(Heropstart) tewerkstelling in tijden van Corona

De Nationale Veiligheidsraad heeft woensdag 15 april 2020 beslist om de geldende maatregelen te verlengen tot en met 3 mei 2020.

Concreet betekent het dat de volgende maatregelen van toepassing blijven:

• Verplichte sluiting van een handelszaak of winkel, met als uitzondering:
  • de voedingswinkels, met inbegrip van nachtwinkels;
  • de dierenvoedingswinkels;
  • de apotheken;
  • de krantenwinkels;
  • de tankstations en de leveranciers van brandstoffen;
  • de telecomwinkels met uitsluiting van winkels die enkel accessoires verkopen, maar enkel voor noodgevallen, waarbij ze slechts één klant per keer mogen ontvangen en dat op afspraak;
  • winkels voor medische hulpmiddelen, maar enkel voor noodgevallen, waarbij ze slechts één klant per keer mogen ontvangen en dat op afspraak.
  • De Veiligheidsraad besliste op woensdag 15 april 2020 dat doe-het-zelfwinkels en tuincentra ook terug mogen openen vanaf 18 april 2020.
• Niet-essentiële bedrijven zijn – ongeacht hun omvang – verplicht om telewerk te organiseren voor elke functie waarvoor dat mogelijk is, zonder uitzondering.
  Als dat niet mogelijk is, geldt dat social distancing (1,5 m afstand houden) maximaal dient te worden gerespecteerd.
  Indien social distancing niet mogelijk is, moet het bedrijf sluiten. Indien de maatregelen inzake social distancing niet worden nageleefd, wordt de onderneming in eerste instantie een zware boete opgelegd. In geval van niet-naleving na de sanctie zal de onderneming moeten sluiten.
• Bedrijven van de cruciale sectoren en de essentiële diensten (met inbegrip van producenten, leveranciers, aannemers en onderaannemers van goederen, werken en diensten die essentieel zijn voor de uitvoering van de activiteit van die bedrijven en die diensten) zijn slechts gehouden om, in de mate van het mogelijke, het systeem van telewerk en de regels van social distancing toe te passen.

Bedrijven die de tewerkstelling omwille van voormelde maatregelen niet kunnen garanderen, kunnen gebruik maken van de vereenvoudigde procedure inzake tijdelijke werkloosheid door overmacht. De RVA maakte eerder deze week al bekend dat de mogelijkheid tot toepassing van deze vereenvoudigde procedure wordt verlengd tot 31 mei 2020 (initieel voorzien tot 5 resp. 19 april 2020). Op dit ogenblik gebeurt de aangifte van tijdelijke werkloosheid door overmacht via de loonverwerking zonder verdere formaliteiten. Mogelijks zal op kortere termijn de verplichting voor de werkgever ingevoerd worden om de werknemers voorafgaandelijk op de hoogte te brengen van de geplande werkloosheidsdagen.

Volgende week wordt een nieuwe veiligheidsraad georganiseerd met als doel de afbouw van de maatregelen.

Het is nu reeds duidelijk dat het ook vanaf 4 mei 2020 niet business as usual zal zijn. De afbouw van de maatregelen zal gradueel gebeuren. Het aantal mensen aanwezig op één en dezelfde plaats zal nog steeds beperkt zijn. Werkgevers moeten de nodige preventiemaatregelen nemen. Dat betekent een hele organisatie voor de bedrijven.

Het is de bedoeling dat de diverse sectoren op basis van de bestaande maatregelen protocollen opstellen. Die protocollen moeten de bedrijven in staat stellen hun normale activiteit zo snel mogelijk te hervatten en tegelijk adequate werkomstandigheden voor de werknemers te garanderen aangepast aan de situatie. De sociale partners van de bouw bereikten afgelopen nacht reeds een akkoord daarover. Ze hebben zich ertoe verbonden om tegen uiterlijk 21 april 2020 een formeel protocol daarover uit te werken. Wij houden u daarvan op de hoogte.

Desalniettemin kan u ook best op bedrijfsniveau bekijken welke maatregelen u kan nemen. Wij lijsten voor u als werkgever een aantal aandachtspunten op. Hiermee houdt u best rekening om de nodige voorbereidingen/maatregelen te treffen.

Welke preventiemaatregelen moet ik als werkgever nemen?

Bij een heropstart vanaf 4 mei 2020 voorzien wij dus zeker geen versoepeling, maar integendeel, zelfs een mogelijke verhoging van de controles die nu reeds uitgevoerd worden door de inspectiediensten van het Toezicht Welzijn op het Werk.

De checklist die zij hanteren, kan u hier terugvinden.

Wij raden u aan die te overlopen en de maatregelen die in uw onderneming gelden daaraan te toetsen. Vanuit de praktijk merken we dat de inspecteurs zich niet beperken tot die checklist en streng controleren dat social distancing en de hygiëne-maatregelen ten allen tijde gerespecteerd worden.

We geven u graag een aantal tips mee:

1. Social distancing blijft prioriteit nummer één:

Voorzie niet alleen op de werkvloer zelf de nodige afstand (maak dat ook visueel d.m.v. afgebakende werkposten), maar zorg er ook voor dat u richtlijnen heeft voor het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes en toegangen in uw bedrijf. We denken dan bijvoorbeeld aan kleedruimtes, kantine, trappenhal, in- en uitgang. Dat geldt niet alleen voor uw eigen werknemers, maar uiteraard ook voor uw leveranciers en klanten.

Las afwisselende pauzes in, zodat niet iedereen zich op hetzelfde ogenblik naar dezelfde ruimte begeeft.

2. Hygiëne-maatregelen:

Zorg ervoor dat werkmateriaal niet onderling doorgegeven wordt. Indien het niet anders kan, verplicht uw werknemers om het gebruikte handmateriaal te ontsmetten vooraleer ze dat doorgeven.

Hang een schoonmaakschema uit, zodat het onderhoudspersoneel kan registreren op welk tijdstip zij welke ruimtes gepoetst hebben.

Las desnoods extra poetsbeurten in voor ruimtes die regelmatig bezocht worden: sanitaire ruimtes, kantine, in- en uitgangen.

Het zal belangrijk blijven om als werkgever of leidinggevende erover te waken dat bovenstaande regels nageleefd worden. U voorkomt er niet alleen een mogelijke boete mee, maar u geeft ook het signaal aan uw werknemers dat hun gezondheid op de eerste plaats komt.

Medische controle en privacy op de werkvloer

De coronacrisis daagt het bestaande rechtssysteem uit op vele vlakken. Dat geldt voor het arbeidsrecht maar ook voor het recht op privacy op de werkvloer.

Werkgevers bevinden zich vandaag in een tweesplit. Als werkgever heb je enerzijds de verplichting om te zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving en anderzijds mag je je niet onnodig mengen in het privé leven van je werknemers. En laat dat nu net zijn wat er gebeurt in deze coronatijden.

De preventiemaatregelen die een werkgever neemt ter voorkoming van de verspreiding van het virus in zijn bedrijf gaan immers vaak hand in hand met het verzamelen van persoonsgegevens (waaronder medische gegevens) van de werknemerspopulatie.

Met name medische persoonsgegevens zijn “gevoelige” gegevens die u als werkgever niet zomaar mag registreren en/of verwerken.

Systematisch de temperatuur meten van uw werknemers aan de toegangspoort zal dan ook niet zomaar kunnen. Het bestaande arbeidsrecht laat dat immers niet toe, doch bepaalt dat het enkel kan door de arbeidsgeneesheer én onder strikte voorwaarden. Datzelfde arbeidsrechtelijk kader legt aan de werkgever echter ook een algemene “duty of care” op waardoor hij de verplichting heeft om de risico’s op de werkvloer te analyseren en alle noodzakelijke en adequate preventiemaatregelen te nemen. Zie daar de tweesplit waarin de werkgever zich momenteel bevindt. Komt daarbij het privacy recht nog om de hoek kijken en u begrijpt dat het zeer complexe tijden zijn.

Het al of niet invoeren van temperatuurmetingen moet dan ook weloverwogen gebeuren. Houd steevast volgende punten in acht:

• Informeer uw werknemers over het hoe en waarom van de temperatuurmetingen en de gegevensverwerking nadien ;
• Bewaar de geregistreerde gegevens niet langer dan noodzakelijk ;
• Zorg voor de gepaste beveiliging van de gegevens en beperk de toegang tot deze gegevens ;
• Documenteer uitgebreid waarom deze temperatuurmetingen noodzakelijk zijn (vraag advies aan uw CPBW en / of externe preventiedienst) ;
• Neem de verwerking van gegevens op in uw verwerkingsregister.

Hetzelfde geldt voor het onderwerpen van uw werknemers aan vragenlijsten over recente reisbestemmingen, contacten, … Ook daar adviseren wij u de noodzaak om te werken met vragenlijsten uitgebreid te documenteren.

Weet echter dat de Gegevensbeschermingsautoriteit vooralsnog een onduidelijk standpunt inneemt over de temperatuurmetingen en dat zij absoluut niet gewonnen is voor het idee van vragenlijsten. Wij raden u dan ook aan daar omzichtig mee om te springen.

Een andere vraag is of u uw werknemers aan een verplichte medische controle kunt onderwerpen.

Ook daar verzet het bestaande arbeidsrechtelijke kader zich ertegen. De werkgever kan dat vragen doch de werknemer is niet verplicht daarop in te gaan. Wél is er een bepaling voorzien in de Welzijnswetgeving die stelt dat de arbeidsgeneesheer preventieve handelingen mag stellen om “te vermijden dat personen tot het werk worden toegelaten die getroffen zijn door ernstige besmettelijke aandoeningen”. Op de uitnodiging van de arbeidsgeneesheer moet de werknemer in principe wél ingaan. Weigert hij dat, dan zou de werknemer van de werkvloer verwijderd kunnen worden. Uiteraard zal dat steeds case-by-case te beoordelen zijn.

Hetzelfde geldt als een werknemer symptomen van ziekte vertoont op de werkvloer. Als werkgever kan u hem slechts met aandrang verzoeken de werkvloer te verlaten, in het kader van uw algemene “duty of care” verplichting. U zou echter ook in die situatie de arbeidsgeneesheer kunnen inschakelen die de werknemer in kwestie aan een gezondheidsbeoordeling kan onderwerpen.

Op welke wijze het telewerk formaliseren?

Zoals hierboven reeds toegelicht stelde de Nationale Veiligheidsraad op 17 maart 2020 telewerk verplicht in alle niet-essentiële bedrijven.

Vraag is nu wat u als werkgever moet ondernemen om dat telewerk te formaliseren. Het antwoord is eenvoudig : aangezien telewerk verplicht is, moet u dat niet noodzakelijk formaliseren.

De werkgever is dus niet verplicht om halsoverkop een telewerkpolicy of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst op te stellen. Het blijft natuurlijk wel van belang om goede afspraken met uw werknemers te maken omtrent het telewerk, bijvoorbeeld welke periodes van de dag de werknemer bereikbaar zal zijn en hoe hij moet rapporteren over de uitgevoerde taken (invullen timesheets, ..).

Als werkgever heb je immers het recht om te controleren of de werknemers wel effectief aan het werk zijn. Uiteraard dient ook hier een evenwicht gevonden te worden tussen het controlerecht van de werkgever en het recht op privacy in hoofde van de werknemer.

In het kader van dat controlerecht is het gerechtvaardigd dat je als werkgever de logingegevens van de werknemer controleert. Vragen dat je werknemer constant zijn webcam laat opstaan, is dat dan weer niet.

Voor de controle van het internet- en e-mailverkeer kan de werkgever eveneens zogenaamde “gerechtvaardigde belangen” inroepen, maar die controle mag in België enkel gebeuren voor specifieke doeleinden en conform de bepalingen opgenomen in CAO nr. 81. In alle gevallen dien je over een internet- en e-mailpolicy te beschikken waarbij de werknemer wordt ingelicht over de wijze van controle.

Controle van het internet- en e-mailverkeer gebeurt overigens steeds in een tweetrapscontrole. In eerste instantie voer je een globale controle uit waarbij de gegevens van de diverse werkposten worden geanonimiseerd. Indien bij die eerste controle onregelmatigheden worden ontdekt (zoals overmatig e-mailverkeer en bezoeken van niet-werk gerelateerde websites) dan dien je de werknemers ervan te verwittigen dat bij een volgende controle tot individualisatie zal worden overgegaan.

Naast het controlerecht van de arbeid van uw werknemers, stelt zich ook de vraag of u uw werknemers mag vergoeden voor de meerkosten die zijzelf hebben omwille van het telewerk?

De werkgever mag conform de instructies van de RSZ aan alle werknemers die momenteel thuiswerken een bureauvergoeding van 129,48 EUR per maand toekennen en dat ter dekking van de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal, … De fiscale rulingsdienst heeft voor de toekenning van een bureauvergoeding tijdens de coronacrisis zelfs een fast track procedure uitgewerkt. Daarbij mag vooralsnog echter maximaal 126,94 EUR / maand worden toegekend. Die vergoeding is dan ook vrij van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Bovenop die vergoeding kan de werkgever ook het gebruik van de eigen PC (forfait van 20 euro per maand) en het gebruik van de eigen internetverbinding (forfait van 20 euro per maand) vergoeden.

Als een werknemer nog andere beroepskosten maakt dan kunnen die kosten worden terugbetaald door de werkgever. De terugbetaling moet wel gebaseerd zijn op de werkelijke kosten.

Het hierboven toegelichte corona telewerk regime heeft een uitzonderlijk en tijdelijk karakter en houdt op te bestaan van zodra de coronamaatregelen niet langer van toepassing zijn. We zijn ons ervan bewust dat het telewerk na de coronacrisis meer ingeburgerd zal zijn en er derhalve aandacht moet worden besteed aan het formaliseren van het telewerk op ondernemingsniveau. In tegenstelling tot het versoepelde corona telewerk regime, moeten u bij de invoering van telewerk in normale omstandigheden wel degelijk een aantal formaliteiten naleven.

Wanneer er op regelmatige basis telewerk wordt uitgevoerd, is het raadzaam dat de werkgever in een telewerkpolicy de modaliteiten hieromtrent vastlegt, bijvoorbeeld : welke werknemers komen in aanmerking om van thuis uit te werken (functies, anciënniteit, ..), hoeveel dagen per week mogen de werknemers van thuis uit werken, hoe moeten de werknemer telewerk aanvragen, … ?

Voor iedere telewerker afzonderlijk moet u bovendien een schriftelijke bijlage aan de arbeidsovereenkomst opstellen waarin een aantal verplichte bepalingen worden opgenomen, bijvoorbeeld: ogenblikken waarop of periodes tijdens dewelke de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen, frequentie van het telewerk,…

Indien er onkostenvergoedingen worden toegekend voor het telewerk, moet u die eveneens opnemen in deze bijlage aan de arbeidsovereenkomst.

Kan ik als werkgever de werknemers tewerkstellen volgens een ander werkrooster?

De inspectie Toezicht Sociale Wetten (TSW) heeft het standpunt ingenomen dat de Covid-19 pandemie in bepaalde gevallen kan worden beschouwd als een voorgekomen (en in zekere zin ook een dreigend) ongeval in de zin van artikel 38bis, tweede lid, 1° van de Arbeidswet van 16 maart 1971 waardoor tewerkstelling buiten het gewone werkrooster mogelijk zou zijn.

Let wel, TSW nuanceert dat standpunt:

• De tewerkstelling buiten het gewone werkrooster moet plaatsvinden omwille van organisatorische maatregelen die daadwerkelijk nodig zijn om de directe gevolgen van de pandemie op te vangen of om te voldoen aan de daaruit voortvloeiende directe eisen.
• Het moet ook gaan om tijdelijke situaties, niet om gebruikelijke omstandigheden.

Dat zou betekenen dat werkgevers die bijvoorbeeld een soort van ploegensysteem wensen in te voeren om social distancing op de werkvloer te respecteren, geen formele wijziging van het arbeidsreglement moeten door voeren.

Houd er echter rekening mee dat een werkgever niet eenzijdig een belangrijke wijziging mag aanbrengen aan een essentieel bestanddeel van de arbeidsovereenkomst. Indien dat eenzijdig gebeurt, is er sprake van impliciet ontslag (=de werkgever wordt geacht de arbeidsovereenkomst verbroken te hebben waardoor hij een verbrekingsvergoeding verschuldigd is).

In de meerderheid van de rechtspraak wordt het werkrooster als een essentieel bestanddeel van de arbeidsovereenkomst beschouwd.

Bij de beoordeling of het werkrooster daadwerkelijk een essentieel bestanddeel is, kan u nakijken of er een wijzigingsclausule in de arbeidsovereenkomst staat. Hoewel de afdwingbaarheid van dergelijke clausules soms in twijfel getrokken kan worden, geeft het aan hoeveel belang de partijen aan die arbeidsvoorwaarde hechten.

Vervolgens moet u toetsen of het een belangrijke wijziging betreft. Dat is vaak een feitelijke discussie. U moet m.a.w. in kaart brengen hoe ingrijpend de wijziging voor de werknemer is. Weeg daarbij het persoonlijk belang van de werknemer af ten opzichte van de noodwendigheden van de onderneming.

Artikel 20, 2° van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 verplicht de werkgever om als een goed huisvader ervoor te zorgen dat de arbeid wordt verricht in behoorlijke omstandigheden met betrekking tot de veiligheid en de gezondheid van de werknemer. De werkgever zal de nodige (preventieve) maatregelen moeten nemen om ervoor te zorgen dat het coronavirus zich niet verspreidt onder zijn werknemers. Een mogelijke maatregel is de invoering van een soort van ploegensysteem om social distancing op de werkvloer te respecteren.

Artikel 17, 4° van dezelfde wet verplicht de werknemer ook om zich te onthouden van al wat schade kan berokkenen hetzij aan zijn eigen veiligheid, hetzij aan die van zijn collega’s, van zijn werkgever, of van derden. Op basis daarvan zal de werknemer in beginsel rekening moeten houden met de (preventieve) maatregelen voorgesteld door de werkgever.

De werknemers moeten het nodige begrip uitoefenen voor voormelde noodwendigheden. Maar anderzijds mogen ook de rechten en belangen van de werknemer niet uit het oog verloren worden. Het betreft dus een delicate afweging. In de gevallen waar de arbeidsovereenkomst geen wijzigingsclausule bevat en de impact van het gewijzigde werkrooster groot is voor de werknemer kan u veiligheidshalve een bijlage bij de arbeidsovereenkomst voegen met vermelding van het gewijzigde werkrooster.

Wij trachten u zo goed en zo snel mogelijk te informeren. De inhoud van dit artikel is gebaseerd op de beschikbare informatie op het ogenblik van de publicatie ervan. De standpunten in onze publicaties kunnen wijzigen naar aanleiding van updates. Deze nieuwsbrief is bijgevolg louter informatief en creëert geen bindend of exhaustief advies. Uiteraard trachten wij onze teksten zo snel mogelijk aan te passen aan de wijzigende richtlijnen en regelgeving. Voor vragen of advisering kan u contact opnemen met ons kantoor.