Onkostenvergoeding verplicht op fiche vanaf 1 januari 2022
Vanaf 1 januari 2022 is het verplicht om uw onkostenvergoeding op fiche te zetten. De fiscus wil namelijk een beter zicht krijgen op alle onkostenvergoedingen die een werkgever toekent aan zijn werknemers en bedrijfsleiders. Hiervoor werd een nieuwe uitgebreidere ficheverplichting opgenomen in het Wetboek van Inkomstenbelastingen. Deze nieuwe verplichting, die in werking trad op 1 januari 2022, zal niet enkel meer administratieve lasten met zich meebrengen, maar zal er eveneens voor zorgen dat het volledige onkostenbeleid van een onderneming transparant wordt voor de fiscus én bijgevolg ook voor de RSZ.
Kosten eigen aan de werkgever
‘Kosten eigen aan de werkgever’ zijn kosten die een werknemer of een bedrijfsleider maakt, maar eigenlijk een beroepskost zijn voor de werkgever of vennootschap. De werkgever of vennootschap vergoedt deze uitgaven aan de werknemer of bedrijfsleider in de vorm van een onkostenvergoeding.
Als aan alle voorwaarden wordt voldaan en de vergoedingen voldoende worden onderbouwd, zijn deze vergoedingen aftrekbaar als beroepskost voor de werkgever. Voor de werknemer en de bedrijfsleider zijn ze dan in principe vrijgesteld van belastingen. Daarnaast zijn ze eveneens vrijgesteld van sociale werkgevers- en werknemersbijdragen, alsook van de sociale bijdragen voor zelfstandigen.
De terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever kunnen gebeuren op basis van werkelijke bewijsstukken (bijv. bonnetjes) of door middel van een verantwoorde forfaitaire kostenvergoeding indien hierdoor een welbepaalde kost niet dubbel wordt vergoed.
Meldingsplicht voor kostenvergoedingen toegekend tot en met 31 december 2021
Voor forfaitaire en werkelijke onkostenvergoedingen toegekend tot en met 31 december 2021 bestaat slechts een beperkte ficheverplichting, afhankelijk van het soort onkostenvergoeding:
Wanneer de werkgever verschillende types van onkostenvergoedingen aan de werknemers en bedrijfsleiders toekent, zullen deze ook allen moeten worden vermeld op de fiche.
Nieuwe meldingsplicht voor kostenvergoedingen toegekend vanaf 1 januari 2022
De nieuwe meldingsplicht voor kostenvergoedingen toegekend vanaf 1 januari 2022 zorgt ervoor dat het volledige bedrag van alle types onkostenvergoedingen in de rubriek “diverse inlichtingen” van de fiches 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders) moet worden vermeld.
Slechts administratieve sanctie
Het niet (correct) opnemen van de onkostenvergoedingen zal geen impact hebben op de aftrekbaarheid van de onkostenvergoedingen in hoofde van de werkgever, noch aanleiding geven tot de toepassing van de zgn. ‘geheimecommissielonenaanslag’. De fiscale administratie kan wel een administratieve boete opleggen.
Maar…verhoogde controles op onkostenvergoedingen
Volgens de wetgever moet de ruimere ficheverplichting bijdragen aan de controle van toegekende onkostenvergoedingen.
De fiscus, en bijgevolg ook de RSZ, zullen strenger toezien op de onderbouwing van onkostenvergoedingen, de toelaatbaarheid ervan en het eventueel dubbel gebruik van forfaitaire onkostenvergoedingen. Het ondoordacht toekennen van (hoge) forfaitaire onkostenvergoedingen of onkostenvergoedingen zonder enige verantwoording wordt meer dan ooit problematisch.
Het risico bestaat er immers in dat de fiscus of de RSZ de onkostenvergoedingen zal herkwalificeren als loon, waardoor zij niet langer vrij van fiscale lasten en sociale (werkgevers- en werknemers-)bijdragen kunnen worden toegekend. Ook interesten en verhogingen kunnen dan van toepassing zijn.
Als Uw Rechterhand, kan Van Havermaet u bijstaan om het onkostenbeleid in uw onderneming in de regel te stellen, de vereiste documenten op te maken en uw onderneming te begeleiden bij een eventuele rulingaanvraag. Contacteer ons zeker voor meer info.