Een handelsvertegenwoordiger, meer dan een verkoper …

Een handelsvertegenwoordiger is vaak het commerciële uithangbord van een bedrijf – iemand die met een glimlach en een stevige dosis overtuiging de markt opgaat om klanten te winnen, relaties te onderhouden en deals te sluiten.

Maar vergis u niet: achter deze dynamische job schuilt een bijzonder statuut. In het Belgische arbeidsrecht krijgt de handelsvertegenwoordiger een aparte behandeling. Waarom? Omdat hun rol fundamenteel verschilt van die van een doorsnee werknemer. Ze zijn vaak op de baan, werken vaak autonoom en dragen een belangrijke commerciële verantwoordelijkheid. Daarom gelden er voor hen bijzondere regels, rond onder meer arbeidsduur, commissielonen, concurrentie, … . Geen gewone job dus, maar wanneer is nu iemand echt een handelsvertegenwoordiger?

Accountmanagers, sales reps, business developers… De jobtitels vliegen u om de oren, en vaak doen ze allemaal ongeveer hetzelfde. Maar horen ze ook écht thuis onder het statuut van handelsvertegenwoordiger?

De officiële omschrijving in de Arbeidsovereenkomstenwet luidt:

“De arbeidsovereenkomst voor handelsvertegenwoordigers is de overeenkomst waarbij een werknemer, de handelsvertegenwoordiger, zich verbindt tegen loon cliënteel op te sporen en te bezoeken met het oog op het onderhandelen over en het sluiten van zaken, verzekeringen uitgezonderd, onder het gezag, voor rekening en in naam van een of meer opdrachtgevers.”

Volgend elementen zijn cruciaal om te bepalen of een werknemer al dan niet gezien moet worden als handelsvertegenwoordiger:

• Opsporen en bezoeken van cliënteel;
• Onderhandelen over zaken en deze af te sluiten;
• Bestendige uitoefening van het beroep.

‘Opsporen en bezoeken van cliënteel’

‘Het opsporen van klanten’ betekent in de eerste plaats dat de werknemer actief op zoek gaat naar nieuwe klanten – dus naar personen of bedrijven die nog geen klant zijn van de werkgever.

Toch wordt het begrip ruimer geïnterpreteerd. Zo wordt ook aanvaard dat het opsporen van klanten zich binnen het bestaande klantenbestand kan afspelen – bijvoorbeeld door een nieuw productgamma te introduceren bij deze klanten.

Daarnaast is het bezoeken van klanten een essentieel onderdeel van de functie. Dat impliceert rechtstreeks contact met (potentiële) klanten van de werkgever. De fysieke aanwezigheid bij de klant is daarbij een essentieel element.

En daar zit een belangrijk onderscheid: de handelsvertegenwoordiger werkt niet van achter een bureau of in een showroom maar op de baan, dicht bij de klant. Een verkoopsmedewerker in een showroom zal dus niet onder de definitie van een handelsvertegenwoordiger vallen. Ook televerkopers vallen dus niet onder de noemer van handelsvertegenwoordiger.

‘Onderhandelen over zaken en deze af te sluiten’

Het doel van die klantenbezoeken is heel duidelijk: onderhandelen over en afsluiten van zaken.

De keuze voor het woord ‘en’ is hier misleidend en is een duidelijke vergissing van de wetgever. Het is in principe niet nodig dat de handelsvertegenwoordiger zowel onderhandelt als contracten afsluit: één van beide volstaat. Een bezoek aan de klant met het oog op onderhandelen óf het sluiten van een deal is al voldoende.

Het aspect van onderhandelen of afsluiten van zaken onderscheidt de handelsvertegenwoordiger net van andere commerciële buitendienstmedewerkers, die ook klanten bezoeken met een ander doel.

Denk bijvoorbeeld aan een sales promotor voor een koffiemerk: deze medewerker maakt het product bekend bij klanten en neemt soms zelfs bestellingen aan. Echter, als het aankomt op prijsbesprekingen of het sluiten van deals, houdt hij zich op de achtergrond. Daarom wordt zo’n promotor niet beschouwd als een handelsvertegenwoordiger.

Kortom: waar de handelsvertegenwoordiger actief streeft naar het onderhandelen en/of afsluiten van commerciële afspraken, ligt bij andere buitendienstmedewerkers de focus op ondersteuning en presentatie van het product — twee essentiële rollen, maar met een andere invulling.

‘Bestendige uitvoering van de functie’

Tot slot moet handelsvertegenwoordiging de kern van de functie vormen.

Gaat een bediende sporadisch op pad naar een klant? Dan maakt dat hem nog geen handelsvertegenwoordiger.

Een handelsvertegenwoordiger is iemand die wordt aangenomen om voortdurend en met volle focus zijn commerciële rol als hoofdactiviteit uit te oefenen. Zelfs als de werkgever hem daarnaast af en toe extra taken geeft die buiten het typische takenpakket van handelsvertegenwoordiging vallen, verandert dat niets aan zijn statuut.

Het uitgangspunt is hier dat de hoofdactiviteit doorslaggevend zal zijn.

Is uw accountmanager juridisch een handelsvertegenwoordiger? Valt uw business developer onder dit specifieke regime? Twijfelt u of een werknemer écht een handelsvertegenwoordiger is? We helpen u graag met een scherpe analyse en helder advies. Zo vermijdt u onaangename verrassingen en staat u juridisch sterk.

In een volgend artikel nemen we u mee in de bijzondere regels die van toepassing zijn zodra iemand effectief het statuut van handelsvertegenwoordiger heeft — want dat brengt best wat extra’s met zich mee! Wilt u intussen al duidelijkheid? Neem gerust contact met ons op.