Wat betekent de verplichte Belgische e-facturatie voor buitenlandse bedrijven?

België voert vanaf 1 januari 2026 de verplichting in om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen. Bent u niet in België gevestigd, maar doet u zaken in België, dan stelt zich de vraag of deze wijziging ook een impact heeft op uw onderneming? Wij zochten het voor u uit.

WAT IS EEN “GESTRUCTUREERDE ELEKTRONISCHE FACTUUR”?

Een factuur in PDF-formaat die men via e-mail verstuurt is weliswaar een elektronische factuur, maar het is daarom nog geen gestructureerde elektronische factuur. De gestructureerde elektronische factuur is een specifieke variant van de elektronische factuur die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Ze wordt in het PEPPOL BIS-formaat gegenereerd en via het PEPPOL-netwerk verzonden. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Eventuele afwijkingen zijn mogelijk mits beide partijen hiermee akkoord gaan. In dergelijke gevallen moeten de facturen echter nog steeds voldoen aan de Europese normen inzake semantiek en syntaxis.

Belastingplichtigen die niet beschikken over de juiste digitale middelen om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen, kunnen het HERMES-platform gebruiken. Dit platform fungeert als een ‘vangnet’ in het geval de ontvanger nog niet is aangesloten op het PEPPOL-netwerk, waardoor de uitreiker toch zijn gestructureerde elektronische factuur kan verzenden.

GELDT DE VERPLICHTING TOT E-FACTURATIE OOK VOOR BUITENLANDSE ONDERNEMERS?

De verplichte gestructureerde elektronische facturatie tussen ondernemingen (B2B) zou starten vanaf 1 januari 2026 en geldt wanneer de volgende drie criteria gezamenlijk zijn vervuld:

Wie moet uitreiken?

De verplichting tot uitreiking van gestructureerde elektronische facturen geldt in principe voor alle in België gevestigde ondernemingen, enkele uitzonderingen buiten beschouwing gelaten. Buitenlandse ondernemingen die in België over een vaste inrichting beschikken, worden gelijkgesteld met een in België gevestigde btw-plichtige en moeten dus een gestructureerde elektronische factuur uitreiken voor zover de overige voorwaarden vervuld zijn.

Btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn, zijn er dus niet toe gehouden gestructureerde elektronische facturen uit te reiken, zelfs niet wanneer ze in België voor btw-doeleinden zijn geïdentificeerd, al dan niet met aanstelling van een aansprakelijk vertegenwoordiger.

Wie moet kunnen ontvangen?

De verplichting om een gestructureerde elektronische factuur te kunnen ontvangen, is van toepassing op nagenoeg alle voor btw-doeleinden geïdentificeerde belastingplichtige afnemers. De ontvangers van een gestructureerde elektronische factuur zijn degenen die voor de gefactureerde handeling hun BE-btw-identificatienummer moeten meedelen en dit ongeacht of ze al dan niet in België gevestigd zijn (artikel 44 WBTW-vrijgestelden vallen hier niet onder). Buitenlandse ondernemingen moeten dus ‘Belgische’ gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen in de situaties waarbij ze hun Belgisch btw-nummer moeten meedelen aan hun leveranciers.

Voor welke handelingen?

Men moet niet voor alle handelingen een gestructureerde elektronische factuur uitreiken. Er zijn diverse technische beperkingen. In grote lijnen komt het erop neer dat het enkel moet voor leveringen van goederen en diensten die voor btw-doeleinden in België plaatsvinden en niet zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 WBTW en voor zover de goederen niet vanuit België worden verzonden of vervoerd naar een andere lidstaat of naar een plaats buiten de EU. Bovendien geldt de verplichting enkel wanneer België de bevoegde lidstaat is om de facturatieregels vast te stellen.

CONCLUSIE

Uit de combinatie van voormelde criteria kunnen we afleiden dat buitenlandse ondernemingen

• geen gestructureerde elektronische facturen moeten uitreiken;
• wel ‘Belgische’ gestructureerde elektronische facturen moeten kunnen ontvangen in die situaties waarbij ze hun Belgisch btw-nummer moeten mededelen aan hun leveranciers. Dit beperkt zich hoofdzakelijk tot de lokale aankoop van goederen in België en tot de aankoop van diensten onderworpen aan Belgische btw (bv. hotel en restaurantkosten in België).

Zal uw buitenlandse onderneming in de toekomst onder de verplichting vallen om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en/of te ontvangen? Dan doet u er goed aan om tijdig de vereiste stappen te ondernemen.

Wenst u hierover meer informatie of wenst u zich voor btw te registreren in België? Onze specialisten bij Van Havermaet staan u graag te woord!

Geschreven door Hans Philips en Michiel Van Chaze