E-facturatie via Peppol: Zijn uw algemene voorwaarden nog afdwingbaar en uw facturen inbaar?

Sinds 1 januari 2026 zijn quasi alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen verplicht gestructureerde elektronische facturen (“e-facturen”) te gebruiken voor hun B2B-transacties, zowel voor het uitreiken ervan als voor het ontvangen. Deze wetswijziging is niet alleen van belang voor uw manier van boekhouden, maar heeft ook een belangrijke impact op de afdwingbaarheid van uw algemene voorwaarden. Hieronder lichten we toe welke stappen u dient te ondernemen om de afdwingbaarheid van uw algemene voorwaarden te blijven verzekeren.

Het belang van algemene voorwaarden

Die kleine lettertjes, zijn die zo belangrijk? Absoluut! Het gebruik van correcte algemene voorwaarden zorgt ervoor dat u efficiënt kan ondernemen en een vaste set van regels heeft ten aanzien van uw klanten, leveranciers, etc. Zo is meteen duidelijk welke rechten en plichten er op wie rusten, kan u potentiële risico’s (waaronder aansprakelijkheidsrisico’s) beheersen en beperken en verzekert u dat het ontstaan van geschillen en de noodzaak tot individuele onderhandelingen tot het minimum beperkt wordt. Kortom, algemene voorwaarden zijn een essentieel instrument in het dagelijks handelsverkeer.

Van klassieke factuur naar Peppol

E-facturatie via het Peppol-netwerk (=“Paneuropean public procurement online”) is sinds 1 januari 2026 de norm voor B2B-facturen die verzonden en ontvangen worden tussen in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen. Dit houdt in dat de facturen voortaan rechtstreeks en elektronisch worden uitgewisseld tussen de (boekhoud)systemen van ondernemingen, waardoor het essentieel is dat elke onderneming die onderworpen is aan de regelgeving beschikt over software die compatibel is met het Peppol-netwerk én haar Peppol-account activeert. Alleen op deze manier bent u in lijn met de regelgeving. Indien uw account nog niet geactiveerd is, is het waarschijnlijk van groot belang dat u meteen tot actie overgaat.

De facturen worden in het systeem opgesteld aan de hand van een vaste, gestructureerde indeling die niet vrij kan worden aangepast. Het is dus niet langer toegelaten om enkel een factuur via post te verzenden of in de vorm van een PDF-bestand te versturen via e-mail. Enkel elektronische facturen in de structuur voorzien door het Peppol-systeem zijn nog geldig.

Dit heeft tot gevolg dat uw algemene voorwaarden niet langer achteraan de factuur kunnen worden vermeld of als PDF-bijlage in e-mail worden meegestuurd. Het Peppol-systeem laat weliswaar toe om bijlagen mee te sturen, maar:

1. Er is geen volkomen garantie dat uw algemene voorwaarden zichtbaar zijn voor uw klant. Dit is namelijk afhankelijk van de software die de ontvanger van de e-factuur gebruikt.
2. U(w boekhouder) dient uw algemene voorwaarden zelf toe te voegen in uw softwarepakket. Wordt er geen actie ondernomen, dan zal u voortaan dus geen factuurvoorwaarden meer (op een geldige wijze) kunnen overmaken.

De juiste aanpak: voorafgaand en duidelijk

Naar aanleiding van de invoering van dit nieuwe systeem, rijst de vraag wat er dient te gebeuren met de mededeling van uw algemene voorwaarden.

Indien uw klant niet de mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden en deze te aanvaarden, loopt u het risico dat uw algemene voorwaarden niet afdwingbaar zijn. Algemene voorwaarden worden namelijk pas als afdwingbaar beschouwd indien ze voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter kennis zijn gebracht en de klant over de reële mogelijkheid beschikt heeft deze te aanvaarden. Indien u geen actie onderneemt, stelt u zich bloot aan mogelijke discussies en geschillen met uw klanten, die vermeden kunnen worden.

Daarom is het ten zeerste aanbevolen om:

• Uw algemene voorwaarden voorafgaandelijk aan het versturen van een factuur mee te delen en te laten aanvaarden door uw klanten. Idealiter gebeurt dit zo vroeg mogelijk in het commerciële proces, bijvoorbeeld bij uw offertes, bestelbonnen of samenwerkingsovereenkomsten en bij voorkeur met een expliciete aanvaarding door de klant. Zo staat vast dat uw klant kennis heeft genomen van de voorwaarden nog vóór de eerste e-factuur wordt verstuurd; én
• De algemene voorwaarden opnieuw mee te delen bij verzending van de factuur via Peppol.

Ook inhoudelijke update vereist

Niet enkel de manier waarop u uw algemene voorwaarden meedeelt dient aangepast te worden, ook de inhoud ervan dient geactualiseerd te worden. Denk bijvoorbeeld aan:

• een clausule die verduidelijkt dat facturen enkel rechtsgeldig zijn wanneer zij via Peppol worden uitgewisseld;
• een clausule die leveranciers of klanten aanspoort om zich in regel te stellen met hun Peppol-verplichtingen, voor zover dit nog niet het geval is;
• een duidelijke regeling rond de aanvaarding en betwisting van facturen. Peppol voorziet hier zelf namelijk geen mogelijkheid toe, hiervoor blijft een aparte actie van uw klant vereist.

Concreet

Heeft uw onderneming nog geen algemene voorwaarden? Dan is dit hét moment om er te laten opstellen. Algemene voorwaarden zijn een echte must have geworden om efficiënt uw rechten en plichten te bundelen en communiceren aan uw klant, zeker in een steeds meer gedigitaliseerde bedrijfsomgeving.

Wie reeds over algemene voorwaarden beschikt, laat ze best grondig nakijken, aangezien de gewijzigde wetgeving ervoor kan zorgen dat uw bestaande algemene voorwaarden niet langer actueel of afdwingbaar zijn.

Kortom, de overstap naar e-facturatie is geen louter technische oefening, maar vraagt ook een juridische afstemming. Wie dit vandaag correct aanpakt, voorkomt morgen juridische verrassingen.

Wij bekijken graag samen met u welke aanpassingen vereist en/of wenselijk zijn om uw algemene voorwaarden volledig in overeenstemming te brengen met de nieuwste wetgeving. Ook bij vragen omtrent het toevoegen van uw algemene voorwaarden in uw softwarepakket kan u bij ons terecht.