PRIVACYVERKLARING

1 PRIVACY POLICY

Van Havermaet hecht veel belang aan uw persoonsgegevens en streeft ernaar om deze persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, meer bepaald de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (“GDPR”) en de toepasselijke nationale wetgeving die de GDPR aanvult of implementeert.

Deze Privacy Policy is van toepassing op alle activiteiten waarbij Van Havermaet optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, met name wanneer Van Havermaet het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

Deze Privacy Policy bevat essentiële informatie over welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe en waarom wij deze persoonsgegevens verwerken, wie toegang heeft tot deze persoonsgegevens en welke rechten je hebt met betrekking tot deze persoonsgegevens. Wij raden daarom aan om dit document grondig na te lezen.

2 BEDRIJFS- en CONTACTGEGEVENS

Elke verwijzing naar “Van Havermaet”, “wij” of “ons” in deze Privacy Policy verwijst naar VAN HAVERMAET NV, met zetel te Diepenbekerweg 65 (bus 2), 3500 Hasselt en met ondernemingsnummer 0428.179.774, RPR Antwerpen, afdeling Hasselt.

In geval van vragen of opmerkingen in verband met deze Privacy Policy of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kan je ons bereiken via privacy@vanhavermaet.be of telefonisch op het nummer +32 11 30 13 50.

3 WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WE VAN JOU EN WAAROM?

Van Havermaet verzamelt en verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens al naargelang de doeleinden van de verwerking. Hieronder lijsten wij per doeleinde op welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij dat doen en op welke rechtsgrond deze verwerking gebaseerd is.

Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens mee te delen. Weet evenwel dat wij in dat geval in de onmogelijkheid kunnen verkeren om bepaalde diensten te verstrekken.

3.1 Wanneer je een cliënt bent van Van Havermaet (of een medewerker, klant of familielid van een cliënt)

In het kader van onze dienstverlening aan onze cliënten, kunnen wij volgende persoonsgegevens verwerken:

Contact- en identificatiegegevens (naam, vennootschapsnaam, BTW-nummer, adres, e-mailadres, telefoonnummer, …)
Professionele gegevens (beroep, functie, bedrijf, …)
Financiële gegevens (betalingsoverzicht, openstaande en betaalde facturen, identificatie- en bankrekeningnummers, …)

Wij kunnen deze persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Voor de nakoming van onze contractuele verplichtingen, op basis van de noodzaak om de overeenkomst met onze cliënt te kunnen uitvoeren.
Voor klanten, medewerkers of familieleden van een cliënt beroept Van Havermaet zich op het gerechtvaardigd belang om de overeenkomst uit te voeren voor onze cliënt.

Voor administratieve doeleinden, op basis van ons gerechtvaardigd belang om op professionele wijze onze administratie te beheren, waaronder facturatie en het onderhoud van klantenrelaties.

Voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen, waaronder maar niet beperkt tot de antiwitwaswetgeving en de bewaring van fiscale, sociale en boekhoudkundige gegevens.

Voor de verdediging in rechte, op basis van ons gerechtvaardigd belang om Van Havermaet in voorkomend geval in rechte te verdedigen.

3.2 Wanneer je solliciteert bij Van Havermaet

In het kader van sollicitatieprocedures kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contact- en identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres,…);
Professionele informatie (ervaring, huidige functie, …);
LinkedIn-profiel;
Persoonsgegevens die u in uw CV, motivatiebrief en aanvraag heeft toegevoegd;
Informatie die u openbaar heeft gemaakt via sociale media.

We kunnen deze persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Voor de evaluatie van jouw sollicitatie, op basis van de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst in de precontractuele fase (bij een geslaagde sollicitatieprocedure), hetzij op basis van ons gerechtvaardigd belang (indien de sollicitatie niet leidt tot een arbeids- of dienstenovereenkomst);
Voor de aanvulling van onze database, gebaseerd op jouw toestemming om jouw sollicitatie te bewaren in onze database voor toekomstige wervingsdoeleinden;
Voor onze verdediging in rechte, op basis van ons gerechtvaardigd belang om Van Havermaet in voorkomend geval in rechte te verdedigen.

3.3 Wanneer je een bezoeker bent van onze website

Bij uw toegang tot en gebruik van onze website, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Informatie over jouw online gedrag (bv. welke pagina’s u bezoekt op onze website, de tijd en frequentie waarmee u een pagina bezoekt,…);
Technische informatie (IP-adres, cookies, browser, geografische locatie, besturingssysteem,…).

We kunnen deze persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Om contact op te nemen met bezoekers van de website die interesse hebben getoond via de beschikbare formulieren, op basis van ons gerechtvaardigd belang om contact op te nemen met prospecten;
Voor de verbetering en optimalisatie van de website, op basis van ons gerechtvaardigd belang om websitebezoekers een zo gebruiksvriendelijke website-ervaring aan te bieden;
Voor de veiligheid van onze website, op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze website vrij te houden van illegale inhoud, virussen, malware en andere schadelijke online inhoud.

Voor meer informatie over het gebruik van cookies op onze website verwijzen we je door naar onze cookie policy, terug te vinden op https://vanhavermaet.be/cookie-policy/.

3.4 Wanneer je onze nieuwsbrief ontvangt

Onze gepersonaliseerde nieuwsbrief bevat informatie, uitnodigingen voor infosessies, evenementinformatie, etc. die gericht zijn op uw gepersonaliseerde voorkeuren.

Bij het bezorgen van onze nieuwsbrief kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contact -en identificatiegegevens (naam, adres en e-mailadres);
Persoonlijke voorkeuren.

We kunnen deze persoonsgegevens verzamelen voor de volgende doeleinden:

Voor het personaliseren van onze online nieuwsbrief. Wij baseren ons op jouw voorafgaande toestemming, tenzij u een bestaande cliënt bent die wij op de hoogte willen houden van onze (gelijkaardige) diensten.

Je kan je op elk moment afmelden voor deze nieuwsbrief door ons te contacteren op privacy@vanhavermaet.be of via de opt-out optie in onze marketing e-mails. Deze intrekking beïnvloedt de voorafgaande verwerking van persoonsgegevens, of de verwerking gebaseerd op andere rechtsgronden niet.

3.5 Wanneer je contact met ons opneemt

Je kan ons via verschillende kanalen contacteren, waaronder maar niet beperkt tot via e-mail, telefonisch, via onze website, sociale media of op enige andere wijze.

Hierbij kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contact -en identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);
Professionele informatie (beroep, functie, bedrijf, ervaring);
Persoonsgegevens die u meedeelt tijdens jouw contactopname, de inhoud van de contactopname en bepaalde technische gegevens in verband met de communicatie (datum, tijd, lengte).

We verzamelen en verwerken deze persoonsgegevens om de communicatie tussen beide partijen mogelijk te maken, op basis van ons gerechtvaardigd belang om jou als klant te woord te staan.

4 HOE LANG BEWAREN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zolang het nodig is om aan de doeleinden van onze verwerkingen te voldoen, zoals hierboven beschreven, tenzij de wet er een langere bewaartermijn vereist of toelaat.

Meer bepaald gelden de volgende bewaartermijnen binnen Van Havermaet:

Categorie persoonsgegevens	Bewaartermijn
Persoonsgegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is in het kader van een contractuele relatie	Tijdens de contractuele relatie en voor een periode van 10 jaar na de beëindiging ervan.
Persoonsgegevens opgenomen in boekhoudkundige, financiële of andere officiële documenten	Zolang de bewaring ervan wettelijk verplicht is.
Persoonsgegevens verwerkt in het kader van een klacht of geschil	Zolang de bewaring ervan in ons gerechtvaardigd belang is en minstens tot 10 jaar na beëindiging van het geschil.
Persoonsgegevens verwerkt in het kader van een sollicitatieprocedure	Tijdens de sollicitatieprocedure en bij toestemming van de betrokkene, bewaren wij deze data in onze database voor een periode van 10 jaar na ontvangst ervan.
Persoonsgegevens verwerkt in het kader van onze nieuwsbrief	Zolang jouw toestemming niet wordt ingetrokken of zolang je cliënt blijft.
Persoonsgegevens die wij via onze communicatie met jou verwerken	Zolang de bewaring van deze persoonsgegevens noodzakelijk is om jouw communicatie te beantwoorden, en voor een periode van 10 jaar na onze laatste communicatie om over een historisch archief te beschikken indien je ons opnieuw contacteert.
Persoonsgegevens verzameld via cookies	We verwijzen hiervoor naar onze cookie policy, terug te vinden via https://vanhavermaet.be/cookie-policy/.

5. WAT ZIJN DE RECHTEN WAAROP JE JE KAN BEROEPEN?

In overeenstemming met en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de GDPR, beschik je over de volgende rechten:

Recht op toegang en inzage: je hebt het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over jou hebben en na te gaan of, waarvoor en hoe we deze verwerken. Je hebt eveneens het recht een kopie te ontvangen van deze gegevens.
Recht op rectificatie: je hebt het recht om rectificatie (verbetering) van je onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen. We verzoeken je om uw persoonsgegevens accuraat en up-to-date te houden en ons op de hoogte te brengen van eventuele wijzigingen.
Recht op gegevenswissing of beperking: behoudens wettelijke verplichtingen, zoals maar niet beperkt tot de antiwitwaswetgeving en onze wettelijke bewaartermijnen, heb je het recht om in bepaalde specifieke gevallen je persoonsgegevens te laten wissen of de verwerking ervan te laten beperken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: je hebt het recht de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Je hebt het recht deze gegevens te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar: je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang omwille van met jouw specifieke situatie verband houdende redenen.
Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschik je over het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Deze persoonsgegevens kunnen dan wel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken. Dit recht omvat eveneens jouw absoluut recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
Rechten inzake geautomatiseerde besluitvorming en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat je niet aan volledige geautomatiseerde besluitvorming wordt onderworpen.

Je kan voormelde rechten uitoefenen door je te wenden tot privacy@vanhavermaet.be.

In het geval dat je jouw toestemming voor direct marketing wilt intrekken kan dit eveneens via de opt-out optie in deze e-mails. De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Van Havermaet heeft echter recht op een redelijke administratieve vergoeding indien er sprake is van onredelijke of herhaaldelijke verzoeken.

Wij engageren ons om binnen een redelijke termijn op uw vraag of verzoek te reageren. Het is mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw verzoek te controleren.

6. DOORGIFTE AAN DERDEN

Overeenkomstig de doeleinden zoals beschreven in titel 3 en indien nodig, kunnen wij bepaalde persoonsgegevens meedelen aan derde partijen. Deze mededeling zal steeds gebeuren op een need-to-know basis en met inachtname van de nodige waarborgen om de veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen.

Aan andere entiteiten binnen de Van Havermaet-groep;
Aan dienstverleners die optreden als onze ‘verwerkers’ of ‘subverwerkers’, waaronder maar niet beperkt tot softwareleveranciers of IT-dienstverleners die instaan voor de beveiliging, analyse, hosting en software infrastructuur van Van Havermaet;
Aan andere dienstverleners die wij inschakelen voor specifieke opdrachten, zoals advocaten, bedrijfsrevisoren, notarissen, boekhouders;
Aan derde partijen in het kader van een gedeeltelijke of gehele reorganisatie of een overdracht van de activiteiten van een onderneming en de bijhorende vertrouwelijke gesprekken die eraan voorafgaan;
Aan derde partijen in het kader van een wettelijke verplichting, of in het kader van de medewerking ter goeder trouw aan een lopend gerechtelijk onderzoek, gerechtelijk bevel of rechtszaak of om de belangen van Van Havermaet in rechte te vrijwaren.

Indien deze derde partijen kwalificeren als (sub-)verwerker onder de GDPR, zijn wij verantwoordelijk voor deze verwerking van persoonsgegevens en zullen wij steeds een verwerkersovereenkomst met hen sluiten overeenkomstig de bepalingen die de GDPR voorschrijft. Wij hechten erg veel belang aan de naleving van passende technische en organisatorische maatregelen door onze (sub-)verwerkers ter bescherming en beveiliging van jouw persoonsgegevens.

Op jouw verzoek bezorgen wij je binnen een redelijke termijn een lijst van derde partijen aan wie wij jouw gegevens hebben meegedeeld. In geen geval zullen we jouw persoonsgegevens verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan derde landen die zich buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) bevinden. Het is echter mogelijk dat we via onze verwerkers of sub-verwerkers uw persoonsgegevens wel doorgeven aan landen buiten de EER. In dat geval zullen wij voldoende waarborgen nemen om jouw persoonsgegevens bij de doorgifte te beschermen (bijvoorbeeld door het afsluiten van een overeenkomst op basis van modelcontractbepalingen zoals opgesteld door de Europese Commissie).

Meer informatie over de specifieke mechanismen die door ons worden gebruikt bij de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

7. HOE ZORGEN WIJ VOOR DE VERTROUWELIJKHEID EN BEVEILIGING VAN JOUW GEGEVENS?

Wij nemen de veiligheid van je persoonsgegevens zeer serieus. Daarom nemen wij passende technische, juridische en organisatorische maatregelen, om jouw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking van persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Hieronder vind je een overzicht van de beveiligingsmaatregelen die Van Havermaet neemt:

Technische maatregelen

· Technische beveiliging van infrastructuur, bijvoorbeeld alarmsystemen, …

· Toegangscontrole met badge

· Geëncrypteerde back-ups;

· Firewall;

· Wachtwoordbeveiliging;

· Testing;

· VPN-infrastructuur;

· Clean desk policy;

· Afgescheiden WiFi-netwerken tussen medewerkers en klanten.

Organisatorische maatregelen

· Opstellen van gepaste (privacy) policies, zowel intern als extern;

· Opleiding en sensibilisering van werknemers;

· Uitvoering van gegevensbeschermings effectenbeoordelingen (DPIA);

Juridische maatregelen

· Opstellen van verwerkers- overeenkomsten om de overdracht van persoonsgegevens naar onze verwerkers in de zin van de GDPR correct te laten verlopen;

· Naleving en evaluatie van contractuele verplichtingen inzake privacy en gegevensbescherming;

· Aanzetten en aandringen van mede-contractanten die verwerkings- verantwoordelijke zijn om de verplichtingen inzake GDPR na te leven en om de bescherming van persoonsgegevens te garanderen;

· Het opnemen van bepalingen inzake de geheimhouding en bescherming van jouw persoonsgegevens in arbeidsovereenkomsten, het arbeidsreglement en onze interne policies afgesloten met onze interne medewerkers. We streven er steeds naar deze documenten zo goed mogelijk in overeenstemming te brengen met de GDPR.

8. AANSPRAKELIJKHEID

Van Havermaet is niet aansprakelijk voor onrechtmatige verwerking of onrechtmatig gebruik door een derde partij (andere dan een verwerker of subverwerker), indien we jouw persoonsgegevens rechtmatig aan een derde hebben bezorgd.

Van Havermaet is in geen geval verantwoordelijk of aansprakelijk voor directe of indirecte schade als gevolg van fout of onwettelijk gebruik van persoonsgegevens door een derde (die geen verwerker of subverwerker is). Van Havermaet is evenmin aansprakelijk indien derden jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of gebruiken en Van Havermaet passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.

Van Havermaet kan enkel aansprakelijk worden gesteld voor de schade veroorzaakt door het verwerken van persoonsgegevens indien zij niet voldeed aan de specifieke verplichtingen van de GDPR, en in geen enkel geval voor enige bijzondere, incidentele, indirecte of gevolgschade of -verliezen.

9. HEB JE KLACHTEN?

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met je persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Om die reden zouden we graag de kans krijgen om in eerste instantie jouw bezorgdheden zelf weg te nemen voordat je je tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wendt.

Indien je toch klachten zou hebben of van oordeel bent dat je rechten geschonden zouden zijn en je binnen onze onderneming voor je bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het je vrij een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

Je kan je bijkomend richten tot een rechtbank wanneer je meent dat je schade zou lijden als gevolg van de verwerking van je persoonsgegevens.

10. WIJZIGINGEN

Van Havermaet heeft ten allen tijde het recht deze Privacy Policy te wijzigen. De datum van de meest recente versie wordt getoond in de rechterbovenhoek van deze Privacy Policy. Bekijk deze Privacy Policy regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen die erop van toepassing zijn. Indien aanpassingen worden doorgevoerd, nemen wij alle redelijke maatregelen (website, e-mail,…) om jou op de hoogte te stellen, voordat de wijzigingen van kracht worden.

Gewijzigde versies van deze Privacy Policy treden in werking zeven (7) dagen na publicatie ervan op onze website en/of na elke andere vorm van bekendmaking en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd, tenzij zulke wijzigingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke vereiste. In dit laatste geval zullen zulke wijzigingen onmiddellijk in werking treden.