Uw loonadministratie Q4.2023
Het einde van het jaar is alweer in zicht! U kan hieronder enkele belangrijke nieuwigheden voor uw loonadministratie terugvinden.
1. Het controleformulier tijdelijke werkloosheid is voortaan elektronisch beschikbaar
Een werkgever die een werknemer op tijdelijke werkloosheid zet, levert een controleformulier C3.2A af. De werknemer bezorgt dit controleformulier aan zijn uitbetalingsinstelling om te kunnen genieten van werkloosheidsuitkeringen.
Vanaf 1 september 2023 kan de papieren versie van het controleformulier vervangen worden door een elektronische versie. Het gebruik ervan is enkel mogelijk:
- indien voorzien in een ondernemings-cao of in het arbeidsreglement. In die gevallen zijn alle werknemers verplicht om de elektronische C3.2A te gebruiken;
of
- indien werkgever en werknemer hierover een individuele overeenkomst afsloten.
De werknemer kan zich registeren voor de elektronische C3.2A via deze link of via de app eC32. Zodra de werknemer zich registreert voor de elektronische C3.2A, kan de papieren versie niet meer gebruikt worden.
2. Nieuwe opzegtermijnen sedert 28 oktober 2023: ontslag door de hogere bediende
De werknemer (arbeider of bediende) die zijn/haar opzeg geeft, berekent de opzegtermijn thans uitsluitend in weken (volgens deze tabel) en die termijn kan nooit langer zijn dan 13 weken. Dit plafond geldt ook voor de hogere bedienden (bedienden met een jaarloon van meer dan 32.254 euro op 31 december 2023).
Deze vereenvoudigde regeling is van toepassing voor opzeggingen door de werknemer met uitwerking vanaf 28 oktober 2023. De wetgever laat de meer ingewikkelde optelsom van twee delen ‘rugzakmethode’ hier definitief achterwege.
3. Wijzigingen voor de korting voor eerste aanwervingen vanaf 1 januari 2024
De doelgroepvermindering voor eerste aanwervingen wordt vanaf 2024 helaas minder interessant:
- de maximale RSZ-vermindering per kwartaal voor de eerste aanwerving daalt van 4.000 euro naar 3.100 euro, ook voor de verminderingen die al vóór 2024 zijn aangevangen;
- de RSZ-verminderingen voor de 4de, 5de en 6de werknemers worden afgeschaft.
De kortingen voor de 2de en 3de aanwervingen blijven ongewijzigd. Het aannemen van een 4de, 5de of 6de werknemer aannemen gebeurt best nog vóór 2024, aangezien die kortingen dan nog blijven lopen voor de volledige duurtijd.
4. Eindejaarsadministratie
4.1 Vakantiedagen en vakantiegeld
Werknemers moeten in principe vóór het einde van het vakantiejaar alle wettelijke vakantiedagen opnemen. Het is dus eigenlijk onmogelijk is om niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen of over te dragen naar het volgende kalenderjaar.
De werknemer die echter in de onmogelijkheid verkeert om vakantiedagen geheel of gedeeltelijk op te nemen vóór het einde van het jaar wegens overmacht of schorsing van de overeenkomst (bv. ziekte, moederschapsrust), verplicht de werkgever om het vakantiegeld uit te betalen uiterlijk 31 december van het vakantiejaar.
Vanaf 2024 zal deze werknemer bovendien het recht hebben om niet-opgenomen vakantiedagen (o.a. wegens ziekte, ongeval en moederschapsrust) mee over te dragen en dit tot 24 maanden volgend op het vakantiejaar waarop de vakantiedagen betrekking hebben.
U ziet er als werkgever dus best op toe te zien dat de wettelijke vakantiedagen tijdig worden opgenomen. Wanneer u niet kan bewijzen dat u uw werknemers hiertoe aanmaande, zijn administratieve of strafrechtelijke sancties mogelijk.
4.2 Eindejaarsgeschenken
Wanneer u aan uw werknemers een geschenk wilt geven naar aanleiding van het eindejaar, kunt u dit doen in de vorm van een cadeautje, geschenkcheque, cash, etc. Eindejaarsgeschenken zijn niet onderworpen aan RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing, en vormen een beroepskost, indien ze:
- worden geschonken naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar;
- per jaar en per werknemer maximum 40 euro bedragen (te vermeerderen met 40 euro per kind ten laste van de desbetreffende werknemer);
- collectief worden toegekend op basis van eenzelfde berekeningswijze.
4.3 Sport- en cultuurcheques
Het is ook mogelijk om uw werknemers aan te sporen een sport te beoefenen of deel te nemen aan culturele activiteiten via het toekennen van een sport- en cultuurcheque. Een leuk alternatief als eindejaarsgeschenk? Dit voordeel is niet onderworpen aan RSZ-bijdragen, mits voldaan aan een aantal voorwaarden, hier te vinden op de website van de RSZ.
4.4 Eindejaarspremie
Op het einde van het jaar betalen de meeste sectoren een extra premie uit: de eindejaarspremie. Deze vergoeding wordt onderworpen aan RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing en wordt één keer per jaar uitbetaald bijkomend op het normale loon. De voorwaarden, het bedrag en de berekeningswijze van de eindejaarspremie verschillen evenwel per onderneming en per sector en kijkt u best goed na.
4.5 Vervangingsfeestdagen
Wanneer een feestdag samenvalt met een zondag of inactiviteitsdag, moet u deze vervangen met een andere werkdag. Indien de vervangingsdag niet op sectoraal niveau vastligt, dan moet u vóór 15 december actie ondernemen. Zo niet, dan wordt de feestdag automatisch vervangen door de eerste werkdag die op de feestdag volgt.
In 2024 valt 21 juli (nationale feestdag) samen met een zondag of een dag waarop gewoonlijk niet gewerkte wordt.
4.6 Collectieve sluitingsperiode
Een werkgever mag niet eenzijdig vakantiedagen opleggen. U kan binnen uw onderneming wel een collectieve sluitingsperiode invoeren door wijziging van het arbeidsreglement. Indien u een dergelijke sluitingsperiode voor het eerst invoert, dan moet u de bijzondere wijzigingsprocedure volgen en dit meedelen aan uw werknemers.
Vergeet echter niet dat een collectief verlof ook sectoraal kan worden vastgelegd door het paritair comité!
5. Indexprognose paritair comité 200
Na de torenhoge inflatie en bijbehorende loonindexatie van vorig jaar, verwachten ze voor het paritair comité 200 op 1 januari 2024 een indexatie van 1,50%.
Dit is een louter indicatief percentage aangezien het gaat om een prognose. De indexatie zal van toepassing zijn op de minimum- en effectieve lonen.
6. Sociale verkiezingen 2024
In 2024 vinden sociale verkiezingen plaats. Uw medewerkers kiezen hun vertegenwoordigers in het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) en/of de ondernemingsraad (OR). Ondernemingen (oftewel: ‘technische bedrijfseenheden’ of ‘TBE’) in de privésector met minstens 50 werknemers moeten sociale verkiezingen te organiseren om een CPBW op te richten. Ondernemingen met minstens 100 werknemers moeten ook sociale verkiezingen organiseren om een OR op te richten.
De verkiezingsprocedure duurt minstens 150 dagen en de chronologie van deze procedure dient strikt te worden nageleefd om achteraf een nietigverklaring van de verkiezingen te vermijden. Afhankelijk van de verkiezingsdag, valt de eerste deadline tussen 13 en 28 december 2023. Start dus tijdig met de voorbereiding.
In onze vierdelige nieuwsreeks informeren we u over de belangrijkste fases in de verkiezingsprocedure en geven we enkele handige tips mee. Schrijf u zeker in op onze nieuwsbrief om niets te missen.
7. Relance uren (definitief) vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing
In onze laatste kwartaalnieuwsbrief brachten we u al op de hoogte van de herinvoering van de relance-uren vanaf 1 juli 2023. Aangezien het wetgevend proces op fiscaal vlak nog niet helemaal was afgerond werd de bedrijfsvoorheffing nog doorgestort. Inmiddels werd de uitvoeringswet gepubliceerd op 5 september 2023, zodat ook de fiscale vrijstelling uitwerking krijgt.
De uitvoeringswet voorziet naast de fiscale vrijstelling van de relance-uren ook opnieuw in een tijdelijke verhoging van het aantal fiscaal voordelige overuren van 130 naar 180 uren per werknemer. De verhoging geldt voor de periode van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2025.
8. Uitbreiding flexi-jobs
De federale regering bereikte een akkoord over de begroting van volgend jaar. De nieuwe regels omtrent de flexijobs en de verhoging van de minimumlonen vormden de grootste struikelblokken.
Met een flexi-job kunnen gepensioneerden of mensen die minstens 4/5e werken, elders (para)fiscaal voordelig bijverdienen. Op het flexiloon moet u namelijk geen belastingen of persoonlijke socialezekerheidsbijdragen betalen. De werkgever betaalt een bijzondere werkgeversbijdrage van 25%. Het flexiloon, de flexivergoedingen, het flexivakantiegeld en de bijzondere werkgeversbijdrage zijn bovendien aftrekbare beroepskosten.
Het was al mogelijk om een flexi-job uit te oefenen in 10 sectoren. Het begrotingsakkoord breidt deze lijst vanaf volgend jaar uit met 12 extra sectoren:
1. Kinderopvang, 2. Onderwijs, 3. Voeding (PC 118), 4. Garagebedrijf (PC 112), 5. Bussen en autocars (PC 140.01), 6. Begrafenisondernemingen (PC 320), 7. Publieke sport- en cultuur, 8. Land- en tuinbouw (PC 132, 144 en 145), 9. Rijscholen en opleidingscentra (PC 200), 10. Verhuisondernemingen (PC 140.05), 11. Evenementen, 12. Immo (PC 323)
Sectoren die niet onder de uitbreiding vallen, kunnen de mogelijkheid tot flexi-jobs in hun sector alsnog invoeren via sectorale cao’s.
De uitbreiding vormt het voorwerp van een compromis. Ter compensatie zullen de voorwaarden om een flexi-job te kunnen uitoefenen dan ook strenger worden. Zo zullen werkgevers – behalve in de horeca – nu minstens het baremaloon uit de sector moeten betalen aan hun flexi-jobber. Bovendien ondergaat de patronale bijdrage een verhoging van 25% naar 28%.
Om misbruik van het systeem tegen te gaan, komt er een verbod om een flexi-job uit te oefenen in één van de andere ondernemingen van de werkgever waar de werknemer minstens 4/5 werkt. Werknemers die van een voltijds arbeidsregime overstappen op een 4/5 tewerkstelling moeten bovendien een wachtperiode van zes maanden in acht nemen alvorens zij elders kunnen starten als flexi-jobber.
Het bedrag dat een niet-gepensioneerde flexi-jobber fiscaal voordelig mag verdienen, wordt tot slot geplafonneerd tot 12.000 euro. Inkomsten uit een flexi-job die dit plafond overschrijden worden gewoon belast.
9. Stijging minimumlonen
Een lastenverlaging voor werkgevers en werknemers zal er vanaf 1 april 2024 voor zorgen dat wie het minimumloon ontvangt, per maand 50 euro netto meer krijgt. Voor wie minder dan 2.200 euro bruto verdient, gaat het om een bedrag van 35 euro. Werknemers met een brutoloon tot en met 2.700 euro zullen per maand 12 euro meer overhouden.
10. Meet Jolien!
Veel KMO’s, groeibedrijven en familiebedrijven hebben vandaag nog geen sterk uitgebouwd HR-beleid op maat van hun bedrijf. Dikwijls ontbreken de budgetten om een uitgebreid HR-team te installeren of ze zijn op korte tijd snel gegroeid.
In veel gevallen is het de zaakvoerder, de hoofdboekhouder of de office manager die de HR-verantwoordelijkheden opneemt, terwijl ze niet de know-how, affiniteit of tijd hebben om die rol ten volle te vervullen. Als rechterhand van onze klant vinden we het belangrijk om hierop in te spelen en onze dienstverlening af te stemmen op de noden van onze klanten.
Met trots stellen we onze nieuwe collega Jolien Berghmans voor. Met haar expertise aan boord bouwen we verder aan een breed en geïntegreerd HR-dienstverleningsaanbod. Ze helpt met een gedreven en realistisch HR-beleid op maat en kijkt toe op de operationele uitvoering.
Worstelt u met een HR-vraagstuk? Hebt u nood aan tijdelijke ondersteuning in HR? Wenst u externe ondersteuning in de opmaak en implementatie van een HR-project of HR-beleid? Vindt u het tijd om uw HR-processen eens onder de loep te nemen? Neem dan contact op met Jolien en bekijk samen met haar hoe Van Havermaet u kan ondersteunen. Steeds volgens uw noden en budget.