Thuiswerkvergoedingen: fiscus maakt spelregels bekend, RSZ volgt!
Enkele weken geleden publiceerde de fiscale administratie een nieuwe Circulaire waarmee zij, na overleg met de RSZ, meer duidelijkheid wenst te scheppen omtrent de toekenning van forfaitaire thuiswerkvergoedingen (voor structureel thuiswerk, al dan niet tijdens de coronacrisis).
De RSZ heeft inmiddels bevestigd dat zij de nieuwe Circulaire volledig zal volgen voor wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk.
Toepassingsgebied
De Circulaire geldt voor alle werknemers en ambtenaren die op structurele basis hun normale werkzaamheden thuis (“in de private lokalen”) uitvoeren, tijdens de normale werkdagen. “Speciale werknemers” zoals expats en salary splits, maar ook bedrijfsleiders komen niet in aanmerking voor deze specifieke regeling.
Thuiswerk
De fiscale administratie definieert structureel en regelmatig thuiswerk voortaan als het equivalent van één werkdag per week, beoordeeld op maandbasis. Hiermee sluit zij zich aan bij de RSZ. Thuiswerk dat wordt verricht buiten de normale werkdagen of werkuren, valt niet onder het toepassingsgebied van de Circulaire en zal bijgevolg niet in aanmerking worden genomen voor de beoordeling.
Vergoedingen en voorwaarden
Kantoorvergoeding
De fiscale administratie aanvaardt voortaan een maximale forfaitaire kantoorvergoeding van € 129,48 en volgt daarmee het door de RSZ gehanteerde forfait. De Circulaire bevestigt eveneens dat de regering heeft beslist deze vergoeding gedurende de maanden april, mei en juni 2021 tijdelijk te verhogen tot een maximumbedrag van € 144,31.
De kantoorvergoeding wordt geacht “alle kantoorkosten” te dekken waardoor de werkgever niet op een andere manier in deze kantoorkosten mag tussenkomen. Onder kantoorkosten moet onder andere worden begrepen: het gebruik van de kantoorruimte bij de werknemer thuis, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, koffie, water, versnaperingen,…
De werkgever mag de vergoeding uitbetalen tijdens het normale jaarlijkse verlof van de werknemer en moet de vergoeding niet prorateren voor deeltijdse werknemers die op structurele basis thuiswerken. Daarnaast is de werkgever niet verplicht de maximale vergoedingen aan zijn werknemers toe te kennen. Hij mag, indien gewenst, een onderbouwd onderscheid maken in de toekenning op basis van de personeelscategorie waartoe de werknemers behoren.
Wanneer vergoedingen worden toegekend die de vooropgestelde maximumbedragen overschrijden, zullen deze als bezoldiging worden aangemerkt, waardoor ze onderworpen zijn aan belastingen en sociale bijdragen.
Tussenkomst in de aankoop van kantoormeubilair / informaticamateriaal
De werkgever mag eveneens tussenkomen in de door de werknemer gefinancierde aankoop van kantoormeubilair of informaticamateriaal. De Circulaire somt limitatief op welke materialen de fiscale administratie hiermee bedoelt (bijvoorbeeld: bureaustoel, bureautafel, tweede computerscherm, printer, scanner,…).
De werkgever mag tussenkomen in de aankoop van deze materialen wanneer zij:
- Gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken;
- Noodzakelijke investeringen zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te kunnen voeren.
De werkgever mag kiezen voor een eenmalige terugbetaling of een gespreide terugbetaling op voorwaarde dat de terugbetalingen redelijk blijven, rekening houdend met de normale gebruiksduur van het materiaal. De Circulaire bepaalt dat de normale gebruiksduur van bijvoorbeeld een bureaustoel 10 jaar, een bureaulamp 5 jaar en een tweede computerscherm 3 jaar bedraagt.
Daarnaast is het vanzelfsprekend dat de terugbetaling van luxueus materiaal of onredelijke (privé) uitgaven niet zullen worden aanvaard en deze aanleiding zullen geven tot het ontstaan van een belastbaar voordeel van alle aard. Er zal ook sprake zijn van een belastbaar voordeel van alle aard wanneer het thuiswerk (of de arbeidsovereenkomst) wordt beëindigd voor het verstrijken van eerder vermelde normale gebruiksduur van het materiaal en de werknemer op dat ogenblik de reële restwaarde niet aan de werkgever moet terugbetalen. Het belastbaar voordeel van alle aard zal dan gelijk zijn aan de reële restwaarde.
De Circulaire bevestigt dat de werkgever, naast het tussenkomen in de aankoop van bovenvermelde materialen, deze materialen ook ter beschikking mag stellen van de werknemer, zonder dat dit invloed heeft op de toegekende kantoorvergoeding en zonder dat hierdoor een belastbaar voordeel alle aard ontstaat.
Vergoeding voor het gebruik van eigen materiaal
Wanneer een werknemer tijdens het structurele thuiswerk zijn eigen privé-internetaansluiting effectief voor professionele doeleinden gebruikt, mag de werkgever aan de werknemer hiervoor een forfaitaire vergoeding van maximaal € 20 per maand betalen. Het forfait van € 20 mag ook worden toegekend wanneer de werknemer zijn privé-computer en randapparatuur gebruikt.
Indien de werknemer echter enkel een eigen tweede computerscherm en/of printer/scanner gebruikt, mag het forfait van € 20 niet worden toegekend. De Circulaire stelt hierbij als nieuwigheid dat er in dat geval een forfait van € 5 per maand gedurende maximaal 3 jaar, per toestel, mag worden toegekend voor het professioneel gebruik ervan. De maandelijkse forfaitaire vergoeding is daarenboven begrensd op € 10 per maand.
Alle kosten op fiche vanaf 2022!
De fiscale administratie herinnert eraan dat de vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever moeten worden opgenomen op de individuele fiches 281.10 van de werknemers. De Circulaire voert echter vanaf inkomstenjaar 2022 ook een nieuwe bijkomende meldingsplicht in waardoor steeds het totale bedrag van de toegekende vergoedingen zal moeten worden vermeld.
In het licht van huidige nieuwe Circulaire en de daarmee overeenstemmende standpunten van de RSZ, adviseren wij om het huidige beleid omtrent de toekenning van onkostenvergoedingen binnen uw onderneming onder de loep te nemen, dan wel deze nieuwe mogelijkheden aan te grijpen om een correct en onderbouwd beleid in te voeren.
Wij staan paraat om u hierin te ondersteunen! Meer info over het dossier thuisvergoedingen? Contacteer ons meteen!