Thuiswerk en contractonderhandelingen leiden vaker tot belastbare aanwezigheid in het buitenland

In de nasleep van de COVID-crisis zijn thuiswerken en werken op afstand voor veel ondernemingen uitgegroeid tot een structureel onderdeel van de bedrijfsvoering. Hoewel deze flexibiliteit onmiskenbare voordelen biedt, gaan hiermee ook belangrijke fiscale aandachtspunten gepaard.

Belastingdiensten kijken steeds nadrukkelijker naar de locatie waar werknemers hun werkzaamheden feitelijk uitoefenen om heffingsrechten te onderbouwen. In dit kader heeft de OESO recent een geactualiseerde interpretatie van het OESO-Modelverdrag gepubliceerd. Deze verduidelijkingen maken dat thuiswerken en werken op afstand sneller dan voorheen leiden tot het ontstaan van een belastbare vaste inrichting van uw onderneming, met mogelijke fiscale en administratieve verplichtingen tot gevolg.

Wat is er gewijzigd?

De OESO beoogt met haar geactualiseerde commentaar meer duidelijkheid te scheppen over wanneer buitenlandse werkplekken – zoals een thuiskantoor, gehuurde werkruimte of andere locatie – kunnen kwalificeren als vaste inrichting. De belangrijkste aandachtspunten zijn:

• 50%-drempel: Indien een werknemer gedurende een periode van twaalf maanden meer dan 50% van de tijd vanuit dezelfde buitenlandse locatie werkt, kan deze locatie als vaste inrichting worden aangemerkt.
• Commercieel doel centraal: De beoordeling richt zich sterker op de zakelijke motieven en toegevoegde waarde van de aanwezigheid in het buitenland (bijv. zijn er regelmatige klanten- of leverancierscontacten, is er real-time dienstverlening nodig in andere tijdzones, enz.)
• Geen formele verplichting vereist: Het is niet langer doorslaggevend of de werkgever (impliciet of expliciet) verplicht tot thuiswerken; de feitelijke omstandigheden zijn bepalend.
• Ruimer toepassingsgebied: Niet alleen het thuiskantoor van de werknemer is relevant, maar ook andere locaties waar beroepsactiviteiten worden verricht, zoals co-working spaces, tijdelijke kantoren of vakantieverblijven.

Bijkomend aandachtspunt: handelsvertegenwoordigers en contractonderhandelingen

Naast het klassieke vaste-inrichtingsconcept op basis van een vaste plaats van bedrijfsuitoefening, verdient ook het risico op een zogenoemde personele vaste inrichting bijzondere aandacht.

Indien handelsvertegenwoordigers of andere medewerkers actief zijn in het buitenland en aldaar:

• contracten namens de onderneming onderhandelen,
• of een doorslaggevende rol spelen bij het tot stand komen van contracten die vervolgens routinematig worden goedgekeurd,
• en/of deze contracten effectief ondertekenen,

kan dit leiden tot het ontstaan van een belastbare vaste inrichting in het werkland, zelfs zonder fysieke vaste werkplek. De combinatie van werken op afstand en uitgebreide commerciële bevoegdheden verhoogt dit risico aanzienlijk, zeker wanneer deze activiteiten structureel worden uitgeoefend vanuit het buitenland.

Nationale standpunten blijven cruciaal

Naast deze internationale ontwikkelingen is het essentieel rekening te houden met nationale wetgeving en administratieve praktijk. Verschillende landen hebben voorbehouden gemaakt bij het geactualiseerde OESO-commentaar of hanteren een ruimer binnenlands begrip van vaste inrichting. België is hiervan een voorbeeld, wat kan leiden tot registratie- en nalevingsverplichtingen, los van de verdragsanalyse.

Daarnaast verschilt het per land vanaf wanneer het geactualiseerde commentaar wordt toegepast. Zo hebben België en Nederland eerder al bilaterale afspraken gemaakt over de fiscale behandeling van thuiswerken, waarbij de 50%-drempel reeds in de onderlinge relatie werd geïmplementeerd.

Wat betreft het risico op personele vaste inrichting voor handelsvertegenwoordigers, merken we in de praktijk dat zowel de Belgische als Nederlandse belastingdienst (in afwachting van het nieuwe dubbelbelastingverdrag) sneller overgaan tot het vaststellen van een belastbare aanwezigheid zodra er sprake is van het onderhandelen van contracten.

Wat betekent dit concreet voor uw organisatie?

Het bestaan van een belastbare vaste inrichting kan onder meer leiden tot:

1. Vennootschapsbelasting en bijhorende formaliteiten in het werkland en/of woonland;
2. Loonbelastingverplichtingen (inhouding loonheffing) voor de werkgever in het woonland van de werknemer;
3. Mogelijke impact op de persoonlijke inkomstenbelasting van de werknemer;
4. Aanvullende verplichtingen, zoals sociale zekerheidsaspecten.

Waar is actie vereist?

Deze ontwikkelingen zijn met name relevant voor ondernemingen met werknemers die:

• regelmatig vanuit het buitenland werken,
• langdurig in het buitenland verblijven,
• commerciële activiteiten uitoefenen (zoals verkoop of contractonderhandelingen),
• of flexibel gebruikmaken van verschillende werkplekken.

Wij adviseren in dit kader onder meer:

• het (her)bekijken van de internationale personeelsstructuur en commerciële bevoegdheden;
• het actief monitoren van grensoverschrijdende tewerkstelling en werkpleklocaties;
• het tijdig identificeren en beheersen van vaste-inrichtingsrisico’s om onverwachte belastingheffing te vermijden.

Elke situatie vraagt om maatwerk en kan ook voor uw onderneming relevant zijn. Ons gespecialiseerde team van internationale fiscalisten ondersteunt u graag bij het in kaart brengen van de concrete risico’s en fiscale verplichtingen die uit deze ontwikkelingen voortvloeien.