Thuiswerkvergoeding tijdens corona via fast-track ruling en bonusplannen

Thuiswerkvergoeding tijdens corona: wat is er mogelijk? De huidige Corona-crisis vraagt een ongeziene flexibiliteit van medewerkers in diverse sectoren. Naast de vele sociaal-juridische en fiscale gunstmaatregelen die de overheid op dit moment neemt, biedt onze huidige regelgeving ook een aantal mogelijkheden om werknemers – in het bijzonder telewerkers – te vergoeden voor hun inzet en volgehouden flexibiliteit.

Er bestaan op vandaag talrijke vormen van fiscaal gunstige alternatieve verloning. We verwijzen daarvoor naar ons overzicht inzake alternatief en flexibel verlonen.

Thuiswerkvergoeding tijdens corona: de context

In dit artikel gaan we dieper in op een aantal zaken:

• Het uitkeren van thuiswerkvergoeding en de fast-track procedure die de rulingdienst zopas daartoe heeft verleend;
• De mogelijkheid tot het toekennen van belastingvrije bonussen, rekening houdende met de aankomende deadline in april.

Van Havermaet staat u graag bij met uw rulingaanvraag voor thuiswerkvergoeding, de opmaak van een telewerk policy met voldoende goede afspraken en / of uw bonusplan, alsook de praktische communicatie aan uw werknemers via video conference call.

FAST TRACK PROCEDURE THUISWERKVERGOEDING

De nieuwe maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad om de verdere verspreiding van het Corona-virus (Covid-19) tegen te gaan zorgen ervoor dat telewerk de nieuwe norm wordt voor de komende weken (en misschien zelfs maanden).

‘Telethuiswerk is verplicht bij alle niet-essentiële bedrijven, welke grootte zij ook hebben, voor alle personeelsleden wiens functie ertoe leent” is een duidelijke verplichting van de regering voor ondernemingen om zoveel mogelijk werknemers – indien mogelijk en indien hun functie dat toelaat – te laten telewerken.

Telewerken is volgens de huidige wetgeving “elke vorm van organisatie en / of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis of op incidentele basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd”. Wanneer werknemers telewerken maken zij kosten voor de uitoefening van hun functie. Om die reden staan zowel de fiscus als de RSZ toe dat werkgevers aan hun “telewerkende” werknemers, die voldoen aan de vooropgestelde voorwaarden, bepaalde onkostenvergoedingen toekennen. Die onkostenvergoedingen zijn vrij van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Overzicht van de onkostenvergoedingen:

• Wanneer werkgevers geen IT materiaal en / of internet ter beschikking stellen aan de werknemers, kunnen zij door de toekenning van een forfaitaire vergoeding tussenkomen in de kosten die de werknemers zelf dragen voor de aanschaf van een privé-laptop (maximaal € 20 per maand) en het professioneel gebruik van hun privé-internetverbinding (maximaal € 20 per maand);
• Daarnaast kunnen werkgevers nog een thuiswerkvergoeding van maximaal € 126,94 per maand toekennen aan de werknemers ter compensatie van andere zaken dan internet, zoals bv. kosten voor verwarming, elektriciteit, aanschaf (klein) bureaumateriaal,…

De toekenning van bovenstaande vergoedingen moet uiteraard voldoende onderbouwd worden. Wat wil dat zeggen?

De vergoedingen zijn onderworpen aan een aantal voorwaarden:

• Het hebben van een telewerkpolicy en bijlage bij de arbeidsovereenkomst;
• Het categoriseren van de werknemers op basis van hun functie;
• Het bewijs van effectief en structureel telewerk kunnen bijbrengen;
• Het verbod op dubbel gebruik naleven;
• …

Wanneer niet voldaan wordt aan alle voorwaarden, kunnen de toegekende bedragen worden geherkwalificeerd als loon, waardoor belastingen en sociale bijdragen (retroactief) verschuldigd zijn. In de gangbare praktijk is het dus aangewezen dat werkgevers, die aan de voorwaarden voldoen, een voorafgaand akkoord (ruling) met de Dienst Voorafgaande Beslissingen afsluiten vooraleer ze zulke vergoedingen toekennen aan hun werknemers.

De FAST-TRACK procedure

Het bekomen van een dergelijk akkoord kan al gauw enkele maanden in beslag nemen! Gelukkig is er ook goed nieuws om thuiswerkvergoeding tijdens corona sneller te realiseren. In het kader van de maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad ter bestrijding van het Covid-19 virus heeft de Dienst Voorafgaande Beslissingen een zogenaamde FAST TRACK-procedure met standaardaanvraag opgesteld voor alle bedrijven. Daardoor kunnen werkgevers die nog geen beleid hebben rond telewerk, maar waarvan de werknemers momenteel door de veiligheidsmaatregelen telewerken, zeker zijn dat zij een thuiswerkvergoeding belastingvrij aan hun werknemers mogen toekennen. De Dienst Voorafgaande Beslissingen stelde uitzonderlijk een “Ontwerpaanvraag -Thuiswerkvergoeding Covid-19” op die werkgevers kunnen invullen en terugbezorgen, waarna de ruling vrijwel onmiddellijk zou worden toegekend.

De ontwerpaanvraag spreekt van een “tijdelijke thuiswerkvergoeding” zolang de bovengenoemde maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad van kracht zijn. Enkel in deze situatie kunnen alle werknemers, zonder onderscheid tussen de verschillende functiecategorieën, dezelfde thuiswerkvergoeding krijgen van € 126,94 per maand (eveneens in overeenstemming met de Administratieve instructies van de RSZ). Om eventueel dubbel gebruik van de toegekende onkostenvergoedingen te vermijden, zullen de werknemers tijdelijk wel afstand moeten doen van huidige (eventueel lagere) vergoedingen voor thuiswerk of bureaukosten die zij reeds maandelijks ontvangen.

Vele bedrijven hebben op dit moment nog geen duidelijke policy omtrent telewerk. Hoewel die niet vereist is in het kader van de FAST-TRACK procedure, is het toch aangewezen om een telewerk policy op te maken met voldoende goede en praktische afspraken. Zodoende wordt ook op dat vlak, zowel voor u als werkgever, maar ook voor uw werknemers, de nodige zekerheid bekomen.

Wanneer u gebruik wenst te maken van de FAST TRACK-procedure en hulp wenst bij uw rulingaanvraag of indien u andere vragen heeft omtrent thuiswerkvergoeding tijdens corona, aarzel dan zeker niet ons te contacteren.

BONUSPLANNEN IN TIJDEN VAN CORONA-CRISIS

Wilt u als werkgever uw werknemers extra belonen voor hun bijkomende inzet, flexibiliteit en inspanningen tijdens het van kracht zijn van de nieuwe maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad ter bestrijding van het Covid-19 virus?

Een bonusplan (cao 90) geeft u als werkgever de mogelijkheid om aan uw werknemers een sociaal en fiscaal voordelige bonus toe te kennen.

In 2020 geniet een dergelijke bonus tot een maximaal bedrag van € 3.413 een gunstige sociale en fiscale behandeling. Voor de RSZ zal de bonus niet beschouwd worden als loon. Er zal door de werknemer enkel een solidariteitsbijdrage van 13,07% verschuldigd zijn. De werkgever betaalt een bijzondere sociale zekerheidsbijdrage van 33% op het effectief toegekend voordeel. De fiscus stelt de bonus vrij van belastingen. Concreet wil dat zeggen dat u aan uw werknemers een bruto bonus van maximaal € 3.413 kan toekennen, waarvan zij een bedrag van € 2.967 netto ontvangen. De werknemer ontvangt aldus 87% netto van de bruto bonus. De kost is voor de onderneming fiscaal volledig aftrekbaar.

Deze bonus kan u geven als uw werknemers bepaalde vooropgestelde welomschreven objectieve doelstellingen halen (bijvoorbeeld de stijging van of in deze Corona-crisis zelfs het behoud van het omzetcijfer in vergelijking met het vorige jaar, het behoud van een welbepaald aantal klanten, het behalen van een certificaat,…). Het mogen geen individuele doelstellingen vormen en het bereiken ervan mag niet al te vanzelfsprekend zijn bij de invoering van het bonusplan. U kan zelf bepalen of de doelstellingen gelden voor al uw werknemers samen, of voor een specifieke groep van werknemers (meer dan één werknemer, tenzij de onderneming slechts één werknemer in dienst heeft), en dat binnen een bepaalde referteperiode van minimum 3 maanden. Wanneer de werknemers de doelstellingen bereiken, kan u hen de bonus toekennen.

Het bonusplan moet op basis van de nieuwe modellen van cao 90 en toetredingsakte worden opgesteld. De invoering ervan gebeurt volgens een voorgeschreven procedure. Opgelet: De inhoud van het bonusplan en de na te leven formaliteiten worden door de bevoegde instanties steeds strenger gecontroleerd. Niet-conforme bonusplannen worden door hen afgekeurd.

Een bonusplan met een referteperiode van 12 maanden met een start op 1 januari 2020 moet ten laatste 30 april 2020 overgemaakt zijn aan de bevoegde instanties. Wanneer gekozen wordt voor een kortere referteperiode moet het bonusplan ook steeds ten laatste voor het verstrijken van 1/3 van de referteperiode aan de bevoegde instanties zijn overgemaakt.

Desgewenst kunnen we u graag bijstaan bij de opmaak, optimalisatie, het nazicht en invoering van een bonusplan, alsook de praktische communicatie aan de werknemers (bijvoorbeeld via Skype of Teams call).

Wij trachten u zo goed en zo snel mogelijk te informeren. De inhoud van dit artikel is gebaseerd op de beschikbare informatie op het ogenblik van de publicatie ervan. De standpunten in onze publicaties kunnen wijzigen naar aanleiding van updates. Deze nieuwsbrief is bijgevolg louter informatief en creëert geen bindend of exhaustief advies. Uiteraard trachten wij onze teksten zo snel mogelijk aan te passen aan de wijzigende richtlijnen en regelgeving. Voor vragen of advisering kan u contact opnemen met ons kantoor.