Cijferrapportering in Excel: de 10 geboden
Een goede indruk nalaten met cijfers en data in Excel? Daarvoor heeft u slechts één kans! Een rapport valt of staat immers met de eerste indruk. Een mooi, duidelijk en leesbaar rapport nodigt dan ook veel meer uit tot bespreking en analyse, dan een rapport waar u als het ware zelf naar de informatie moet gaan zoeken. Volg onze 10 geboden voor een sterke cijferrapportering in Excel en kom telkens weer tot een indrukwekkend eindresultaat.
Bovenal gebruik 1 blad
Zorg er altijd voor dat de gebruiker alle informatie beschikbaar heeft op één blad via bijvoorbeeld data groeperen of vensters blokkeren. Liever 2 aparte, duidelijke tabbladen dan één onoverzichtelijk.
Zweer bij structuur en reageer gevat
Denk na over de structuur van uw rapport alvorens u er aan begint. Een open structuur laat u veel gemakkelijker toe om wijzigingen aan te brengen. Denk eraan dat elke rapportering een ‘levend document’ is.
Vermijd het veelvuldig gegevens placeren
Wees er zeker van dat de gegevens beheerd worden op een centrale plaats, zodat controle op juistheid en volledigheid veel vlotter loopt. Centraal databeheer geeft ook meer mogelijkheden tot automatisering.
Functies en toepassingen zult gij eren
Gebruik MS Excel op zijn best om – op een efficiënte manier – een correct en mooi rapport af te leveren. Applicaties zoals ‘duplicaten verwijderen’, ‘gegevensvalidatie’ en ‘voorwaardelijke opmaak’ zijn hier mooie voorbeelden van. Hetzelfde geldt voor functies; MS Excel heeft een brede waaier aan voorgeprogrammeerde functies die u het leven zeer gemakkelijk kunnen maken. Gebruik ze dan ook!
Vloek niet, geef geen ergernis
Denk 2 keer na over de presentatie en het doel van uw rapport. Deze opbouw in de vingers krijgen, bereikt u enkel door geduldig en stap voor stap de rapporten op te bouwen. Hoe meer ervaring, hoe vlotter de opbouw verloopt. Opgeven is geen optie!
Doe nooit wat onjuistheid is
De kracht van MS Excel als rapporteringstool is zeer groot. Hierdoor is de verleiding groot om te denken dat elke uitkomst juist is. Bekijk het rapport altijd kritisch, een correct uitgevoerde formule op verkeerde data geeft uiteraard een verkeerd resultaat. Het correcte gebruik van het ‘$’-teken in formules is hier een goed voorbeeld van.
Vlucht de complexiteit
Streef ernaar om zo simpel en eenvoudig mogelijk te werken. Dit komt ook de performantie van Excel ten goede. Maak eventueel nota’s op de achterliggende tabbladen. Hoe duidelijker hoe liever; het gebruik van cel- en bereiknamen is hier een goed voorbeeld van.
En ook de ijdelheid
Het heeft geen zin om te pochen met uw Excel-vaardigheden. Het resultaat is meestal een onduidelijk en warrig rapport. Eenvoud siert.
Gebruik MS Excel efficiënt
Haast en spoed is zelden goed, maar een efficiënt en verantwoord gebruik van MS Excel kan u veel tijd en moeite sparen. De gewonnen tijd kun u dan investeren in het verbeteren van uw Excel-kennis.
Laat uw rapport anderen behagen
De presentatie van het rapport moet ervoor zorgen dat de gebruikers vergeten dat ze in een Excel-omgeving aan het werken zijn. MS Excel presenteren als een software-applicatie is het streefdoel van elke ontwikkelaar.
Meer weten over een sterke cijferrapportering in Excel?
Kom gerust bij ons langs, onze experts staan steeds voor u klaar met professioneel advies. Of contacteer ons voor meer info.