Algemene vergadering tijdens corona: hoe organiseert u zich?

De maatregelen die door de federale regering genomen zijn om de Covid-19 pandemie in te perken, laten zich ook voelen op het vennootschapsleven. Want hoe organiseert u de wettelijk voorziene algemene vergadering tijdens corona?

Principe

Een vennootschap of vereniging moet minstens één keer per jaar haar aandeelhouders of leden formeel bij elkaar roepen om te beraadslagen over, onder meer, de goedkeuring van de jaarrekening en de kwijting aan de bestuurders. Indien het boekjaar van uw vennootschap, zoals meestal het geval is, afsluit op 31 december, moet u in principe de algemene vergadering nog dit voorjaar, binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar, organiseren.

Beperkende coronamaatregelen

De maatregelen die door de federale regering genomen zijn om de Covid-19 pandemie in te perken, laten zich ook voelen in het vennootschapsleven. Bijgevolg is ook de organisatie van de wettelijk voorziene algemene vergadering van vennootschappen niet langer een evidentie.

De vraag stelt zich dan ook hoe u aan de verplichting tot het tijdig organiseren van de algemene jaarvergadering kan voldoen, aangezien het niet langer vanzelfsprekend is om fysiek samen te komen.

Algemene vergadering tijdens corona: bestaande oplossingen en tijdelijke versoepeling

Om dergelijke praktische problemen het hoofd te bieden, staat de federale regering in een recent volmachtenbesluit een aantal versoepelingen toe. Zij tracht daarmee oplossingen aan te reiken die verzoenbaar zijn met de coronamaatregelen en die tegelijk de aandeelhouders toch toelaten om hun stem- en vraagrecht uit te oefenen.

Naast een aantal oplossingen die nu al in het vennootschapsrecht zijn terug te vinden, kan u bij het organiseren van de algemene vergadering dus ook gebruik maken van deze tijdelijke tolerantie.

De goedgekeurde uitzonderingsmaatregelen hebben betrekking op de bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen die in de periode vanaf 1 maart 2020 tot en met 30 juni 2020 worden resp. moeten worden bijeengeroepen, zelfs als deze vergaderingen na 3 mei 2020 worden gehouden.

Het verslag aan de Koning, dat voorafgaat aan het besluit, vermeldt dat ook alle vergaderingen die tussen 1 maart en 9 april 2020 hadden moeten plaatsvinden, maar die niet zijn gehouden (bijv. omdat men niet wist hoe de vergadering veilig te houden), deze regeling kunnen toepassen.

We lijsten graag alle mogelijke manieren om te vergaderen voor u op:

1. Fysieke vergadering

De eerste optie is dat u de algemene vergadering gewoon fysiek laat doorgaan op de statutair voorziene datum. Van deze mogelijkheid kan u gebruik maken indien het mogelijk is om de algemene vergadering op zodanige wijze te organiseren dat deze verzoenbaar is met het vennootschapsrecht én met de maatregelen genomen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er maar één aandeelhouder is of indien de aandeelhouders in de voorziene vergaderruimte voldoende afstand kunnen houden.

2. Vergadering zonder fysieke aanwezigheid

Een versoepeling die het volmachtenbesluit heeft ingevoerd, laat u toe om de algemene vergadering te organiseren zonder dat aandeelhouders moeten bijeenkomen. Het bestuursorgaan kan de deelnemers verplichten om vóór de algemene vergadering te stemmen

• via een stemformulier, of
• door volmacht te verlenen met steminstructies aan een door het bestuur aangeduide persoon.

Op deze manier kan elke fysieke aanwezigheid worden uitgesloten. Het is van belang dat beide mogelijkheden (stemformulier of volmacht) worden aangeboden. Daarenboven moet ook het recht van de aandeelhouder om voorafgaande vragen te stellen, gevrijwaard blijven.

Het bestuursorgaan beantwoordt vragen van deelnemers schriftelijk ten laatste op de dag van de algemene vergadering vóór de stemming, ofwel mondeling tijdens een telefonische- resp. videoconferentie.

3. Uitstel van de algemene vergadering tijdens corona

Een andere toegeeflijkheid die het volmachtenbesluit voorziet, laat u toe om de algemene vergadering uit te stellen, met een maximale termijn van 10 weken te rekenen vanaf de uiterste datum waarop de jaarvergadering moet plaatsvinden. Dit uitstel moet het mogelijk maken om vooralsnog een rechtsgeldige fysieke algemene vergadering te organiseren van zodra de toestand terug is genormaliseerd.

Als het boekjaar van uw vennootschap gelijkloopt met het kalenderjaar, betekent dit dat u de mogelijkheid heeft om de algemene vergadering uit te stellen tot uiterlijk 8 september 2020, met name 10 weken na de uiterste datum, 30 juni.

Ook als u de algemene vergadering van uw vennootschap al hebt samengeroepen, kan u nog van deze mogelijkheid gebruik maken.

Voorwaarde is wel dat u de aandeelhouders tijdig en correct informeert over het uitstel en de algemene vergadering opnieuw formeel bijeenroept.

Opgelet, deze uitstelregeling is niet toegelaten voor vergaderingen die moeten bijeengeroepen worden:

• wanneer het netto-actief van de vennootschap negatief is of dreigt te worden;
• op verzoek van de commissaris of op verzoek van 10% van de aandeelhouders.

4. Schriftelijke algemene vergadering

Een schriftelijke algemene vergadering kan u organiseren voor alle beslissingen, behalve deze waarvoor de tussenkomst van een notaris vereist is. Een noodzakelijke voorwaarde is wel dat de aandeelhouders of leden unaniem akkoord gaan met de genomen beslissingen.

U kan van deze werkwijze zelfs gebruik maken als ze niet uitdrukkelijk voorzien is in de statuten van uw vennootschap of vereniging. Als die statuten deze mogelijkheid echter uitdrukkelijk uitsluiten, zal u één van de andere opties moeten kiezen.

5. Tele- of videoconferentie

Als laatste optie kan u de algemene vergadering op de statutair voorziene datum organiseren via elektronische weg, zoals bijvoorbeeld via conference call. Van deze mogelijkheid kan u, ingevolge de tijdelijke versoepeling, eveneens gebruik maken indien dit niet in de statuten van uw vennootschap of vereniging is voorzien. Indien u deze optie kiest, is het niet noodzakelijk dat de aandeelhouders of  leden unaniem akkoord gaan met  alle agendapunten. Hier volstaat het dat de beslissingen worden genomen met de vereiste meerderheid van stemmen. Men gaat er immers van uit dat u via conference call in staat zou moeten zijn om te discussiëren over de agendapunten van de vergadering.

Het volmachtenbesluit voorziet deze regeling overigens ook uitdrukkelijk voor het houden van een collegiale raad van bestuur.

Het spreekt voor zich dat een eventuele verlenging van deze versoepelende maatregelen mogelijk is, indien de gevolgen van de pandemie tegen die tijd nog niet voldoende onder controle zouden zijn.

Heeft u verdere vragen over het organiseren van uw algemene vergadering tijdens corona of wenst u een praktische begeleiding bij de opmaak van de nodige documenten om uw algemene vergadering of raad van bestuur rechtsgeldig te organiseren? De experten van Van Havermaet helpen u hierbij graag verder.

Wij trachten u zo goed en zo snel mogelijk te informeren. De inhoud van dit artikel is gebaseerd op de beschikbare informatie op het ogenblik van de publicatie ervan. De standpunten in onze publicaties kunnen wijzigen naar aanleiding van updates. Deze nieuwsbrief is bijgevolg louter informatief en creëert geen bindend of exhaustief advies. Uiteraard trachten wij onze teksten zo snel mogelijk aan te passen aan de wijzigende richtlijnen en regelgeving. Voor vragen of advisering kan u contact opnemen met ons kantoor.