Deel dit artikel

Nieuwe bedragen en spelregels voor onkostenvergoedingen

Wanneer een werknemer of een bedrijfsleider beroepsverplaatsingen maakt in binnen- en buitenland dan kan de vennootschap een onbelaste onkostenvergoeding toekennen die deze reiskosten hoort te dekken.

Dergelijke vergoedingen moeten in principe steeds gebaseerd zijn op zgn. ‘ernstige normen’. Wanneer bijvoorbeeld de werkelijke kosten worden terugbetaald, dan gelden de betaalbonnetjes als een voldoende ernstige onderbouwing.

De vennootschap heeft ook de mogelijkheid om de kosten te vergoeden in de vorm van een forfaitair bedrag. Maar deze vergoedingen moeten voldoende verantwoord zijn. Gelukkig mogen wij hiervoor de ‘ernstige bedragen’ gebruiken die de overheid uitbetaalt aan haar ambtenaren. Indien deze bedragen niet overschreden worden, zullen de vergoedingen niet beschouwd worden als belastbare bezoldigingen.

Tot 31 augustus 2017 golden hiervoor volgende regels:

Gewijzigde bedragen en voorwaarden vanaf 1 september 2017

De oude spelregels zaten vervat in een antiek Koninklijk Besluit van 24 december 1964. Het was dus hoog tijd voor een update. Daar zorgde het nieuwe KB van 13 juli 2017 voor. Volgens de nieuwe regeling zullen de volgende forfaitaire reisvergoedingen onbelast blijven:

Volgens het nieuwe KB zal een ambtenaar slechts aanspraak kunnen maken op een onkostenvergoeding voor zijn ‘dienstreis’ indien volgende voorwaarden cumulatief vervuld worden:

  • De dienstverplaatsing duurt minstens 6 uur;
  • De verplaatsing om dienstredenen gebeurt buiten een straal van 25km;
  • Er wordt geen andere vergoeding toegekend om maaltijdkosten te dekken (bv. maaltijdcheques, bedrijfsrestaurant, …).

De ambtenaar kan een forfaitaire dagvergoeding ontvangen van € 16,73 indien alle bovenvermelde voorwaarden vervuld zijn. Een ambtenaar die haast dagelijks verplaatsingen maakt, kan in aanmerking komen voor een maandelijkse forfaitaire vergoeding. Het nieuwe KB bepaalt echter dat dit maandforfait nooit meer mag bedragen dan 16 keer het bedrag van de dagvergoeding. Het maandforfait kan bijgevolg nooit meer dan € 267,68 bedragen.

Een dienstreis binnen België die gepaard gaat met een overnachting (buiten de woonplaats) geeft bovendien recht op een aanvullende vergoeding. Onder volgende cumulatieve voorwaarden kan een aanvullend forfait worden toegekend van € 125,51:

  • De verplaatsing gebeurt buiten een straal van 75km;
  • De huisvesting wordt op geen andere manier door de werkgever of een derde ten laste genomen;
  • Er wordt geen andere vergoeding toegekend om deze huisvestingskosten te dekken.

Rechtstreekse toepassing in de privésector?

Enerzijds merken we een verstrenging op van de voorwaarden (bijv. de opgelegde afstanden van de verplaatsing), maar anderzijds kan er voortaan aanspraak gemaakt worden op veel hogere bedragen indien de dienstreis gepaard gaat met een overnachting (toeslag van € 125,51 in plaats van € 45,55).

Momenteel is het onduidelijk op welke manier de nieuwe regels van toepassing zullen zijn in de privésector. We verwachten echter dat de fiscus nog klaarheid zal scheppen over de toepassing van het Koninklijk Besluit. Zullen enkel de bedragen mogen worden overgenomen? Of moeten we de nieuwe spelregel er ineens bijnemen?

En als ik naar het buitenland ga?

Voor de dagvergoedingen m.b.t. buitenlandse dienstreizen verandert er eigenlijk niets. De fiscus laat nog steeds toe dat een onbelaste forfaitaire dagvergoeding kan worden betaald indien ze overeenstemt met de bedragen die voorkomen op de lijst van de overheid. De vergoedingen verschillen naargelang het land waarnaar gereisd wordt. Enkele voorbeelden:

Hogere vergoedingen zijn ook mogelijk

We moeten er ten slotte op wijzen dat een vennootschap nog steeds hogere vergoedingen kan toekennen aan haar bedrijfsleiders of personeelsleden dan deze die de overheid aan haar eigen ambtenaren uitbetaalt. Indien ze dit doet op basis van de kosten die de bedrijfsleiders of personeelsleden werkelijk hebben gemaakt, dan moeten hiervoor de bewijsstukken goed worden bewaard. Indien ze een hoger forfait toepast, dan zal de vennootschap steeds aannemelijk moeten maken dat het forfait overeenstemt met de hogere kosten die de bedrijfsleiders of personeelsleden hebben tijdens een dienstreis.

Publicatiedatum: 27 oktober 2017