Sociale verkiezingen organiseren 2024: deel 2/4

Organiseert u voor de eerste keer sociale verkiezingen of wil u uw kennis nog eens opfrissen? In deze vierdelige reeks informeren we u over enkele belangrijke fases in de verkiezingsprocedure en geven we enkele handige tips & tricks mee. Schrijf u zeker in op onze nieuwsbrief om niets te missen.

In 2024 vinden de sociale verkiezingen opnieuw plaats. Uw medewerkers kiezen hun vertegenwoordigers in de sociale overlegorganen. Dit zijn het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) en/of de ondernemingsraad (OR).

In deel 1 van onze nieuwsbrief werd toegelicht wie sociale verkiezingen moet organiseren, wanneer ze plaatsvinden, welke criteria een TBE (technische bedrijfseenheid) bepalen en hoe het gemiddeld aantal werknemers wordt berekend.

Nu het einde van de referteperiode voor de telling van het aantal werknemers nadert, is het hoog tijd om nog eens praktisch in kaart te brengen wat u al kan of moet doen ter voorbereiding van de sociale verkiezingen. Download hier ons praktische stappenplan waarin we u bovendien toelichting en tips geven over de opmaak van de lijsten van leidinggevend personeel en kaderleden. (Dit zijn de personen die zich (meestal) niet verkiesbaar kunnen stellen.)

Verwacht u geen kandidaten? Waarom u toch sociale verkiezingen moet organiseren

We krijgen van ondernemingen vaak de vraag of zij wel sociale verkiezingen moeten organiseren. Ze verwachten immers niet dat er kandidaten zullen opstaan. Het antwoord op die vraag is volmondig ‘ja’! Het niet organiseren van sociale verkiezingen, terwijl u daar wettelijk toe verplicht bent, kan strafrechtelijke gevolgen hebben. Men kan u een sanctie opleggen voor het niet-oprichten van overlegorganen. De sanctie kan worden opgelegd aan de onderneming, maar ook aan de aangestelden of lasthebbers (bijvoorbeeld aan de HR-directeur, de bestuurders, …).

De straf kan strafrechtelijk van aard zijn (boete van 800 EUR tot 8.000 EUR) zijn, dan wel administratief (boete van 400 EUR tot 4.000 EUR). Maar let op, de boetes kunnen per betrokken werknemer worden opgelegd en dus aanzienlijk oplopen.

Volledige stopzetting van de procedure

Wanneer geen enkele medewerker zich verkiesbaar stelt, stopt de procedure op dag X+36 (zie onze kalender in deel 1). Dit betekent dat u geen OR of CPBW kan oprichten aangezien zij enkel geldig kunnen vergaderen indien er minimaal twee werknemersvertegenwoordigers zijn. Bijgevolg stopt de procedure wanneer er voor de verschillende kiescolleges samen zich maar 1 kandidaat verkiesbaar stelt.

Let op: u moet nog steeds aan enkele verplichtingen voldoen:

1. Controleer op onze kalender welke stappen u moet ondernemen tot aan dag X+36;
2. De werkgever bericht over de stopzetting van de procedure op de plaatsen waar ook het bericht van de datum van de verkiezing werd aangeplakt. Op de website van de FOD WASO vindt u een modelformulier. U maakt hierbij melding van de beslissing tot stopzetting van de kiesprocedure én van de reden hiervoor.
3. Tegelijkertijd zendt u een afschrift van dit bericht aan de Directeur-generaal van de Algemene Directie Arbeidsrecht en Juridische Studiën van de FOD WASO via de post of op elektronische wijze via de webapplicatie van de FOD WASO.
4. Bij aangetekend schrijvend stuurt u bovendien een afschrift van de beslissing naar de betrokken representatieve werknemers- en kaderledenorganisaties (tenzij het afschrift via de webapplicatie werd overgemaakt).

Gedeeltelijke stopzetting van de procedure

De verkiezingsprocedure wordt op dag X+79 gedeeltelijk stopgezet voor één of meerdere werknemerscategorieën wanneer:

1. Geen enkele kandidatenlijst werd ingediend voor één of meerdere werknemerscategorieën (bv. arbeiders), maar dus wel voor anderen.
2. Wanneer voor de betrokken personeelscategorie slechts één kandidatenlijst werd ingediend door één enkele representatieve werknemersorganisatie of één enkele representatieve organisatie van kaderleden of één enkele groep van kaderleden én wanneer het aantal kandidaten voorgedragen op deze lijst lager is dan of gelijk is aan het aantal toe te kennen gewone mandaten.

Ook in dit geval zijn er enkele formaliteiten die u moet vervullen. Het zou ons te ver leiden om deze volledig toe te lichten. In voorkomend geval kan Van Havermaet uiteraard de nodige begeleiding bieden.

Geen kandidaten? Waarom een informeel overleg toch nuttig kan zijn

Hoewel u misschien geen “officiële” overlegorganen zal oprichten, kan het nuttig zijn om toch een zekere vorm van structureel, informeel overleg in het leven te roepen.

Een informeel overleg heeft een rechtstreekse impact op de betrokkenheid van uw werknemers. Het zorgt er ook voor dat u de vinger aan de pols houdt en op de hoogte blijft van wat er leeft binnen de onderneming. Daarenboven kan een informeel overleg moeilijke veranderingsprocessen versoepelen.

Rechtstreekse en consistente communicatie met de werknemers maakt hen ambassadeur in de organisatie én daarbuiten. Van een goede employer branding gesproken.

Tips bij het installeren van een informeel overleg:

• Kom op regelmatige basis samen en leg een jaarkalender vast. Hoe groot de werkdrukte ook is: houd deze planning aan. Enkel wanneer het overleg consistent wordt uitgevoerd, krijgt het draagvlak in de organisatie.
• Zorg voor een vertegenwoordiging uit de volledige organisatie (locaties, functies, departementen,…).
• Pas het overleg aan in functie van de cultuur of groep. Het rechtstreeks aanspreken van medewerkers kan bijvoorbeeld enkel wanneer er voldoende vertrouwen in de organisatie is, de medewerker zich niet verplicht voelt en weet dat hij/zij ook nee mag zeggen. Onze HR-experten bij Van Havermaet kunnen u hierin begeleiden.
• Maak telkens een verslag en bezorg dit aan alle medewerkers. Zorg ervoor dat het verslag duidelijk weergeeft welke punten er besproken werden, welke acties gepland staan en werk volgens een duidelijk tijdschema. Enkel zo krijgen medewerkers het gevoel dat er werkelijk iets gebeurt.

Hoe kunnen we u ondersteunen

Goed begonnen is half gewonnen. Wij leiden u doorheen de voorbereidende fase van de sociale verkiezingen. Zo kan u ervan op aan dat de procedure correct en vlot verloopt.

Organiseert u voor het eerst sociale verkiezingen en weet u niet waar te beginnen? Dan zijn wij uw sparringpartner, van de voorbereiding tot de implementatie van de uiteindelijke OR of CBPW. Wij zijn uw rechterhand in de verkiezingen.

U denkt dat niemand zich verkiesbaar zal stellen in uw onderneming? Ook dan zijn er juridische verplichtingen. Wij denken mee na over een (in)formele invulling van het sociaal overleg in uw onderneming.