Deel dit artikel

Raad van advies

De raad van advies is een adviserend platform en denktank voor de KMO-eigenaar-ondernemer. Er wordt gedebatteerd over allerhande vraagstukken die zowel van juridische, financiële of strategische aard kunnen zijn. De vergaderingen zijn vertrouwelijk en bieden de mogelijkheid om advies in te winnen en vragen of bekommernissen voor te leggen aan externe experts. Die externe adviseurs zijn een kritisch klankbord voor de eigenaar-ondernemer.

Het oprichten van een raad van advies kan nuttig zijn bij bedrijfsgroei, professionalisering, aanboren van nieuwe markten/producten of bedrijfsoverdracht.

Belangrijk is dat de raad van advies hoogstens aanbevelingen formuleert die bovendien niet bindend zijn. Ze moeten de eigenaar-ondernemer helpen om de juiste weg te bewandelen. Het is vaak een eerste stap naar het inrichten van een actieve raad van bestuur.

Een raad van advies kan worden opgericht op initiatief van de eigenaar-ondernemer. Dit is een flexibele procedure die enkel een contractuele relatie teweegbrengt. Deze raad is immers geen wettelijk orgaan. Ook de ontbindingsmogelijkheden zijn flexibel en op initiatief van de eigenaar-ondernemer.

Oprichting raad van advies

De juiste adviseurs

Zorg dat de competenties die u rond de tafel verzamelt complementair zijn. Zorg er eveneens voor dat ze aanvullend zijn met de minder sterke punten van het bedrijf of de eigenaar-ondernemer.

Kennismaking

Adviseurs moeten het bedrijf en de aandeelhouders leren kennen. Besteed voldoende tijd aan de kennismaking en de rondleiding in het bedrijf.

Draagvlak

Zorg voor een draagvlak binnen de organisatie: alle aandeelhouders moeten achter deze keuze staan. Het management moet worden geïnformeerd over het nieuwe orgaan.

Openheid en vertrouwen

Als bedrijf moet u bereid zijn om alles op tafel te leggen en te delen met de adviseurs. Er mogen geen verborgen agenda’s zijn of andere gelijklopende verhaallijnen. Ook de adviseurs moeten langs hun kant discretie tonen.

Engagement

De oprichting van een raad van advies is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Zowel het bedrijf als de adviseurs moeten voldoende engagement tonen om samen voor effectieve meerwaarde te zorgen.

Checklist praktische punten

Samenstelling
De eigenaar-ondernemer, samen met eventuele andere aandeelhouders en externe adviseurs (minimaal 2). Let hierbij vooral op:

  • Onafhankelijke adviseurs, zonder conflicterende belangen met de onderneming of familie (objectief advies)
  • Verscheidenheid en complementariteit aan expertise
  • Vermijden van ‘ja’-knikkers

Frequentie
+/- 4 keer per jaar (kwartaalbasis) om de betrokkenheid van de leden en continuïteit in het bedrijf te garanderen.

  • Adviseurs moeten openstaan om tussentijds bereikbaar te zijn
  • Indien noodzakelijk, extra bijeenkomsten voorzien

Agenda
Per vergadering moet er een duidelijke agenda worden opgesteld. Deze moet minimaal 14 werkdagen voor de bijeenkomst worden rondgestuurd naar de adviseurs met, indien nodig, bijkomende documentatiebundels. Bij aanvang van de raad kan er ook een algemene jaarplanning met een aantal targets worden opgesteld.

Verslaggeving
Van elke meeting moet een verslag worden opgesteld met de besproken agendapunten, de beslissingen en de actiepunten voor het volgend overleg. Het verslag wordt rondgestuurd naar de adviseurs en bij de volgende bijeenkomst ondertekend.

Voorzitterschap
Volgens de regels van de corporate governance wordt best een externe adviseur aangesteld als voorzitter. In de praktijk zien we echter vaak dat de raad van advies wordt voorgezeten en aangestuurd door de eigenaar- ondernemer. De voorzitter is onder meer verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda, de verslaggeving en de praktische planning van de vergaderingen.

Besluitvorming
In principe worden beslissingen genomen op basis van een open debat en algemeen akkoord. U kan eventueel een stemprocedure voorzien indien de gesprekken dreigen vast te lopen. Eensgezindheid blijft echter het streefdoel.

Afsprakenovereenkomst
Stel een overeenkomst op waarin duidelijk de verwachtingen, rechten, plichten en afspraken van de adviseurs ten opzichte van de onderneming, maar ook deze van het bedrijf ten opzichte van de adviseurs worden opgenomen.

Intern reglement
Om het orgaan te voorzien van een formele basis, kan er een intern reglement van de raad van advies worden opgesteld. Hierin wordt de werkwijze inzake vergaderen, beslissen en opvolging verder toegelicht. Het reglement biedt de adviseurs een praktische handleiding.

(Onkosten)vergoeding
Om het belang en engagement te onderstrepen wordt er best voorzien in een vergoeding voor de adviseurs. Dit kan een vaste vergoeding zijn per bijgewoonde vergadering en kan in onderling overleg met de adviseurs worden bepaald.