Laat uw VZW niet in de kou staan: een beknopt overzicht van de verplichtingen

Bijna vijf (!) jaar geleden ging het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) van kracht, dat tevens het wettelijke kader voor de verenigingen zonder winstoogmerk (VZW’s) vernieuwde. Ook VZW’s moesten hierdoor hun statuten aanpassen. Echter, een groot deel van de VZW’s is vandaag nog niet in actie geschoten. In dit artikel brengen wij daarom graag de belangrijkste verplichtingen voor VZW’s opnieuw onder de aandacht.

Vergeet uw statuten niet te optimaliseren

Publiceerde u sinds 2019 geen statutenwijziging meer voor uw VZW? Dan is het nu hét moment om uw statuten grondig onder de loep te nemen en de opportuniteiten die het WVV biedt te overwegen: is het voorwerp of belangeloos doel van uw vereniging nog actueel? Moeten de bestuurs- en vertegenwoordigingsbevoegdheden aangepast worden? Met andere woorden, een mooie gelegenheid om alle regels en doelstellingen van uw vereniging duidelijk en transparant vast te leggen.

Wijziging in leden of bestuur: tevens actie vereist

Het bestuursorgaan is verplicht om een intern verenigingsdossier bij te houden, waarvan het ledenregister een onderdeel is. Dit register maakt melding van de toetreding en uittreding van leden en moet bij een wijziging worden bijgewerkt. Wanneer deze opvolging onnauwkeurig gebeurt, zorgt dit o.a. voor moeilijkheden bij de organisatie van de algemene vergaderingen van de vereniging. Het verenigingsdossier bevat daarnaast alle verslagen en notulen van de algemene vergadering, het bestuursorgaan en in voorkomend geval het dagelijks bestuur.

Ook het ontslag en de benoeming van bestuurders, dagelijks bestuurders, vertegenwoordigers en eventueel commissarissen moeten steeds – na officiële beslissing van de algemene vergadering – worden neergelegd op de bevoegde Ondernemingsrechtbank, waarna de publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad volgt en derden hiervan kennis kunnen nemen.

Andere jaarlijkse verplichtingen

VZW’s zijn verplicht een (eenvoudige) boekhouding bij te houden, die een getrouw beeld geeft van de financiële toestand en de resultaten van de vereniging. Uw vereniging moet minstens één keer per jaar een algemene vergadering bijeenroepen, waarop onder andere de jaarrekening, de lidgelden en de begroting worden besproken en goedgekeurd. Nadien volgt de verplichte neerlegging van de jaarrekening, hetzij op de griffie van de Ondernemingsrechtbank, hetzij op de Nationale Bank. Daarnaast is uw VZW ook onderworpen aan bepaalde fiscale verplichtingen, zoals de aangifte van de rechtspersonenbelasting.

Registreer en update de UBO’s van uw vereniging

De UBO-wetgeving verplicht ook VZW’s om informatie over de uiteindelijke begunstigden van de vereniging te verzamelen en te registeren op de website van de FOD Financiën. Aanpassingen in dit kader, zoals ontslagen en benoemingen van bestuurders, dient u vervolgens binnen een maand na het ontslag of de benoeming aan te geven. Ook als er geen wijzigingen zijn, mag u niet vergeten jaarlijks te bevestigen dat de informatie in het UBO-register nog actueel is. Voor verenigingen die hun UBO-verplichtingen niet naleven, bestaat sinds kort het risico dat de beheersdienst van de Kruispuntbank der Ondernemingen (KBO) de inschrijving zal doorhalen.

“Waarom is dit allemaal nodig?”, horen wij u denken

Het is duidelijk dat er minder aangename (praktische) gevolgen verbonden zijn aan het niet aanpassen van de statuten of het niet naleven van de verschillende VZW-verplichtingen. Zo zijn leden van het bestuursorgaan persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de schade die de vereniging of derden daardoor lijden. Die schade kan bijvoorbeeld bestaan uit het verlies van bepaalde subsidies of erkenningen. Ook banken of verzekeringsmaatschappijen hechten belang aan het feit dat uw statuten up-to-date zijn en de nodige verplichtingen (zoals notuleringen en de UBO-registratie) in orde zijn. Zo kan een bank beslissen geen krediet meer te verlenen aan de vereniging.

Maak aldus van deze gelegenheid gebruik om uw statuten zo aan te passen dat ze de principes van de vereniging benadrukken en hiermee het vertrouwen van de leden, eventuele donateurs en andere belanghebbenden vergroten. Het naleven van de VZW-verplichtingen is tevens van belang om de juridische conformiteit te waarborgen en de interne werking te verbeteren. Uiteraard kan u hiervoor op ons rekenen, zodat wij samen met u deze (soms administratief lastige) verplichtingen en formaliteiten als een opportuniteit kunnen benutten!

Geschreven door Stephanie Casado en Imke Van Hecke