Onderneming starten: wat zijn de belangrijkste aandachtspunten?

Wil je een eigen onderneming starten? Wij geven je een overzicht van de belangrijkste vragen en antwoorden.

1. 1. Een juridisch statuut kiezen: éénmanszak of vennootschap?

   Hecht je veel belang aan flexibiliteit en wil je de formaliteiten om je onderneming te starten minimaal houden, dan kies je best voor éénmanszaak. Maar opgelet! Als je een éénmanszaak opricht, ben je onbeperkt aansprakelijk, daar waar in een vennootschap je persoonlijke aansprakelijkheid in de meeste gevallen beperkt blijft.

   2. Oprichting van een vennootschap.

   Kiest u toch voor de oprichting van een vennootschap, dan kunnen wij u hierin uiteraard ook begeleiden. Ingevolge een notariële oprichting, zorgt de notaris voor de neerlegging van de akte, waarna u het ondernemingsnummer ontvangt. Het is een misvatting dat hierdoor de inschrijving van de vennootschap in de Kruispuntbank der Ondernemingen (hierna “KBO”) reeds gebeurd is. Om een onderneming op te kunnen starten, dient deze immers nog ingeschreven te worden; dit gebeurt nooit door de (medewerkers van de) notaris. Wij begeleiden u hierbij graag: we zoeken naar de meest geschikte in te schrijven activiteiten op basis van de werkelijke activiteiten van de vennootschap (daar waar het doel van de vennootschap vaak ruimer omschreven wordt), we kijken na welke specifieke (beroeps)kennis er vereist is en bieden u alternatieven of oplossingen aan wanneer blijkt dat de vereiste kennis niet onmiddellijk voorhanden is. Kiest u daarentegen voor de oprichting van een vennootschap onder de vorm van een VOF of een GCV (deze vennootschapsvormen kunnen onderhands opgericht worden), dan zorgen wij voor de publicatieformulieren, de bijhorende neerlegging ter Griffie van de Rechtbank van Koophandel en de noodzakelijke formaliteiten om uw onderneming te starten op een zorgeloze manier.

   3. Onderneming opstarten: waarom is een correcte inschrijving in de KBO zo belangrijk?

   Ondernemingen hebben er alle belang bij hun inschrijving in de KBO eens grondig onder de loep te laten nemen. Naast de boetes die aan een onderneming kunnen worden opgelegd, werd ook voorzien in welbepaalde procedurele sancties. Bij het opstarten van een onderneming kan een deze slechts een rechtsvordering instellen, indien zij is ingeschreven in de KBO. Bij gebreke aan (correcte) inschrijving, dient de rechtbank de vordering ambtshalve onontvankelijk te verklaren. Deze rechtsvordering dient daarnaast gebaseerd te zijn op een activiteit waarvoor de onderneming is ingeschreven in de KBO. Het is deze laatste vereiste die vaak voor problemen zorgt en kan aanleiding geven tot de onontvankelijkheid van de ingestelde rechtsvordering. Bijvoorbeeld: een aannemer wacht tevergeefs op betaling voor de werken die hij uitvoerde, en stapt naar de rechter. De klant werpt in het begin van het geding op dat de aannemer voor dat soort werk niet ingeschreven is in de KBO. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat in welbepaalde gevallen de rechtsvordering opnieuw en met succes kan worden ingesteld, mits regularisering van de inschrijving. Daarnaast behoedt een correcte inschrijving u van nodeloze belastingen en kosten. Zo is het mogelijk dat bij het opstarten van een onderneming op een tweede vestiging deze reeds enige tijd geleden werd opgedoekt. Als vervolgens de KBO-inschrijving niet wordt geschrapt, zal u bijvoorbeeld een overbodige factuur voor de betaling van provinciebelasting ontvangen. Ook het FAVV, SABAM en andere instanties gaan voort op deze verouderde gegevens. Een juiste inschrijving in de KBO vermijdt tevens dat de beroepskosten verworpen worden door de fiscus. Deze controles worden zeer frequent toegepast. Tot slot verhoogt u de kans om aanspraak te maken op subsidies bij een correcte inschrijving. De overheden maken voor de toekenning van subsidies immers gebruik van de gegevens in de KBO. Zo kan een bij het opstarten van een onderneming deze slechts genieten van de KMO-portefeuille, wanneer deze is ingeschreven met de juiste hoofdactiviteit.

   Voor de volledigheid, dienen we u er op te wijzen dat een foutieve inschrijving niet noodzakelijk aan de ondernemer zelf te wijten is. Bij de opstart van de KBO, werden bestaande ondernemingen immers automatisch opgenomen op basis van de gegevens beschikbaar in het Handelsregister. Het is perfect mogelijk dat een bestaande onderneming destijds correct was ingeschreven in het Handelsregister, doch dat bij de omschakeling naar de KBO aan diezelfde onderneming een verkeerde inschrijving werd gegeven. Misschien dus wel hoog tijd om uw onderneming aan een grondige check-up te laten onderwerpen?

   4. Aansluiting als zelfstandige: meer dan zomaar een formaliteit.

    Als zelfstandige, bent u onderworpen aan het Sociaal Statuut der Zelfstandigen. U moet uiterlijk op de dag van uw start als zelfstandige aangesloten zijn bij een sociaal verzekeringsfonds naar keuze. Sinds 1 januari 2015 is de berekeningswijze van de sociale bijdragen voor zelfstandigen fundamenteel veranderd. Onze diensten maken u graag wegwijs in deze nieuwe regelgeving, zodat uw bijdragen beter aansluiten bij de economische realiteit. Stelt u bijvoorbeeld vast dat uw huidige inkomsten lager liggen dan die van drie jaar geleden, kunnen wij voor u een verlaging van sociale bijdragen aanvragen. Deze aanvraag gebeurt aan de hand van weloverwogen bewijzen, om uw sociaal verzekeringsfonds ervan te overtuigen dat uw inkomsten wel degelijk gedaald zijn. Maar opgelet: als bij de definitieve bijdragenafrekening blijkt dat uw inkomsten de opgelegde drempels toch overschrijden, betaalt u bovenop de bijdragen een vermeerdering. Deze kosten dienen absoluut vermeden te worden! Als u een vennootschap opricht, moet ook deze worden aangesloten bij een sociaal verzekeringsfonds. In welbepaalde gevallen, kunnen wij voor u nakijken of de vennootschap in aanmerking komt voor de vrijstelling van vennootschapsbijdragen voor de eerste drie jaren na oprichting.

   5. Kleine BTW-formaliteiten met grote gevolgen.

   Zoals reeds aangehaald, worden er steeds strengere controles uitgevoerd bij de BTW-administratie en de fiscus. Daarenboven zijn er recentelijk enkele regelgevingen op het vlak van BTW gewijzigd, denk maar aan de BTW-plicht voor ingrepen en behandelingen met een esthetisch karakter vanaf 1 januari 2016 of de bestuurdersvergoedingen van bestuurders-rechtspersonen die sedert 1 juni 2016 onderworpen zijn aan BTW. Wij zorgen hieromtrent voor de administratieve afhandeling bij de BTW-kantoren.

   6. Beschikt uw vennootschap over het verplichte aandelenregister?

   Deze formaliteit wordt vaak over het hoofd gezien. Voornamelijk bij “oudere” vennootschappen, is de kans groot dat er nooit een aandelenregister werd opgesteld, hoewel dit verplicht wordt door het Wetboek van Vennootschappen. Wij helpen u bij de opmaak en de eventuele reconstructie van het aandelenregister en de daarbij horende aandelencertificaten. Voorts dient dit register steeds aangevuld te worden naar aanleiding van bijvoorbeeld een inbreng of overdracht van aandelen. 

   7. Mijn medezaakvoerder neemt ontslag of komt te overlijden, wat nu?

   Aan het mandaat van een zaakvoerder of een bestuurder kan een einde komen om diverse redenen: overlijden, afzetting door de algemene vergadering van aandeelhouders, ontslag. Om tegenwerpelijk te zijn aan derden, moet dit ontslag door de vennootschap gepubliceerd worden in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. De akte van het ontslag wordt opgenomen in het vennootschapsdossier. Zonder publicatie, blijft de ontslagnemende vennootschapsmandataris in principe aansprakelijk ten aanzien van derden, onder meer voor handelingen van de overige bestuurders resp. zaakvoerders van wie het mandaat niet is beëindigd. Onnodig dus om u erop te wijzen dat een snelle publicatie van een ontslag belangrijk is! Ten gevolge van het ontslag van een medezaakvoerder of – bestuurder, is het tevens mogelijk dat de basiskennis bedrijfsbeheer en de eventuele beroepskennis – zoals opgenomen in de KBO – omgezet dienen te worden (hier geldt een overgangsperiode van maximum zes maanden). Indien zulks niet gebeurt, vallen we terug op de negatieve gevolgen van een niet-correcte inschrijving in de KBO. Wordt u als zelfstandige ernstig ziek, is het van belang om tijdig een “gelijkstelling wegens ziekte” aan te vragen. Hiervoor is een beslissing van de algemene vergadering van de aandeelhouders resp. vennoten vereist, die verklaart dat het mandaat onbezoldigd uitgeoefend wordt. Als uw hoofd er op dat ogenblik dus niet naar staat, nemen wij deze praktische zorgen van u over.

   Meer weten over deze aandachtspunten of zit u met specifieke vragen? Aarzel niet ons te contacteren, ons team van experts staat steeds voor u klaar!