Uw loonadministratie Q2 – 2022

Het weer doet soms anders vermoeden, maar de lente is officieel in het land. Dit betekent ook dat het tweede kwartaal van 2022 zich aankondigt. Opnieuw moet u rekening houden met enkele wijzigingen voor uw loonadministratie. We hebben de voornaamste nieuwigheden hieronder op een rijtje gezet.

1. Nieuwe loonindexeringen

Door de hoge energieprijzen is het loonindexmechanisme in werking getreden. Elke werkgever is verplicht om dergelijke indexaties door te voeren, hetgeen bijkomende kosten met zich meebrengt.

Bij de budgettering van conventionele loonsverhogingen (lees: loonsverhogingen op bedrijfsniveau die worden toegekend aan individuele werknemers), dient dan ook rekening te worden gehouden met toekomstige indexaties.

In de privésector wordt de loonindexering sectoraal geregeld en bestaan er over het algemeen twee grote systemen. Enerzijds zijn er sectoren waarin de lonen op een vast tijdstip in het jaar worden geïndexeerd, met een op voorhand onbekend percentage. Anderzijds bestaan er sectoren waarin de lonen worden geïndexeerd met een vast percentage (doorgaans 2%) op een veranderlijk tijdstip.

Voor enkele sectoren waarin er geïndexeerd wordt op een vast tijdstip zijn de prognoses als volgt:

• In de Metaalsector (PC 111 en 209) wordt er geïndexeerd op 01/07/2022. Hier wordt een indexatie van 6,57% verwacht;
• In de Bouwsector (PC 124) worden de lonen driemaandelijks geïndexeerd. Op 01/04/2022 stijgen de lonen met net geen 3%.
• In het Aanvullend Paritair Comité voor de Bedienden (PC 200) werden de lonen op 01/01/2022 met 3,58% geïndexeerd. Voor 2023 verwacht men een indexatie met 4,90%.

Een gewaarschuwd werkgever is er alleszins twee waard …

In deze tijden van sterke prijsstijgingen, is het geen overbodige luxe om uw volledige loonbeleid eens onder de loep te nemen. Uiteraard kan Van Havermaet u hierbij helpen!

Tot slot geven we nog mee dat de indexering voor de privésector ook nog een impact heeft op diverse andere looncomponenten, zoals de premies inzake ploegen- en nachtarbeid, de loongrenzen voor het stelsel werkloosheid met bedrijfstoeslag (SWT of het vroegere brugpensioen) etc. De actuele bedragen vindt u hier.

2. Sectorale vergoedingen in PC 200

Verschillende sectoren voorzien dat in het tweede kwartaal enkele sectorale vergoedingen moeten worden uitbetaald.

Zo dient er in PC 200 verplicht een jaarlijkse sectorpremie betaald te worden. De premie bedraagt in 2022 maximaal 277,22 EUR bruto, i.e. wanneer de werknemer een volledig refertejaar (= 1 juni 2021 t.e.m. 31 mei 2022) voltijds gewerkt heeft. In geval van een deeltijdse of onvolledige tewerkstellingsperiode wordt het bedrag geproratiseerd.

Daarnaast zijn ook de ecocheques waarmee de werknemers ecologische producten en diensten kunnen kopen, verschuldigd. Op deze cheques worden – onder bepaalde voorwaarden – geen belastingen of sociale lasten betaald, wat het interessant maakt voor werknemer én werkgever.

Let wel: in ondernemingen kon tot en met 31 oktober 2021 worden voorzien dat ecocheques zouden worden omgezet in een gelijkwaardig voordeel. Werkgevers die in juni 2022 voor een eerste keer eco-cheques zouden moeten toekennen, hebben tot en met 31 mei 2022 tijd voor dergelijke omzetting.

Volledigheidshalve wijzen we erop dat een werkgever ook op ondernemingsniveau ecocheques ter waarde van maximaal 250 EUR per jaar kan toekennen, zonder dat de sector dit verplicht.

3. Wijzigingen vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing

Om bepaalde sectoren te stimuleren of financieel extra te ondersteunen, voorziet de Belgische wetgeving in “kortingen van de bedrijfsvoorheffing”. Dit houdt in dat de werkgever (een deel van) de op het loon ingehouden bedrijfsvoorheffing (BV) niet aan de Schatkist moet doorstorten. Aangezien dit bedrag in de onderneming behouden blijft, zorgt dit rechtstreeks voor meer liquide middelen.

Vanaf 1 april 2022, treden er enkele wijzigingen in werking:

Nacht- en ploegenarbeid

Vooreerst zal men de regeling rond nacht- en ploegenarbeid niet langer als één regime, maar wel als twee afzonderlijke regimes bekijken en beoordelen.

Ook de omvang van de verplicht toe te kennen nacht- of ploegenpremie wordt gereguleerd, zodat werkgevers niet langer in de mogelijkheid zijn om – in de praktijk soms voorkomende –  onbeduidende, verwaarloosbare, ‘pro forma’ premies toe te kennen.

Zo stipuleert de wet dat de premie voor ‘ploegenarbeid’ het uurloon met ten minste 2% moet doen toenemen. De premie voor ‘nachtarbeid’ moet het uurloon met ten minste 12% doen toenemen.

Bijkomend dient de premie bij cao, arbeidsreglement of arbeidsovereenkomst te worden vastgelegd Met deze formele verplichting dienen werkgevers zich evenwel pas vanaf 1 april 2024 geconformeerd te hebben.

Dat de zogenaamde 1/3e-norm (1/3e van arbeidstijd moet in ploegen- of nachtarbeid verricht worden) volgens rechtspraak niet langer aan de hand van arbeidsdagen maar wel aan de hand van arbeidsuren wordt beoordeeld, wordt middels de wet wettelijk verankerd.

Inzake het ononderbroken karakter van opeenvolgende ploegen voorziet de wet er voortaan in dat een onderbreking van 15 minuten of minder, het vrijstellingsregime niet in het gedrang brengt.

Wanneer uitzendkantoren vanaf 1 oktober 2022 een vrijstelling willen toepassen, zal dit enkel kunnen wanneer zij het akkoord hebben gekregen van de onderneming waarin de uitzendkrachten zijn tewerkgesteld om de vrijstellingsregeling toe te passen.

Ten slotte wordt, wat de bijzondere vrijstelling van ploegenarbeid in de bouwsector betreft, gestipuleerd dat de vrijstelling slechts geldt in zoverre de werken overeenkomstig artikel 30bis RSZ-wet werden aangemeld bij de RSZ.

Wetenschappelijk onderzoek

In de gevallen waarin een onderneming gebruik maakt van de korting bedrijfsvoorheffing voor wetenschappelijk onderzoek, en eveneens aanspraak maakt op het belastingkrediet voor onderzoek en ontwikkeling, mag de niet-doorgestorte bedrijfsvoorheffing niet (langer) in de berekeningsbasis van dit belastingkrediet worden opgenomen.

Procedurele aspecten

Vorderingen tot teruggaaf van bedrijfsvoorheffing, ten aanzien waarvan een vrijstelling van doorstorting geldt, zullen vanaf 1 juli 2022 verjaren na 3 jaar (te rekenen van 1 januari van het jaar dat volgt op hetgene waarnaar het aanslagjaar wordt genoemd) – i.p.v. de voordien geldende 5 jaar.

Tevens benadrukken we dat het (vrijwillig) inhouden van een groter bedrag aan bedrijfsvoorheffing dan hetgeen reglementair minimaal verschuldigd is, geen fiscaal voordeel meer oplevert. Althans voor wat betreft de kortingen voor wetenschappelijk onderzoek, startende ondernemingen, steunzones, sportbeoefenaars en koopvaardij-/bagger-/sleepvaartsector. Met name wordt het exces aan ingehouden BV niet langer mee in rekening genomen voor de berekening van de van de vrijgestelde sommen.

De uitzendsector houdt reglementair een minimumpercentage van 11,11% bedrijfsvoorheffing in (indien aan bepaalde voorwaarden voldaan), maar op sectoraal niveau sprak men af om vrijwillig een bedrijfsvoorheffing van 18% toe te passen. Men wil het hoger percentage van 18% in de toekomstige regelgeving verankeren.

Actiepunten

Als onderneming doet u er goed aan om snel volgende zaken na te gaan:

• Controleren of u aan de minimumpremie voldoet en in het verlengde daarvan, de toekenning van deze premie formaliseren via CAO, arbeidsreglement of arbeidsovereenkomst;
• Erop toezien dat de 1/3e -regel in de toekomst wordt beoordeeld o.b.v. de arbeidsuren en niet langer o.b.v. de arbeidsdagen;
• Indien u een uitzendkantoor bent: uw klanten inlichten over de toepassing van de kortingen en desgevallend afspraken daarover maken;
• Zorgen dat de nodige bewijsstukken steeds voorhanden zijn. De kortingen staan namelijk al enkele jaren onder verscherpte controle vanwege de fiscus.

4. Verlenging van bepaalde coronamaatregelen

Voor (wellicht) de laatste keer werden enkele coronamaatregelen verlengd.

Minnelijke afbetaling sociale zekerheidsbijdragen

Indien een onderneming naar aanleiding van de coronamaatregelen moeilijkheden ondervond om de sociale bijdragen te betalen, konden zij daarvoor in 2020 en 2021 reeds een minnelijk afbetalingsplan bij de RSZ aanvragen. Die mogelijkheid wordt nu verlengd voor (i) de verschuldigde sociale bijdragen voor Q1/2022; (ii) de tot 30 juni 2022 vervallen rechtzettingen van bijdragen; en (iii) de verschuldigde bijdragen jaarlijkse vakantie voor het vakantiedienstjaar 2021.

Verlenging vereenvoudigde procedure tijdelijke werkloosheid

Naar aanleiding van het conflict tussen Rusland en Oekraïne, werd de vereenvoudigde procedure voor tijdelijke werkloosheid nog eens verlengd. Alle tijdelijke werkloosheid, zowel volledige als gedeeltelijke werkloosheid, zal tot en met 30 juni 2022 als tijdelijke werkloosheid wegens overmacht Corona worden beschouwd.

Erkenning als onderneming in moeilijkheden

Om te worden erkend als onderneming in herstructurering (in het kader van SWT) of als onderneming in moeilijkheden (in het kader van startbaanverplichtingen), dienen normaal een aantal dagen tijdelijke werkloosheid om economische redenen te worden aangetoond.

In 2020 werd reeds beslist om de dagen tijdelijke werkloosheid door corona-overmacht in 2020 mee te tellen bij de berekening van het aantal werkloosheidsdagen. Die maatregel werd nu uitgebreid naar de dagen tijdelijke werkloosheid wegens corona in 2021.

5. Indiening jaarverslag interne dienst voor preventie en bescherming op het werk

Uiterlijk op 1 april 2022 moet het jaarverslag van de IDPBW ingediend worden.

Iedere werkgever is verplicht om dergelijk verslag op te stellen, ook indien er slechts één werknemer in dienst is. Het verslag heeft betrekking op de werking van de preventiedienst van het voorbije werkjaar (2021).

Zowel de bestuurder als de interne preventieadviseur dienen het verslag te ondertekenen. In ondernemingen met minder dan 20 werknemers kan de bestuurder optreden als preventieadviseur, maar in alle andere gevallen dient een werknemer deze rol op zich te nemen (Opmerking: vergeet niet dat een preventieadviseur van een ontslagbescherming geniet.)

Wanneer het jaarverslag niet wordt opgesteld, kan hiervoor een (strafrechtelijke) sanctie worden opgelegd. Het is evenwel niet langer vereist om het verslag door te sturen aan de inspectiediensten. Het volstaat om het ter beschikking te houden van de FOD WASO.

De verschillende soorten formulieren voor het jaarverslag voor 2021, inclusief toelichting, vindt u hier.

6. Verhoging vrijgesteld bedrag fietsvergoeding vanaf 1 januari 2022

De fietsvergoeding kan worden toegekend aan werknemers, zonder dat daar sociale zekerheidsbijdragen of bedrijfsvoorheffing op verschuldigd is. Het vrijgestelde bedrag bedraagt sinds dit jaar 0,25 EUR per kilometer (voorheen 0,24 EUR).

Let op: een werkgever is enkel verplicht deze vergoeding toe te kennen indien dit op sectoraal niveau of op ondernemingsniveau werd bepaald. Het bedrag van de fietsvergoeding moet enkel worden verhoogd indien wordt uitgegaan van de maximaal vrijgestelde fietsvergoeding.

7. Versoepeling studentenarbeid

Om tegemoet te komen aan eventuele personeelstekorten in bepaalde sectoren ten gevolge van de coronacrisis, werden in februari 2022 twee wetten aangenomen met oog op versoepelen van studentenarbeid (op datum van dit schrijven werden de wetten nog niet gepubliceerd).

De maatregelen zijn:

• Neutralisatie van uren die een student (al dan niet als uitzendkracht) presteert bij werkgevers/gebruikers in de zorgsector of in het onderwijs –> de in Q1/2022 gepresteerde uren tellen niet mee voor het contingent van 475 uren, waardoor steeds de solidariteitsbijdrage kan worden toegepast voor prestaties in deze sectoren;
• 45 uren die de student in Q1/2022 heeft gepresteerd, ongeacht de sector waarin hij werd tewerkgesteld, worden geneutraliseerd. Bijgevolg zal de solidariteitsbijdrage in 2022 voor alles sectoren kunnen worden toegepast op 475 + 45 uren.

De online teller waarmee het aantal resterende uren van het contingent kan worden geconsulteerd is reeds aangepast aan beide maatregelen.

Julie Van Kerckhoven

Publicatiedatum: 7/04/2022