Eindejaar: naast de cadeautjes ook nog uw corporate housekeeping afvinken

De eindejaarsperiode staat voor gezelligheid, feestdagen, eindejaarsrecepties en – laten we eerlijk zijn – vaak ook een flinke to-dolijst. Terwijl u nadenkt over feestmenu’s en vakantieplannen, is het misschien ook hét moment om even stil te staan bij de administratieve en juridische housekeeping van uw onderneming. Want ook op dat vlak zijn er enkele zaken die u best nog vóór het einde van het jaar afvinkt. Een kleine check vandaag kan u heel wat kopzorgen in het nieuwe jaar besparen.

Onze Paralegal-afdeling zet alvast enkele aandachtspunten op een rij.

1. Sociale bijdragen: alles netjes betaald?

Hebt u gedurende het afgelopen jaar voldoende sociale bijdragen betaald? Uw sociale bijdragen worden in eerste instantie berekend op basis van een voorlopig inkomen. Blijkt uw werkelijke inkomen hoger te liggen, dan kan een regularisatie volgen.

Het kan dus interessant zijn om na te gaan of uw voorlopige bijdragen nog in lijn liggen met uw inkomsten. Is uw inkomen hoger, dan kunt u in december nog een vrijwillige storting doen. Zo vermijdt u onaangename verrassingen achteraf.

2. UBO-register: hebt u uw jaarlijkse bevestiging al gedaan?

Vennootschappen moeten hun gegevens in het UBO-register jaarlijks bevestigen, ook wanneer er niets gewijzigd is. Is uw jaarlijkse bevestiging al gebeurd?

Controleer meteen ook of de geregistreerde gegevens nog correct en volledig zijn. Zijn er bijvoorbeeld wijzigingen geweest in de aandeelhoudersstructuur of de uiteindelijke begunstigden? Ook dan moet u de UBO-registratie snel aanpassen.

3. Nieuwe activiteiten uitgeprobeerd? Vergeet uw KBO niet!

Hebt u dit jaar uw activiteiten uitgebreid of eens een nieuwe activiteit uitgeprobeerd? Misschien bent u gestart met een nieuwe dienstverlening, een bijkomende handelsactiviteit of een andere commerciële opportuniteit.

Dan is het belangrijk om na te gaan of uw inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) nog overeenstemt met de activiteiten die u effectief uitoefent.

Een correcte KBO-inschrijving is immers meer dan een administratieve formaliteit.

4. Beslissingen genomen? Moeten die nog gepubliceerd worden?

Werd er dit jaar een belangrijke beslissing genomen binnen uw vennootschap? Denk bijvoorbeeld aan een benoeming of ontslag van een bestuurder, een wijziging van de zetel of een andere beslissing waarvoor een publicatieverplichting geldt. Of heeft uw vennootschap sinds kort maar één aandeelhouder? Ook dan is een bekendmaking verplicht.

Goed nieuws: via JustAct kunnen wij heel wat van deze formaliteiten snel en efficiënt voor u regelen. Zo hoeft u zich daar alvast geen zorgen over te maken.

5. Aandelen overgedragen? Vergeet het aandelenregister niet!

Een aandelenoverdracht is soms sneller geregeld dan de administratie die erop volgt. Werden er dit jaar aandelen verkocht, geschonken of op een andere manier overgedragen? Controleer dan zeker of het aandelenregister correct werd bijgewerkt. Een vergeten of onvolledig aandelenregister kan later voor onduidelijkheid zorgen over de aandeelhoudersstructuur en de eigendom van de aandelen.

Of vindt u dit register misschien niet meer? Wij zorgen snel voor een nieuw, digitaal exemplaar via e-Stox.

6. Nog enkele zaken om mee te nemen in uw eindejaarscheck

Naast bovenstaande aandachtspunten zijn er nog enkele zaken die u best onder de loep neemt:

• Bestuurdersmandaten: zijn alle benoemingen, herbenoemingen en ontslagen correct verwerkt en gepubliceerd waar nodig?
• Volmachten en handtekeningsbevoegdheden: zijn de bestaande volmachten nog actueel en afgestemd op de huidige werking van uw onderneming?
• Statuten: weerspiegelen uw statuten nog de huidige structuur en werking van uw vennootschap?
• Aandeelhoudersafspraken: zijn eventuele aandeelhoudersovereenkomsten nog afgestemd op de actuele situatie?
• Jaarlijkse algemene vergadering: werden de nodige notulen en beslissingen correct opgesteld en bewaard?

Geen paniek als u bij het lezen van deze lijst enkele vakjes niet kunt afvinken. Of het nu gaat om een vergeten publicatie, een update van uw KBO-gegevens, een aanpassing van het aandelenregister of een andere vennootschapsrechtelijke formaliteit: wij bekijken graag samen met u wat nog moet gebeuren en zorgen ervoor dat alles zo veel mogelijk vóór het einde van het jaar in orde wordt gebracht.

Liever niet alleen de losse eindjes aanpakken, maar uw volledige corporate housekeeping eens grondig onder de loep nemen?

Dan is onze intern ontwikkelde Corporate Housekeeping Scan misschien precies wat u zoekt. Tijdens deze check-up brengen we de juridische en administratieve organisatie van uw vennootschap in kaart. U ontvangt nadien een overzichtelijk rapport met concrete vaststellingen en duidelijke actiepunten, zodat u precies weet waar uw onderneming staat en waar eventueel bijsturing nodig is.

Onze Paralegal-afdeling helpt u graag om ook de laatste to-do’s van 2026 zorgeloos af te vinken.