Uw loonadministratie Q3 – 2022

De zomer staat voor de deur en daarbij komt ook het derde kwartaal om de hoek piepen. Wat betekent dit voor uw loonadministratie? Wij hebben de bijzonderheden alvast op een rijtje gezet.

1. Indexatie: een gewaarschuwd werkgever is er twee waard; 
2. Verhoging thuiswerkvergoeding;
3. Voorzien in het vervoer van uw werknemer: een bodemloze put?;
4. Einde van de eenvoudige procedure tijdelijke werkloosheid;
5. Thuiswerken over de grens na corona : einde tijdelijke toleranties of toch niet …?;
6. Verlies vakantiedagen bij ziekte tijdens vakantie;
7. Gedaan met “kosteloosheid” langdurig zieken?;
8. Flitscontroles in de Horeca.

 1. Indexatie: een gewaarschuwd werkgever is er twee waard

Door de inflatie wordt het loonindexmechanisme in gang gezet. Op 1 juli komen er weer enkele indexaties aan. Houd hiermee rekening bij de budgettering van conventionele loonsverhogingen (lees: loonsverhogingen op bedrijfsniveau voor individuele werknemers).

Voor de volgende sectoren zijn de prognoses voor 01/07 de volgende:

• In de Metaalsector (PC 111 en 209) verwacht men een indexatie van om en bij 8 %;
• In de Bouwsector (PC 124) worden de lonen driemaandelijks geïndexeerd. Op 01/07/2022 zullen de lonen stijgen met 2,42084%;
• In het Aanvullend Paritair Comité voor de Bedienden (PC 200) werden de lonen op 01/01/2022 met 3,58% geïndexeerd. Voor 2023 verwacht men een indexatie van rond de 7%.

2. Verhoging thuiswerkvergoeding

Aan werknemers die op regelmatige basis en structureel aan thuiswerk doen (minstens één dag per week) kan de werkgever een forfaitaire netto vergoeding toekennen voor de kosten verbonden aan dit thuiswerk.

Deze thuiswerkvergoeding wordt met ingang van 1 juni 2022 verhoogd tot 140,15 euro per maand.

Weet dat u de toepassing van dit forfait moet kunnen verantwoorden. Hiermee bedoelen we dat u als werkgever moet kunnen aantonen dat hier ook daadwerkelijk kosten tegenover staan. Wij raden daarom aan om een telewerkpolicy op te stellen waarin het thuiswerken met zijn concrete modaliteiten wordt vastgelegd.

Samen met de verhoging van de thuiswerkvergoeding, werd de mogelijkheid om een onkostenvergoeding toe te kennen ten belope van 10% van het brutoloon bij telewerk beëindigd. Bijgevolg is voor het toekennen van nieuwe vergoedingen, enkel nog het eerder vermeld forfait voor bureaukosten mogelijk. Werkgevers die de 10%-regel al toepasten voor 1 juni 2022, kunnen hiervan onder specifieke voorwaarden verder gebruik maken.

3. Voorzien in het vervoer van uw werknemer: een bodemloze put?

In veel ondernemingen is het gangbaar om aan werknemers een bedrijfswagen met tankkaart ter beschikking te stellen. Wanneer deze ook privé gebruikt mogen worden, worden zij gezien als een loonvoordeel.

De specifieke afspraken rond deze loonvoordelen worden doorgaans vastgelegd in een arbeidsovereenkomst, car policy of arbeidsreglement.

Gelet op de voortdurende stijging van de brandstofprijzen kan de vraag gesteld worden of de werkgever beperkingen aan deze uitgaven kan opleggen.

In vele gevallen zal het antwoord jammer genoeg ‘NEE’ zijn. Deze loonvoordelen maken een essentiële voorwaarden van de arbeidsovereenkomst uit, waardoor zij niet eenzijdig door de werkgever gewijzigd mogen worden. Als de werkgever dat toch zou doen, riskeert hij een impliciet ontslag te geven en een verbrekingsvergoeding te moeten betalen.

Het is uiteraard steeds aangewezen om deze loonvoordelen reeds van bij het begin van de samenwerking aan beperkingen te onderwerpen. Zo kan de werkgever het gebruik van de tankkaart en de bedrijfswagen bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst beperken tot een bepaald bedrag of een bepaald aantal kilometers.

Indien de werkgever dergelijke beperkingen echter niet van bij de aanvang heeft voorzien, zal het bijzonder moeilijk zijn om deze alsnog op te leggen. Hiertoe is, al naargelang het geval, immers het akkoord van de individuele werknemer, dan wel van de werknemersvertegenwoordiging vereist.

Werknemers die niet beschikken over een bedrijfswagen en een tankkaart, zouden zich de vraag kunnen stellen of hun vergoeding voor woon-werkverkeer verhoogd zal worden. Deze vergoeding is echter een materie die geregeld wordt via de sectorale bepalingen. Hoewel er op termijn ook hierin aanpassingen zullen gebeuren, zijn er momenteel op korte termijn geen verhogingen voorzien.

4. Einde van de eenvoudige procedure tijdelijke werkloosheid

Omwille van de coronapandemie konden bedrijven zonder veel formaliteiten beroep doen op het systeem van tijdelijke werkloosheid. Vanaf 1 juli 2022 komt daar een einde aan. Er blijven nog enkele versoepelingen gelden voor bedrijven die lijden (of hebben geleden) onder de pandemie, alsook voor bedrijven die minder werk hebben omwille van de oorlog in Oekraïne.

In principe moeten alle normale formaliteiten voor het invoeren van tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen opnieuw worden gerespecteerd (verschil arbeiders – bedienden) en moet voor het invoeren van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht opnieuw worden voldaan aan de strikte definitie van overmacht. Dit laatste betekent voornamelijk dat de uitvoering van de arbeidsovereenkomst volledig onmogelijk moet zijn door een plotse en onvoorzienbare gebeurtenis.

Tijdelijke werkloosheid door overmacht blijft bestaan wanneer de werknemer, die niet arbeidsongeschikt is, zich wegens een besmetting met het coronavirus in quarantaine of afzondering moet houden en niet kan telewerken. Ook wanner het kind van de werknemer wegens besmetting niet naar school, crèche of opvangcentrum voor gehandicapten kan gaan, blijft de mogelijkheid voor tijdelijke werkloosheid door overmacht in het kader van het coronavirus bestaan. Veel administratieve verplichtingen die daarbij komen kijken, worden wel opnieuw ingevoerd.

Volgende versoepelingen zijn (voorlopig) van toepassing:

• Wie om economische redenen tijdelijk werkloos is, wordt toegelaten tot het recht op werkloosheidsuitkeringen zonder eerst gedurende een bepaalde periode een aantal arbeidsdagen in loondienst te moeten bewijzen. Dit geldt al zo voor de andere vormen van tijdelijke werkloosheid;
• Tot eind dit jaar geldt een vrijstelling  van een controlekaart C3.2A.
• Tot eind dit jaar gelden versoepelingen voor het bewijs van onderneming in moeilijkheden.

De specifiek toepasselijke procedures voor tijdelijke werkloosheid wegens economische redenen (voor arbeiders en bedienen), staan uitgeschreven op de website van de RVA. We raden aan deze zeer goed na te lezen, te meer omdat bepaalde meldingstermijnen tot eind dit jaar worden ingekort.

5. Thuiswerken over de grens na corona: einde tijdelijke toleranties of toch niet…?

Door corona is thuiswerken niet meer weg te denken uit ons werkpatroon. Bij grensoverschrijdende tewerkstelling kan dit thuiswerken echter impact hebben op het sociale zekerheidsstelsel van de werknemer.

De fysieke aanwezigheid van de werknemer op het grondgebied van een lidstaat is bepalend bij de aanwijzing van de toepasselijke sociale zekerheid. Meer thuiswerken kan dan ook een wijziging veroorzaken. De Europese verordening bepaalt hierover dat een werknemer sociaal verzekerd is in zijn woonland indien hij er minstens 25% van zijn arbeidstijd verricht.

De Belgische overheid besliste om van 13 maart 2020 tot 30 juni 2022 bij de bepaling van de toepasselijke sociale zekerheid geen rekening te houden met periodes van telewerk op het Belgische grondgebied omwille van de coronacrisis. Eenzelfde standpunt werd ingenomen door de fiscus en buurlanden Nederland, Frankrijk, Duitsland en Luxemburg.

Op 30 juni 2022 loopt deze periode van tijdelijke tolerantie af. Indien het arbeidspatroon na deze datum niet ‘normaliseert’ en de werknemer structureel en substantieel van thuis uit blijft werken, kan vanaf 1 juli 2022 de toepasselijke sociale zekerheidsregeling en/of het land dat belastingen zal heffen verschuiven.

Heel recent verschenen er berichten dat de tijdelijke tolerantie voor grensarbeiders op het vlak van de sociale zekerheid nog eens verlengd zou worden tot 31 december 2022. Dit werd echter nog niet officieel bevestigd. Ook is er geen duidelijkheid of de fiscus zal volgen … Wij houden jullie op de hoogte.

6. Verlies vakantiedagen bij ziekte tijdens vakantie

In het verleden werd België al meermaals op de vingers getikt door het Europese Hof van Justitie voor haar vakantiewetgeving. Zo is het naar Belgisch recht vooralsnog niet mogelijk om vakantiedagen over te dragen naar het volgende vakantiejaar, alsook heeft ziekte tijdens de vakantie geen impact op het aantal verlofdagen.

Hier zal nu weldra verandering in komen… De Belgische regering werd immers aangemaand om haar vakantiewetgeving aan te passen zodat een werknemer die ziek wordt tijdens een geplande vakantie zijn vakantiedagen niet verliest, maar deze kan opnemen op een later tijdstip. Daarenboven zal het mogelijk worden om het saldo aan niet-opgenomen vakantiedagen op te nemen na afloop van het vakantiejaar. De concrete voorwaarden dienen nog verder uitgewerkt.

We verwachten dat de wijzigingen aan de vakantiewetgeving in werking zullen treden uiterlijk op 1 januari 2023.

7. Gedaan met “kosteloosheid” langdurig zieken?

Een werkgever moet in principe slechts gedurende 30 dagen kosten dragen voor een zieke werknemer. Nadien valt de werknemer terug op de mutualiteit en ontvangt hij/zij een uitkering. Dat heeft tot gevolg dat veel langdurig zieken jarenlang op de payroll blijven staan.

De federale regering heeft sinds mei 2022 meer concrete acties in het “terug-naar-het-werk-plan” voorgesteld, met als doel om meer langdurig zieken terug actief in te zetten op onze arbeidsmarkt. De adviserend arts van het ziekenfonds of de werknemer zelf kunnen dergelijk terug-naar-werktraject opstarten. Een “terug-naar-werk-coördinator” van het ziekenfonds zal de werknemer dan helpen om de juiste begeleiding te vinden bij zijn of haar terugkeer naar de arbeidsmarkt, eventueel via het volgen van een opleiding, het aanpassen van het werk, of het zoeken naar een andere job. De belangrijkste maatregelen van dit traject zijn de volgende:

• Werknemers kunnen (tijdelijk) tot 5% van hun inkomen verliezen als zij hun verplichtingen niet nakomen;
• Werkgevers kunnen een bijkomende jaarlijkse RSZ-bijdrage verschuldigd zijn als een groot aantal werknemers langer dan één jaar arbeidsongeschikt is;
• Om langdurig arbeidsongeschikten sneller terug in te schakelen, zullen ook nog andere bepalingen ingevoerd worden, waaronder de afschaffing van de minimale arbeidsduurgrens in het kader van de progressieve werkhervatting.

De maatregelen treden in werking vanaf 1 januari 2023, maar hebben betrekking op de cijfers van 2022. Vanaf het najaar 2022 zal de RSZ waarschuwingen richten aan ondernemingen die dreigen de bijkomende RSZ-bijdrage te moeten betalen.

8. Flitscontroles in de Horeca

In juli zal de horeca (PC nr. 302) het voorwerp zijn van flitscontroles door de sociale inspectie.

Tijdens deze flitscontrole zal de correcte toepassing van de sociale wetgeving gecontroleerd worden, waaronder: loonbriefjes, arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglement, onkostenvergoedingen, loonbetalingsbewijzen, illegale tewerkstelling (DIMONA, LIMOSA, verblijfstitels, …), schijnzelfstandigheid of schijnwerknemerschap, valse of onregelmatige detacheringen, verboden terbeschikkingstelling van personeel, …

Om dergelijke controles vlot te doorstaan is een goede voorbereiding essentieel. Dat kan u doen door alle relevante documenten en bewijsstukken op voorhand klaar te houden.

Let wel op: deze flitsactie komt bovenop andere mogelijke controles van de verschillende inspectiediensten.

Contacteer ons gerust voor begeleiding en informatie.

Publicatiedatum: 24/06/2022