de eerste resultaten…

Misschien denkt u dat procesoptimalisatie pas op langere termijn gaat renderen? Ik wil dat graag weerleggen.

Na de analyse-fase delen wij de to do’s op: in korte, middellange en lange termijn. We beginnen met die op korte termijn. Want het is echt wel onze bedoeling dat u de impact na enkele weken voelt.

Die kleine optimalisaties creëren dan weer draagvlak voor de volgende serie. En dragen bij tot de ambities op langere termijn.

Aan de slag? 

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over wat procesoptimalisatie kan betekenen voor uw bedrijf.

Publicatiedatum: 20 mei 2019