Terug naar overzicht Print

Uw personeelsadministratie in Q1/2018

GDPR EN HR

Op 25 mei 2018 zal de Europese verordening inzake gegevensbescherming (beter bekend als de GDPR) in werking treden. Vanaf die dag kan u (zwaar) beboet worden wanneer uw bedrijf niet in overeenstemming is met de GDPR-regels en kan u een schadevergoeding verschuldigd zijn aan personen waarvan u de rechten uit de GDPR niet kan waarborgen.

Zodra u als onderneming persoonsgegevens verwerkt, bent u er verantwoordelijk voor. Dat houdt in dat u bij de verwerking een aantal verplichtingen moet naleven en een aantal rechten moet kunnen waarborgen. Indien u hier niet aan kan voldoen, zal u een boete riskeren tot 20 miljoen euro of 4% van uw wereldwijde omzet of een persoonlijke schadevergoeding van een bepaald persoon. Reden genoeg om het risico op fouten te beperken door in overeenstemming met de GDPR te handelen.

In HR worden zeer veel persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld in het kader van:

  • De aanwezigheidsregistratie;
  • De loon- en personeelsadministratie;
  • Het organigram van uw onderneming;
  • HR-software/HR-tech;
  • Foto’s van uw werknemers (op de website);
  • Samenwerking met een sociaal secretariaat, de arbeidsongevallenverzekeraar, de groepsverzekering, de hospitalisatieverzekeringen,…;
  • De uitwisseling van persoonsgegevens in het kader van een bedrijfswagen;
  • Camerabewaking;
  • Monitoring van e-mailverkeer;
  • IP-adressen van uw werknemers en klanten die een connectie maken met de WIFI van uw bedrijf;
  • Track & trace-systemen;
  • Sollicitaties;
  • Lidmaatschap van vakbond;
  • ….

Deze verwerkingen zijn zeker en vast niet verboden door de GDPR, maar er wordt wel van u verwacht dat u voor deze gegevens gepaste bescherming voorziet, dat u niet meer gegevens verzamelt dan nodig, dat u voor deze verwerking een rechtmatige grondslag hebt, dat u hier gepaste organisatorische maatregelen voor voorziet, enz. …

Daarnaast zal u er als werkgever over moeten waken dat ook uw medewerkers de GDPR-regels naleven en de nodige bescherming t.a.v. de gegevens van uw klanten waarborgen. Dit kan u veelal regelen in policies en het arbeidsreglement.

Als uw rechterhand willen wij graag onze eigen ervaring met u delen. Wij kunnen u in het bijzonder ondersteunen bij:

  • het in kaart brengen van al de persoonsgegevens die uw onderneming verwerkt;
  • hieraan gepaste praktische maatregelen te koppelen opdat uw bedrijf GDPR-compliant is, en
  • al uw juridische documenten in overeenstemming te brengen met uw praktische maatregelen en de wettelijke vereisten van de GDPR.

Bijkomend zal u zelf ook een beter zicht krijgen over de manier waarop uw werknemers (samen)werken en hoe u uw processen kan optimaliseren.

Aarzel niet om ons hierover te contacteren. Staan u hier graag in bij.

DEADLINE VOOR HET INDIENEN VAN DIVERSE VERSLAGEN NADERT

Ondernemingen die meer dan 20 werknemers te werk stellen zijn in principe jaarlijks verplicht om een werkgelegenheidsplan op te stellen. Het werkgelegenheidsplan bevat maatregelen om de werkgelegenheid van werknemers van 45 jaar en ouder te behouden of te verhogen.

Bij het opstellen van het werkgelegenheidsplan dient een informatie en/of raadplegingsprocedure gevolgd te worden. Voor ondernemingen met een ondernemingsraad of een CPBW dienen de verslagen in principe verstrekt en besproken te worden binnen de 3 maanden na het afsluiten van het boekjaar. Indien het boekjaar van uw onderneming samenvalt met een kalenderjaar, dient u aldus aan deze verplichting te voldoen vóór 31 maart. Overige ondernemingen houden best eenzelfde deadline aan omwille van het feit dat de vooropgestelde maatregelen in het plan nog in 2018 dienen bewerkstellig te worden.

Daarnaast is de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk van elke onderneming wettelijk verplicht om jaarlijks een jaarverslag op te maken met de activiteiten van het voorbije jaar. Het verslag dient uiterlijk per 1 april aan de inspectie worden overgemaakt.

Het in te vullen formulier voor het jaarverslag kan u terugvinden op de website van de Federale overheidsdienst: http://www.werk.belgie.be/Jaarverslag_Interne_dienst_voor_preventie_en_bescherming_op_het_werk.aspx.

Het niet (volgens de wettelijke procedure) opstellen van de bovenvermelde verslagen kan leiden tot het opleggen van strafrechtelijke sancties. Heeft u hulp nodig bij het opstellen van diverse verslagen contacteer ons gerust.

INDEXATIES

Per 1 januari vindt er in heel wat Paritaire Comités een indexering plaats. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van de indexprognose voor het 1e kwartaal van 2018:

De definitieve cijfers zullen bekend zijn in de loop van de maand januari.

WIJZIGING FORFAITS VOOR VOORDELEN ALLE AARD

Op loon ben je sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd. Dat kan relatief eenvoudig berekend worden als het loon uitgedrukt is in geld. Moeilijker is het wanneer u een voordeel in natura verleent. Hiervoor moeten de voordelen in natura eerst op hun reële waarde geschat worden, of op forfaitaire basis. De RSZ hanteert enkele forfaits. Voor de IT-gerelateerde voordelen in natura wijzigen in 2018 de forfaits als volgt:

OPLETTEN MET DRANKGEBRUIK TIJDENS DE AANKOMENDE NIEUWJAARSRECEPTIES

2018 staat voor de deur. Veel bedrijven organiseren een nieuwjaarsreceptie of een personeelsfeest om het nieuwe jaar in te luiden.

Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, kan de aanwezigheid van de werknemer op deze receptie of dit feest, aanzien worden als een arbeidsprestatie:

  • De werkgever neemt de kosten van dit feest voor zijn rekening;
  • Er rust een morele dwang op de werknemer om op dit event aanwezig te zijn;
  • De werknemers staan tijdens dit event onder gezag van de werkgever;
  • Er is een leidinggevende aanwezig op dit event.

Indien de aanwezigheid van de werknemer op basis van deze voorwaarden als een arbeidsprestatie wordt aanzien, zal ieder ongeval dat zich voordoet tijdens dit event (voet verstuiken tijdens het dansen, …), als een arbeidsongeval kunnen worden beschouwd.

Indien er alcohol geschonken wordt tijdens dit event, is het bovendien aangeraden om hieromtrent duidelijke regels op te nemen in de bepalingen van het alcohol- en drugbeleid in het arbeidsreglement.

Niet alleen kan een ongeval, waarbij de werknemer geïntoxiceerd is, gekwalificeerd worden als een arbeidsongeval, ook kan de werkgever in bepaalde gevallen immers aansprakelijk gesteld worden voor de schade die een derde heeft ondervonden naar aanleiding van dit ongeval.