De optimale samenstelling van een Raad van Bestuur of Raad van Advies vraagt om maatwerk

Elke organisatie is uniek en heeft andere verwachtingen op vlak van corporate governance. Een startup heeft bijvoorbeeld andere noden dan een volwassen kmo of een multinational. Het bepalen van de optimale samenstelling en het definiëren van selectiecriteria van uw Raad vraagt dan ook een degelijke voorbereiding en een gezonde kritische blik. Een doordacht selectieproces levert daarom een substantiële bijdrage aan de strategische doelstellingen, de zin voor innovatie en de financiële veerkracht van een bedrijf.

We bespreken hoe een competentiematrix, diversiteit en een transparant selectieproces inherent zijn aan een effectieve en toekomstgerichte samenstelling van uw Raad.

Grotere afbeelding

1. Startpunt: een competentiematrix afgestemd op de strategie

De basis van een goed functionerende Raad ligt in het definiëren van de nodige expertises en competenties. Een competentiematrix, gebaseerd op de strategie en bijhorende doelstellingen van een organisatie, biedt een overzicht van de gewenste situatie. Bij een reeds bestaande Raad kan deze matrix worden vergeleken met de aanwezige competenties en expertises om lacunes te identificeren.

Deze analyse vormt de leidraad bij het opstellen van de selectiecriteria en helpt prioriteiten te stellen bij het aantrekken van nieuwe bestuursleden. Denk hierbij aan de noodzaak van specifieke kennisgebieden zoals duurzaamheid en (cyber)security, maar ook de behoefte aan een bepaalde leiderschapsstijl of aan een netwerk kunnen uit deze matrix afgeleid worden.

Daarnaast kunnen ook de competenties rond de werking en samenwerking van de Raad worden vertaald naar concrete gedragscompetenties. Enkele voorbeelden: een onderneming die over veel klantendata beschikt, laat zich in deze tijden best adviseren rond cybersecurity. En een familiebedrijf kan in sommige gevallen nood hebben aan een externe, onafhankelijke bestuurder om de familiale visie uit te dagen.

2. Complementariteit als sleutel tot succes

Een sterke Raad kenmerkt zich door een complementaire samenstelling van o.a. kennis, expertise, ervaring, en etnische en culturele achtergrond. Deze complementariteit versterkt niet alleen de kwaliteit van besluitvorming maar bevordert ook innovatie. Leden met uiteenlopende achtergronden en vaardigheden brengen verschillende inzichten mee, wat het risico op groepsdenken vermindert. De nieuwe Code Buysse IV beveelt daarom aan om aanvullend met een complementariteitmatrix te werken die aandacht heeft voor diversiteit en inclusie op vlak van gender en leeftijd.

• Leeftijdsdiversiteit brengt dynamiek en verschillende generatie-specifieke inzichten in de Raad. Generatie X kan bijvoorbeeld de aandacht voor innovatie en duurzaamheid versterken; een meer ervaren bestuurder kan voor rust en een vaste koers zorgen in woelige tijden.
• Genderdiversiteit draagt bij aan inclusievere en evenwichtigere besluiten. Een divers samengestelde Raad op vlak van gender, zal beter scoren qua risico-inschatting en langetermijnvisie.
• Etnische en culturele diversiteit voegt unieke perspectieven toe die anders mogelijk over het hoofd worden gezien. Zo kan bijvoorbeeld iemand met een andere culturele invalshoek inzicht geven in een nieuw klantensegment.

Een gezonde balans tussen diversiteit en expertise is essentieel. Een Raad die te eenzijdig gericht is op niche-expertise loopt het risico op tunnelvisie, wat de kwaliteit van de besluitvorming kan aantasten.

Op vlak van waarden en persoonlijkheid zien we dan weer dat een te grote diversiteit voor heel wat uitdagingen zorgt en de samenwerking binnen de Raad kan bemoeilijken. Hier zoeken we dan ook eerder naar eensgezindheid en persoonlijkheden die niet te zeer lijnrecht tegenover elkaar staan. Het is in dat opzicht dan ook belangrijk om zowel de expertise en competenties, als het persoonlijkheidsprofiel en het waardenpatroon van kandidaat-bestuurders helder in beeld te krijgen. Op die manier kan men doordachte keuzes maken en een kwalitatieve Raad samenstellen.

3. Lacunes en maatwerk in selectie

Het invullen van lacunes in een Raad vereist maatwerk. Elk selectieproces moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie. Een formalisering van dit proces – inclusief een duidelijke definitie van selectiecriteria en een gestandaardiseerde aanpak voor interviews en evaluaties – garandeert transparantie en objectiviteit en helpt willekeur en belangenconflicten te voorkomen. Een selectie- of benoemingscomité kan hierbij zelfs de integriteit en de professionaliteit van het proces versterken. Indien gewenst kan men zich daarin laten bijstaan door een gespecialiseerd kantoor zoals Van Havermaet, dat vanuit zijn expertise ondersteuning biedt bij de inrichting en uitvoering van het selectieproces.

4. Een werkbare grootte

De grootte van de Raad speelt ook een rol in de effectiviteit. Een te grote Raad kan besluitvorming vertragen, terwijl een te kleine Raad mogelijk onvoldoende diversiteit en expertise biedt. Het optimale aantal bestuurders is bijgevolg afhankelijk van de omvang, aard, complexiteit en levensfase van de organisatie. Idealiter bestaat een Raad van Bestuur uit de bedrijfsleider of CEO, één of meerdere aandeelhouders, één of meerdere uitvoerende bestuurders, aangevuld met zeker meer dan één externe bestuurder.

Een Raad van Advies bestaat doorgaans uit de bedrijfsleider of CEO en drie tot vijf onafhankelijke adviseurs, eventueel (ad hoc) aangevuld met managementprofielen uit het bedrijf. In het kmo-landschap varieert het aantal leden tussen de vijf en zeven, waarbij vooral bij Raden van Bestuur extra aandacht besteed moet worden aan de onafhankelijkheid van de voorzitter. Een CEO kampt namelijk vaak met een dualiteit waarbij hij/zij naast de rol als CEO ook de rol van voorzitter opneemt en bijgevolg de balans tussen operationele controle en onafhankelijk toezicht kan worden verstoord.

Regelmatige evaluaties van de Raad zorgen ervoor dat de samenstelling aansluit bij de strategische doelen en dat tijdig afscheid wordt genomen van leden die niet langer bijdragen aan de organisatie. Hier gaan we in een later artikel dieper op in.

Conclusie: de kracht van de m(atr)ix

Een Raad van Bestuur of Raad van Advies die strategisch is samengesteld en diversiteit omarmt, draagt bij tot innovatie, betere besluitvorming en financiële veerkracht van organisaties. Door een balans te vinden tussen expertise en diversiteit, een transparant proces te hanteren en regelmatig te evalueren, kan de Raad optimaal functioneren en organisaties naar nieuwe hoogten tillen.

In ons volgende artikel zoomen we in op de inrichting en werking van een performante Raad. We bespreken de rollen en verantwoordelijkheden van de leden en laten zien hoe degelijke afspraken en het gebruik van een intern reglement de werking ten goede komt.