Klokkenluidersregeling
Groep van havermaet

 

Art. 1 Voorwerp en toepassingsgebied :

Deze klokkenluidersregeling heeft als bedoeling dat zowel interne medewerkers als derde partijen een veilig kader vinden waarbinnen ze inbreuken of redelijke vermoedens van inbreuken op het Europese Unierecht of op een van de gebieden uit het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluiderswet, kunnen melden.

Concreet kan melding gemaakt worden van inbreuken op een van volgende gebieden :

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
• bestrijding van belastingfraude;
• sociale fraudebestrijding;
• inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad;
• inbreuken in verband met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

 

Art. 2 Intern meldingskanaal :

• Toegang
  De werkgever zet hiertoe een intern meldingskanaal op.
  Iedereen die een melding wenst te doen zal in eerste instantie het interne meldingskanaal gebruiken.
  Binnen de groep Van Havermaet kan dit t.a.v. mevr. Elly Smets op een van de volgende wijzen :- Telefonisch op het nummer +32 11 301350
  – Per e-mail aan klokkenluidersregeling@vanhavermaet.beMeldingen mogen zowel mondeling als schriftelijk worden gedaan. Het inplannen van een afspraak met mevr. Smets binnen een redelijke termijn is mogelijk via bovenstaande contactgegevens.
• Behandeling
  Het beheer van de meldingen is zo ingericht dat:
  • de melder binnen de 7 dagen een ontvangstbevestiging krijgt toegestuurd ;
  • het de identiteit van de melder en evt. genoemde derden beschermt ;
  • niet-gemachtigde personen geen toegang hebben ;
  • de meldingsbeheerder de melding rapporteert aan de directie of de verantwoordelijke partner, zodat de juistheid van de in de melding gedane beweringen kan worden bevestigd. In overleg wordt bepaald wie de gemelde inbreuk verder onderzoekt, bijvoorbeeld door middel van maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een diepgaand onderzoek, of het beëindigen van de procedure.
  • een reactietermijn van max. drie maanden na de ontvangstbevestiging gewaarborgd wordt.

 

Art. 3 Externe meldingen :

Wie geen interne melding wil doen, kan beroep doen op de federale coördinator of de bevoegde autoriteiten, ieder in het kader van hun respectieve opdracht.

De contactgegevens van de federale coördinator vindt u terug via https://www.federaalombudsman.be/nl/meldingsformulierhttps://www.federaalombudsman.be/nl.

De bevoegde autoriteiten zijn de volgende:

1° de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;

2° de Federale Overheidsdienst Financiën;

3° de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;

4° de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;

5° de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;

6° de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid

7° het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;

8° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;

9° het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;

10° de Belgische Mededingingsautoriteit;

11° de Gegevensbeschermingsautoriteit;

12° de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;

13° de Nationale Bank van België;

14° het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;

15° de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;

16° het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;

17° het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;

18° het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;

19° het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;

20° de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;

21° de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;

22° de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;

23° de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);

24° de Scheepvaartcontrole.

De bevoegde autoriteiten publiceren op hun website op een afzonderlijke en makkelijk toegankelijke pagina de voorwaarden om voor bescherming in aanmerking te komen, de remedies tegen represailles, de nodige contactgegevens, de toepasselijke procedures en de geheimhoudingsregels en de wijze waarop opvolging wordt gegeven aan de gedane meldingen.

De melding kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. De melder kan om een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn vragen.

Het beheer van de meldingen is zo ingericht dat:

• de melder binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging krijgt toegestuurd ;
• een reactietermijn van max. drie maanden, of zes maanden wanneer naar behoren gerechtvaardigd, na de ontvangstbevestiging gewaarborgd wordt ;
• de personeelsleden aangewezen voor de behandeling van de meldingen specifiek worden opgeleid en zijn gehouden tot de geheimhoudingsplicht ;

 

Art. 4 Openbaarmaking :

Een persoon die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de klokkenluiderswet indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

• de persoon deed eerst een interne en / of een externe melding naar aanleiding waarvan geen passende maatregelen werden genomen binnen de gestelde termijn ;
• de persoon heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
• de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
• er in geval van een interne en / of externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.

Dit is niet van toepassing op gevallen waarin een persoon rechtstreeks informatie aan de pers verstrekt op grond van specifieke bepalingen die een stelsel voor de bescherming van de vrijheid van meningsuiting en informatie instellen.

 

Art. 5 Verwerking van persoonsgegevens / geheimhouding / registratie van meldingen :

De verwerkingsverantwoordelijke binnen Van Havermaet is : mevrouw Elly Smets

Enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt voor de uitvoering van de wettelijk vereiste onderzoeken.

De identiteit van de melder mag zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming niet worden bekendgemaakt aan andere dan de gemachtigde personeelsleden bevoegd voor de ontvangst en / of opvolging van de meldingen, tenzij zulks noodzakelijk en evenredig is op basis van een wettelijke verplichting in het kader van het onderzoek door de autoriteiten of een gerechtelijke procedure, mede ter waarborging van de rechten van verdediging.

Melders wiens identiteit bekend wordt gemaakt ontvangen op voorhand een schriftelijke toelichting over het waarom daarvan.

Van Havermaet houdt een register bij van alle meldingen. De meldingen met alle persoonsgegevens en ondersteunende informatie worden bewaard minstens zolang de contractuele relatie tussen de melder en Van Havermaet loopt en maximaal gedurende de verjaringstermijn voor de eventuele rechtsvorderingen.

Alle betrokkenen hebben het recht om de verwerkingsverantwoordelijke binnen Van Havermaet te verzoeken tot toegang, rechtzetting en uitwissing van en bezwaar tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Tevens kunnen zij een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

 

Art. 6 Beschermingsmaatregelen

1. Verbod op represailles
   Elke vorm van represailles, de dreiging met en poging tot inbegrepen, is verboden en wel op de volgende wijzen:
   • schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
   • degradatie of weigering van bevordering;
   • overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
   • het onthouden van opleiding;
   • negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
   • het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
   • dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
   • discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
   • niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
   • niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
   • schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
   • opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
   • vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
   • intrekking van een licentie of vergunning;
   • psychiatrische of medische verwijzingen.
   • Elke beschermde persoon die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een klacht indienen bij de federale coördinator.
2. Ondersteuningsmaatregelen
   De melder heeft, naargelang het geval, toegang tot volgende ondersteuningsmaatregelen en met name:
   • volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles;
   • technisch advies ten aanzien van elke autoriteit;
   • rechtsbijstand;
   • ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, media gerelateerde en sociale ondersteuning;
   • financiële bijstand in het kader van gerechtelijke procedures.

Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens wordt belast met het toepassen van of toezien op de toepassing van de ondersteuningsmaatregelen.