Efficiëntere btw-procedures in 2025: wat betekent dit voor u?

Tussen 1 januari 2025 en 1 mei 2025 treedt een nieuwe wet in werking die de btw-ketting en inning van fiscale en niet-fiscale schulden moderniseert. De belangrijkste maatregelen uit de wet zijn de afschaffing van de rekening-courant, een nieuwe procedure voor btw-teruggave, een automatisch sanctiemechanisme bij niet (tijdige) indiening van de btw-aangifte, mogelijkheid tot betaling van btw-schulden via domiciliëring en nieuwe procedureregels die aansluiten bij die van de inkomstenbelastingen. Wat dit voor uw onderneming betekent, leest u hieronder.

Wat is de btw-ketting?

De btw-ketting omvat de regels en procedures die betrekking hebben op de indiening, betaling, controle en terugbetaling van de btw. De nieuwe wet wil deze keten efficiënter en eenvoudiger maken, zowel voor belastingplichtigen als voor de administratie.

Afschaffing van de rekening-courant btw en de bijzondere rekening

Een van de belangrijkste wijzigingen is de afschaffing van de rekening-courant op 1 mei 2025. Momenteel wordt deze lopende rekening gebruikt voor het beheer van betalingen, teruggaven, schulden en tegoeden. De provisierekening btw komt in de plaats. Wanneer een btw-plichtige een betaling doet op de financiële rekening die gekoppeld is aan de provisierekening btw, wordt deze betaling daarop geregistreerd. Het bedrag kan worden gebruikt om een bestaande btw-schuld af te lossen of als provisie voor toekomstige btw-schulden. De afschaffing van de rekening-courant gaat daarnaast gepaard met de afschaffing van de bijzondere rekening.

De inning van de btw wordt volledig overgenomen door de Algemene Administratie van de Inning en Invordering (AAII). Door de inning van btw-schulden over te nemen, streeft de AAII ernaar om alle schulden onder haar beheer te centraliseren in het systeem FIRST (Federal Integrated Recovery System and Tax-Refund). Met de invoering van deze nieuwe FIRST-tool wordt het eenvoudiger om btw-schulden te betalen, btw-kredieten toe te wijzen aan specifieke schulden, en om volledige of gedeeltelijke terugbetaling van btw-kredieten aan te vragen.

Meer tijd voor kwartaalaangevers

Een andere belangrijke wijziging is de verlenging van de indieningstermijn voor kwartaalaangevers. Vanaf 1 januari 2025 moeten zij hun btw-aangifte uiterlijk op de 25ste van de maand na het einde van het kwartaal indienen, in plaats van op de 20ste. Dit geeft kwartaalaangevers meer tijd om hun aangifte correct in te vullen. In ruil hiervoor zal de administratie echter de administratieve toleranties voor laattijdige indiening terugschroeven.

Om consistentie te waarborgen, wordt de uiterste indieningsdatum voor de intracommunautaire opgave eveneens aangepast, zodat deze overeenkomt met de indieningstermijn van de periodieke btw-aangifte (maandelijks of driemaandelijks).

 Gewijzigde teruggaafprocedure

De procedure voor de teruggaaf van btw-tegoeden ondergaat ook veranderingen. Vanaf 1 mei 2025 zal de teruggaaf via de btw-aangifte alleen betrekking hebben op het overschot dat voor het betreffende aangiftetijdvak resulteert uit de btw-aangifte zelf. De teruggaaf van de gecumuleerde overschotten en de betalingen uitgevoerd op de provisierekening btw, zal gebeuren via een aparte procedure op MyMinfin. Alleen belastingplichtigen die hun periodieke btw-aangiftes van de afgelopen zes maanden tijdig indienden en waarvan het btw-tegoed minimaal 50 euro bedraagt, komen voor teruggaaf in aanmerking.

Maandaangevers kunnen hun btw-tegoed vanaf 1 januari 2025 standaard maandelijks terugvragen, zonder dat hiervoor een speciale vergunning nodig is. Zij zullen de terugbetaling binnen twee maanden na het aangiftetijdvak ontvangen. Voor kwartaalaangevers blijft de huidige termijn voor teruggaaf van kracht. Zij ontvangen hun terugbetaling op het einde van de derde maand volgend op het aangiftetijdvak.

Vervangende aangifte

Nieuw is ook de invoering van een voorstel van vervangende aangifte bij laattijdige indiening na 1 januari 2025. Als een belastingplichtige zijn btw-aangifte niet, of te laat, indient, ontvangt hij na drie maanden een aangetekend voorstel van vervangende aangifte, gebaseerd op het hoogste verschuldigde btw-bedrag uit de voorgaande twaalf maanden, met een minimum van 2.100 euro. De belastingplichtige krijgt één maand de tijd om de aangifte te corrigeren en alsnog in te dienen. Doet hij dat niet dan wordt het voorstel in principe definitief en dan kan de ‘definitieve’ vervangende aangifte alleen nog worden gecorrigeerd via een administratief beroep of een verzoekschrift bij de rechtbank.

De procedure van de vervangende btw-aangifte vervangt de reeds bestaande procedure van de ambtshalve aanslag niet. De procedure van ambtshalve aanslag blijft dus bestaan in de gevallen waarin de rechten van de Schatkist in gevaar zijn of wanneer het gaat om een btw-plichtige die zich niet heeft laten identificeren.

Vraag om inlichtingen

De termijn voor het beantwoorden van vragen van de btw-administratie was tot nu toe niet wettelijk vastgelegd. Vanaf 1 januari 2025 moet dit schriftelijk en binnen de maand gebeuren. Deze termijn kan om gegronde redenen worden verlengd, maar in sommige gevallen ook worden ingekort tot tien dagen. Deze nieuwe procedureregels sluiten aan bij die van de inkomstenbelastingen.

Betaling via domiciliëring

Ten slotte wordt het vanaf begin 2026 mogelijk om btw-schulden via domiciliëring te betalen. Dit moet het voor belastingplichtigen gemakkelijker maken om hun betalingen tijdig te verrichten.

Inwerkingtreding

De meeste bepalingen uit de wet treden in werking op 1 januari 2025, terwijl de bepalingen met betrekking tot de provisierekening btw en de teruggaaf inzake btw op 1 mei 2025 van kracht worden.

Wenst u meer informatie over de nieuwe btw-ketting en inning van schulden? Onze specialisten bij Van Havermaet staan u graag te woord! Contacteer ons meteen met uw vragen.

Geschreven door Hans Philips en Michiel Van Chaze