Ficheplicht onkostenvergoedingen: slecht 1 uitzondering
Sinds 1 januari 2022 bent u verplicht om al uw onkostenvergoedingen, met vermelding van het bedrag, op de fiches 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders) te zetten. De fiscus wil namelijk een beter zicht krijgen op alle onkostenvergoedingen die een werkgever of vennootschap toekent aan zijn werknemers en bedrijfsleiders. (Zie onze vorige bijdrage voor meer info.)
Op 29 juni 2022 verscheen een nieuwe Circulaire van de fiscus (2022/C/62) die de ruimere ficheplicht verduidelijkt.
Nieuwe meldingsplicht voor kostenvergoedingen toegekend vanaf 1 januari 2022
De nieuwe meldingsplicht voor kostenvergoedingen toegekend vanaf 1 januari 2022 zorgt ervoor dat het volledige bedrag van álle types onkostenvergoedingen in de rubriek “diverse inlichtingen” van de fiches 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders) moet worden vermeld. De individuele fiche maakt daarbij het onderscheid tussen drie te melden categorieën van kostenvergoedingen:
Moeten echt alle variabele kostenvergoedingen op fiche?
Tot en met 31 december 2021 bestond reeds een beperkte ficheplicht voor kostenvergoedingen. Het grote verschil met de nieuwe ficheplicht is dat deze uitgebreider is en eveneens voor variabele onkostenvergoedingen een vermelding van het bedrag vereist.
Betekent dit in de praktijk dan dat effectief elke terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever of alle variabele kostenvergoedingen op de loonfiches moeten worden vermeld? Wanneer we enkel naar de wetteksten kijken, is dat wel degelijk het geval.
De minister van Financiën nam hierover recent echter een meer genuanceerd standpunt in dat uiteindelijk ook door de nieuwe Circulaire werd bevestigd. De ruimere ficheplicht werd in het leven geroepen om het risico op misbruik bij terugbetalingen van onkosten te beperken. Het verplicht vermelden op fiche van alle terugbetaalde onkosten, ook wanneer dit voor bedrijfsleiders gebeurt via een creditering van de rekening-courant, zal hieraan bijdragen.
Enkel wanneer er sprake is van een terugbetaling van een voorschot, zo zegt de Circulaire, moet deze vermelding niet gebeuren. De volgende situatie wordt hiermee bedoeld:
- De werkgever of vennootschap doet in eigen naam een beroepsmatige aankoopverrichting (van goederen of diensten) en laat hiervoor een rechtsgeldige factuur op haar naam opstellen;
- De werknemer of bedrijfsleider schiet de betaling voor met eigen middelen;
- De werkgever of vennootschap betaalt het betaalde bedrag terug.
In dit geval wordt volgens de fiscus de aankoop niet verricht door de werknemer of bedrijfsleider, maar rechtstreeks door de vennootschap. Het terugbetaalde bedrag moet hier dan niet opgenomen worden op de fiscale fiche.
Hoewel niet vermeld in de Circulaire, kan de werkgever of vennootschap er uiteraard ook voor opteren om bepaalde professionele onkosten door de werknemer of bedrijfsleider te laten betalen met een kredietkaart van de werkgever of vennootschap. Op die manier doet de werknemer of bedrijfsleider zelf geen uitgave en moet er door de werkgever of vennootschap geen terugbetaling gebeuren. Het bedrag wordt in dat geval niet op de fiche vermeld.
Als Uw Rechterhand, kan Van Havermaet u bijstaan om het onkostenbeleid in uw onderneming te analyseren en in de regel te stellen, de vereiste documenten op te maken en uw onderneming te begeleiden bij een eventuele rulingaanvraag. Contacteer ons zeker voor meer info.