Deel dit artikel

Het nieuwe UBO-register: de tijd dringt!

U heeft het misschien al vernomen. Binnenkort treedt het register van uiteindelijke begunstigden in werking (het zogenaamde ‘UBO-register’). Maar waarover gaat het eigenlijk ?

Welke rechtspersonen?

Vennootschappen opgericht in België, maar ook vzw’s en stichtingen, trusts hebben de plicht hun uiteindelijke begunstigden (UBO’s) door te geven aan de overheid.  Het maakt niet uit of je groot of klein bent. Ook vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid moeten aan deze verplichting voldoen.

Dit gebeurt door de vermelding in een register, het zogenaamde UBO-register. Voor de volledigheid : ook trusts, fiducieën en vergelijkbare juridische entiteiten vallen onder deze verplichting. Over deze laatste categorie wijden we in deze tekst niet verder uit.

De melding moet gebeuren door het bestuur van de vennootschap of de rechtspersoon. Dit gebeurt online via de applicatie “myminfin”.

Wie is UBO?

Bij vennootschappen is of zijn dit degene(n) die rechtstreeks of onrechtstreeks eigenaar is/zijn van meer dan 25% van de stemrechten, van de aandelen of van het kapitaal van de vennootschap. Ook personen die zeggenschap uitoefenen op een ander wijze (bijv. zaakvoerderschap) vallen hieronder. Indien niemand onder deze categorieën zou vallen, moet u de personen opnemen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel.
VZW’s en stichtingen hebben geen aandeelhouders of kapitaal. Daar moet u kijken naar de bestuurders, de personen gemachtigd om de VZW te vertegenwoordigen, de personen belast met het dagelijks bestuur, de personen in wiens belang de VZW of stichting is opgericht of werkzaam is en de personen die via andere controlemogelijkheden de uiteindelijke zeggenschap uitoefenen.

Welke gegevens komen in het UBO-register?

U moet per UBO heel wat gegevens vermelden. In eerste instantie neemt u de klassieke identiteitsgegevens op. Daarnaast moet u onder meer volgende gegevens vermelden:

  • Datum waarop de persoon UBO is geworden
  • Of men rechtstreeks of onrechtstreeks als UBO moet worden beschouwd. Indien dit onrechtstreeks is, moeten ook de gegevens van de tussenliggende structuur meegedeeld worden
  • De omvang van het gehouden uiteindelijk belang, uitgedrukt in percentages van aandelen of stemrechten

Timing

Wanneer moet u nu in orde zijn met deze nieuwe verplichtingen? De regeling treedt in werking op 31 oktober 2018. Vervolgens heeft u in beginsel slechts een maand de tijd om de gegevens van uw uiteindelijke begunstigden over te maken aan het UBO-register. Niettemin is aangekondigd dat u tijd heeft tot 31 maart 2019 om de nodige gegevens voor de eerste keer mee te delen. U heeft dus nog enige tijd. Niettemin adviseren wij u spoedig in actie te schieten en ervoor te zorgen dat u in orde bent met deze nieuwe verplichtingen teneinde sancties te voorkomen.

Belangrijk om te weten is dat ook iedere wijziging in de gegevens van de uiteindelijke begunstigde binnen de maand aan het register moet worden meegedeeld. Voorts bent u verplicht jaarlijks het UBO-register bij te werken. Het gaat hier dus over een voortdurende verplichting.

Wat met uw privacy?

Wie heeft toegang tot deze gevoelige informatie?
De politie, het parket en ook de fiscus hebben zicht op alle gegevens.
Tevens kunnen organisaties die onderworpen zijn aan de zogenaamde preventieve antiwitwaswetgeving toegang verkrijgen. Denk aan accountants, bedrijfsrevisoren, belastingconsulenten, advocaten, notarissen enz.

Maar ook de gewone burger heeft toegang tot het UBO-register van vennootschappen. Weliswaar ziet hij niet alles. Zo zal hij geen toegang krijgen tot gegevens zoals de voornaam, de geboortedag en het verblijfsadres van de uiteindelijke begunstigde. Niettemin dreigt dit een ernstige inbreuk op uw privacy te vormen.

De overheid is van oordeel dat de risico’s beperkt zijn. Zo zal je enkel kunnen zoeken via de ondernemingsnaam of -nummer, en niet omgekeerd via de naam van een natuurlijke persoon – UBO. Vraag is natuurlijk hoe lang het zal duren vooraleer softwaretoepassingen dit alsnog mogelijk zullen maken.

Als doekje voor het bloeden is wel voorzien dat elke UBO met een “legitiem belang” kan vragen om de toegang tot het register te beperken. De UBO moet hiervoor wel kunnen aantonen dat toegang tot de gegevens een risico op fraude, ontvoering, chantage… inhoudt. Ook kan de toegang ontzegd worden indien de uiteindelijke begunstigde minderjarig of anderszins handelingsonbekwaam is.

Sancties

Heel wat werk voor de boeg, en dit op korte termijn. Lapt u dit alles aan uw laars, dan riskeert u een administratieve geldboete gaande van € 250 tot € 50.000. Daarnaast kan aan bestuurders van vennootschappen een strafrechtelijke  geldboete van maximaal € 40.000 worden opgelegd.

Besluit

De tijd is vrij kort en wellicht zit u met tal van vragen. Vanzelfsprekend kan u onze experts over dit onderwerp raadplegen. Tevens kan ons kantoor u bijstaan bij het vervullen van alle nodige verplichtingen.

Publicatie datum: 25 september 2018