Verplichte gestructureerde e-facturatie vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 zullen de meeste btw-plichtigen (B2B) verplicht zijn om zowel gestructureerde elektronische facturen te verzenden als te ontvangen. Strikt genomen is de inwerkingtreding afhankelijk van de goedkeuring door de Raad van de Europese Unie, maar vermoedelijk is dat slechts een formaliteit. Lees hierna wat deze verandering inhoudt en welke impact deze verplichte gestructureerde e-facturatie zal hebben op uw onderneming.

Wat is een “gestructureerde elektronische of e-factuur”?

Een factuur in PDF-formaat die u via e-mail verstuurt is weliswaar een elektronische factuur, maar het is daarom nog geen gestructureerde elektronische factuur. De gestructureerde elektronische factuur is een specifieke variant van de elektronische factuur die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Ondernemingen die nog steeds gebruikmaken van papieren facturen of PDF’s via e-mail, dienen zich dus voor te bereiden op de overstap naar een elektronisch facturatiesysteem.

Wanneer geldt de verplichting tot e-facturatie?

De verplichte gestructureerde e-facturatie tussen ondernemingen zou starten vanaf 1 januari 2026 en moet u naleven wanneer de volgende drie criteria gezamenlijk zijn vervuld:

1. De uitreikers van gestructureerde elektronische facturen zijn in België gevestigde btw-plichtigen. Dit omvat ook btw-plichtigen die genieten van de vrijstelling voor kleine ondernemingen, forfaitaire landbouwondernemingen, leden van btw-eenheden en buitenlandse entiteiten met een Belgische vaste inrichting. Deze verplichting geldt echter niet voor btw-plichtigen die hun te belasten omzet forfaitair berekenen (artikel 56 WBTW), gefailleerde belastingplichtigen ten aanzien van de activiteit waarvoor ze failliet zijn verklaard, belastingplichtigen die uitsluitend artikel 44 WBTW vrijgestelde handelingen verrichten, en in het buitenland gevestigde btw-plichtigen die weliswaar voor btw geregistreerd zijn.
2. De ontvangers van een gestructureerde elektronische factuur, zijn degenen die voor de gefactureerde handeling hun Belgisch btw-identificatienummer moeten meedelen (artikel 44 WBTW vrijgestelden vallen hier niet onder). De verplichting geldt ook voor belastingplichtigen onderworpen aan de bijzondere regelingen van artikel 56, 56bis en 57 WBTW. En ze geldt ook voor in het buitenland gevestigde ontvangers die hun Belgisch btw-nummer moeten opgeven.
3. Een gestructureerde elektronisch factuur moet enkel worden uitgereikt voor leveringen van goederen en diensten die voor btw-doeleinden in België plaatsvinden en niet zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 WBTW. Over het algemeen geldt deze verplichting alleen voor lokale handelingen en niet voor leveringen waarbij de goederen vanuit België worden verzonden of vervoerd, behalve in het kader van transacties waarbij de koper zijn Belgisch btw-nummer aan de leverancier moet meedelen.

Format?

In principe is het verplicht om deze gestructureerde elektronische facturen in het PEPPOL BIS-formaat te genereren en via het PEPPOL-netwerk te verzenden. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Eventuele afwijkingen zijn mogelijk mits beide partijen hiermee akkoord gaan. In dergelijke gevallen moeten de facturen echter nog steeds voldoen aan de Europese normen inzake semantiek en syntaxis.

Belastingplichtigen die niet beschikken over de juiste digitale middelen om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen, kunnen het HERMES-platform gebruiken. Dit platform fungeert als een ‘vangnet’ in het geval de ontvanger nog niet is aangesloten op het PEPPOL-netwerk, waardoor de uitreiker toch zijn gestructureerde elektronische factuur kan verzenden.

Fiscale steun voor uw investeringen

Fiscale steunmaatregelen zijn voorzien om de financiële lasten die de overstap naar gestructureerde elektronische facturatie met zich meebrengt, te verlichten voor zelfstandigen en kleine vennootschappen.

In het belastbaar tijdperk 2024 tot en met 2027, voorziet men in een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% voor zelfstandigen en kleine vennootschappen m.b.t. kosten die worden gemaakt voor factureringspakketten die gestructureerde elektronische facturering mogelijk maken, (bijvoorbeeld periodieke abonnementskosten voor factureringspakketten), evenals voor de advieskosten die worden opgelopen in het kader van de operationalisering.

Het gaat uitsluitend om de rechtstreekse kosten met betrekking tot het voorbereiden van het voldoen aan de elektronische facturatieverplichtingen en waarvoor de onderneming opteert om deze niet te activeren, of die niet voor activering in aanmerking komen. De afschrijvingen op de geactiveerde kosten (bijvoorbeeld facturatiesoftware) komen niet in aanmerking voor deze verhoogde kostenaftrek. Voor investeringen die worden afgeschreven kan men gebruik maken van de verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen (zie hieronder).

Daarnaast geldt er vanaf 1 januari 2025 ook een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen op het vlak van facturatie, klantenrelatiebeheer, e-commerce en cyberbeveiliging. Hiermee worden onder meer investeringen bedoeld in software en apparatuur ter ondersteuning van digitale betalings- en facturatiesystemen, boekhoudsystemen, CRM-systemen, e-commerce platformen en IT-beveiliging. Indien u deze investeringsaftrek niet (volledig) kan benutten, is deze slechts één jaar overdraagbaar.

Impact

Het is duidelijk dat gestructureerde elektronische facturatie een aanzienlijke kans biedt voor de fiscus om transacties van belastingplichtigen efficiënter te controleren. Vanaf 1 juli 2030 zou gestructureerde elektronische facturatie zelfs de Europese norm worden. België loopt voorop met de beslissing om dit reeds in te voeren vanaf 1 januari 2026. Zal u onder de verplichting vallen om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken of te ontvangen? Dan doet u er goed aan om tijdig de vereiste stappen te ondernemen.

Wenst u meer informatie over deze wetgeving of wenst u hulp bij de overstap naar gestructureerde e-facturatie? Onze specialisten bij Van Havermaet staan u graag te woord! Contacteer ons meteen met uw vragen.

Geschreven door Michiel Van Chaze en Hans Philips