Blijven thuiswerken na corona? Vergeet deze stappen niet als werkgever!

De kans dat uw werknemers de afgelopen weken van thuis uit hebben gewerkt, is erg groot. Zelfs ondernemingen waar telewerken voorheen niet mogelijk of niet wenselijk was, hebben “dankzij” Covid-19 de positieve gevolgen kunnen ondervinden van remote werken. Efficiëntere meetings, hogere productiviteit en meer vrije tijd omdat we niet meer met z’n allen in de file staan, zijn maar enkele voordelen waar heel wat werknemers en werkgevers intussen van hebben kunnen proeven . Het zal u dan ook niet verbazen dat de vraag om na Covid-19 te blijven thuiswerken groot is.

Blijven thuiswerken: hoe voert uw onderneming dit best in?

In de eerste plaats moet u een onderscheid maken tussen occasioneel en structureel telewerk.

Er is sprake van occasioneel telewerk wanneer werkzaamheden incidenteel (omwille van overmachtssituaties of persoonlijke redenen) thuis worden verricht met gebruikmaking van informatietechnologie. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer met autopech, een onverwachte treinstaking, een doktersbezoek … Bij het occasionele telewerk moet de werknemer voorafgaandelijk  een schriftelijke aanvraag indienen bij de werkgever. In geval van goedkeuring zijn de werkgever en werknemer verplicht om afspraken te maken over de nadere regels van het telewerk o.a. over materiaal, kosten, beschikbaarheid, … U kan best een kader voor de aanvraag van occasioneel telewerk vastleggen in een collectieve arbeidsovereenkomst of arbeidsreglement.

Volledig blijven thuiswerken, dus op een structurele manier, houdt in dat de werkzaamheden op regelmatige basis (en dus niet incidenteel) thuis worden verricht, met gebruikmaking van informatietechnologie.

De huidige corona omstandigheden brachten een versoepeling met zich mee, aangezien telewerk in deze bijzondere periode niet moet worden geformaliseerd. Van zodra de coronamaatregelen niet langer van toepassing zijn, zal telewerken op regelmatige basis echter meer ingeburgerd zijn en moet u terug rekening houden met de nodige vormvereisten. Graag verduidelijken we dan ook de stappen die u moet volgen om het structurele telewerk in te voeren in uw onderneming.

STAP 1: WERKORGANISATIE

Telewerken is in normale omstandigheden een mogelijkheid: u bent als werkgever dus niet verplicht dit te organiseren. Zorg er wel voor dat, wanneer u telewerk wenst in te voeren, uw organisatie minstens op de volgende vragen een antwoord heeft:

• Bepaal voor welke functies of taken u telewerken wil invoeren. Kan iedereen binnen uw onderneming zijn job vanop afstand uitvoeren? Is telewerk enkel mogelijk voor een aantal specifieke taken (bijv. administratie, planning, …)?
• Staat u telewerk toe op alle dagen of verwacht u bijv. dat uw werknemers elke maandag verplicht aanwezig zijn op kantoor?
• Op welke uren moeten uw werknemers beschikbaar/bereikbaar zijn?
• Welke middelen en tools moeten ter beschikking zijn om telewerk mogelijk te maken? Moeten er opleidingen voorzien worden om werknemers vertrouwd te maken met telewerk?  Wie kan ingeschakeld worden bij problemen met hardware en software?
• Leidinggeven vanop afstand vraagt een heel andere aanpak. Betrekt u uw leidinggevenden in dit proces en heeft u er rekening mee gehouden dat ook zij misschien nieuwe gewoontes zullen moeten aanleren?
• Vergeet niet dat u de werknemersvertegenwoordigers moet inlichten en raadplegen alvorens u telewerk kan invoeren.

STAP 2: TELEWERKPOLICY

In de telewerkpolicy legt u de regels vast die u heeft bepaald in stap 1:

• Criteria: functies, anciënniteit, …
  Let wel: het moeten objectieve criteria  zijn. U kan dus niet binnen eenzelfde functie iemand uitsluiten zonder dat daarvoor andere criteria zijn vastgelegd.
• Aanvraagprocedure: hoe en binnen welke termijn moeten de werknemers telewerk aanvragen? Wie keurt de aanvragen goed?
• Hoe moeten de telewerkers rapporteren over de uitgevoerde taken?

STAP 3: BIJLAGE ARBEIDSOVEREENKOMST

Het is verplicht voor iedere telewerker afzonderlijk een schriftelijke overeenkomst op te stellen waarin een aantal vermeldingen zijn opgenomen:

• De frequentie van het telewerk en eventueel de dagen waarop het telewerk wordt verricht en eventueel de dagen en/of uren van aanwezigheid in de onderneming.
• De ogenblikken waarop of de periodes tijdens welke de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen.
• De ogenblikken waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning.
• De nadere regels volgens welke de werkgever de kosten vergoedt of betaalt.
• De voorwaarden en nadere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever en, in het geval van een terugkeer naar de bedrijfslocatie, de notificatietermijn en/of de duur van het telewerk en de wijze van verlenging.
• De plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten.

Bijkomende aandachtspunten

Wij geven u ten slotte graag nog enkele bijkomende aandachtspunten m.b.t. het blijven thuiswerken mee :

• Goed om te weten is dat telewerkers ook beschermd zijn tegen arbeidsongevallen. Het ongeval moet gebeuren op de plaats(en) die zijn vermeld als de plaats om het werk te verrichten én tijdens de periode van de dag die volgens afspraak een periode is waarin arbeid kan worden verricht. Indien er geen plaats wordt vermeld in één van de hoger vermelde documenten, geldt het vermoeden voor de woonplaats of de plaats(en) waar de telewerker gewoonlijk werkt. Als er geen uurregeling wordt vermeld, dan is het gebruikelijke uurrooster van de onderneming doorslaggevend. De arbeidsongevallenwet voorziet eveneens in een bescherming voor arbeidswegongevallen: telewerkers genieten namelijk van bescherming voor een ongeval tijdens een verplaatsing tussen de woonplaats en de plaats waar hij/zij lunch aankoopt of nuttigt en voor de verplaatsing tussen de woonplaats en de school of kinderopvang van zijn/haar kinderen.
• U bent als werkgever verplicht om voor het structureel telewerk de benodigde apparatuur ter beschikking te stellen, te installeren en te onderhouden. Indien de werknemer gebruikmaakt van zijn eigen apparatuur, neemt de werkgever de aan het telewerk verbonden kosten voor installatie van informaticaprogramma’s, voor de werking en het onderhoud van de apparatuur en de kosten inzake afschrijving van de apparatuur voor zijn rekening. Deze vergoeding wordt berekend hetzij op basis van bewijsstukken, hetzij op basis van een forfaitair bedrag. Volgens de RSZ-instructies mag u een forfaitaire vergoeding van 20 euro per maand toekennen voor het gebruik van de eigen PC.

Bovendien moet u de kosten van de verbindingen en communicatie die verband houden met het telewerk vergoeden. Ook die vergoeding wordt berekend hetzij op basis van bewijsstukken, hetzij op basis van een forfaitair bedrag. Volgens de RSZ-instructies mag u een forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 EUR per maand toekennen aan de telewerkers en dat ter dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal,…Bovenop die vergoeding kan de werkgever ook het gebruik van de eigen internetverbinding (forfait van 20 euro per maand) vergoeden.

Het blijft dus belangrijk om blijvend thuiswerken op een correcte manier te formaliseren. Meer weten over hoe u zich best organiseert op collega’s die willen blijven thuiswerken? U kan rekenen op de expertise van Van Havermaet om u daarin te adviseren.

Wij trachten u zo goed en zo snel mogelijk te informeren. De inhoud van dit artikel is gebaseerd op de beschikbare informatie op het ogenblik van de publicatie ervan. De standpunten in onze publicaties kunnen wijzigen naar aanleiding van updates. Deze nieuwsbrief is bijgevolg louter informatief en creëert geen bindend of exhaustief advies. Uiteraard trachten wij onze teksten zo snel mogelijk aan te passen aan de wijzigende richtlijnen en regelgeving. Voor vragen of advisering kan u contact opnemen met ons kantoor.