Uw loonadministratie – Q4.2026

Het vierde kwartaal brengt traditioneel heel wat aandachtspunten met zich mee op het vlak van payroll en sociaal-juridische verplichtingen. In deze nieuwsbrief bundelen we de belangrijkste updates, deadlines en praktische aandachtspunten zodat u goed voorbereid het einde van het jaar tegemoetgaat. We staan stil bij recente wijzigingen in de sociale wetgeving, relevante payrolltopics en concrete tips voor werkgevers en HR-verantwoordelijken.

Loonindexaties & loonnorm

Indexaties

Volgens de huidige prognoses zullen de lonen in de bouw- en metaalsector in de loop van het vierde kwartaal van 2026 opnieuw geïndexeerd worden, met ingang van 1 oktober 2026. Binnen het Paritair Comité 124 (bouwsector) wordt voorlopig uitgegaan van een stijging van 0,834833%.

Loonnorm

Bij het loonbeleid voor 2026-2027 moet niet alleen rekening worden gehouden met de verplichte indexaanpassingen, maar ook met de wettelijk bepaalde marge voor loonsverhogingen. Die marge werd voor deze periode vastgelegd op 0%. Concreet betekent dit dat ondernemingen geen algemene extra verhogingen van de lonen mogen toekennen boven op de index. Bepaalde loonaanpassingen blijven echter mogelijk, bijvoorbeeld verhogingen die voortvloeien uit anciënniteit, promoties of een wijziging van functiecategorie. Daarnaast vallen sommige voordelen buiten deze beperking, zoals winstpremies en niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen volgens cao nr. 90.

Centenindex

Naast de gewone sectorale indexeringen moet vanaf juli 2026 ook rekening worden gehouden met de zogenaamde centenindex. Deze maatregel beperkt tijdelijk de automatische indexering voor hogere lonen.

Werknemers met een referteloon tot en met 4.000 EUR behouden hun volledige indexering (voor deeltijdse werknemers wordt een en ander geprorateerd). Voor het gedeelte van het loon boven 4.000 EUR wordt de indexering tijdelijk beperkt. Als het indexeringspercentage hoger is dan 2%, dan wordt het gedeelte van het loon boven 4.000 EUR geïndexeerd, maar slechts met het indexpercentage dat de limiet van 2% overstijgt.

In een voorbeeld ziet dit er zo uit:

Een bediende in PC nr. 200 heeft een maandloon van 5.000 EUR bruto per maand. Volgens de huidige prognoses zou de loonindexering in januari 2027 4,32% bedragen. Dit percentage is voorlopig en kan nog wijzigen.

Zonder centenindex zou het loon stijgen met: 5.000 EUR × 4,32% = 216 EUR. Het nieuwe brutoloon zou dan 5.216 EUR bedragen.

Met toepassing van de centenindex wordt de eerste 2% van de indexering slechts toegepast op het loon tot 4.000 EUR. Het gedeelte van de indexering boven 2% wordt wel op het volledige loon toegepast.

Concreet:

• 2% op 4.000 EUR= 80 EUR
• resterende 2,32% op 5.000 EUR = 116 EUR
• totale indexering = 196 EUR

Het nieuwe brutoloon bedraagt bijgevolg 5.196 EUR in plaats van 5.216 EUR. De impact van de centenindex bedraagt in dit voorbeeld 20 EUR bruto per maand.

De centenindex geldt over alle sectoren heen en staat los van de sectorale indexeringsmechanismen. Voor de concrete toepassing en berekening kan het exacte effect bijgevolg verschillen naargelang de sector en het moment waarop de indexering plaatsvindt.

Naast de tijdelijke beperking van de indexatie moet u als werkgever een bijkomende RSZ-bijdrage betalen. Hierdoor vloeit ongeveer de helft van de gerealiseerde loonkostbesparing opnieuw naar de overheid. Dit is de loonmatigingsbijdrage.

Kilometervergoeding

In het vierde kwartaal van 2026 wordt de maximale kilometervergoeding per kwartaal aangepast. Deze aanpassing geldt voor dienstverplaatsingen met eigen gemotoriseerd vervoer.

Vanaf 1 oktober 2026 tot en met 31 december 2026 bedraagt het maximaal vrijgesteld bedrag van de driemaandelijks geïndexeerde kilometervergoeding voor woon-werkverkeer en beroepsverplaatsingen 0,4452 EUR per kilometer. Dit is een lichte stijging ten opzichte van het derde kwartaal 2026 waarin de vergoeding 0,4440 EUR per kilometer bedroeg.

De jaarlijkse kilometervergoeding van 0,4761 EUR per kilometer blijft nog van toepassing tot en met 30 juni 2027.

RSU-aandelenplan

Een belangrijke ontwikkeling voor multinationale werkgevers: het Belgische Hof van Cassatie heeft recent bevestigd dat aandelengerelateerde verloning en andere equity incentives als loon voor verrichte arbeid kunnen worden beschouwd, waardoor zij mogelijk onderworpen zijn aan Belgische socialezekerheidsbijdragen.

Volgens het Hof kunnen voordelen die worden toegekend om werknemers aan boord te houden, prestaties te belonen of engagement te stimuleren, een vergoeding voor arbeid vormen. Daarbij is het belangrijk dat het feit dat deze voordelen worden toegekend door een buitenlandse moedervennootschap niet automatisch verhindert dat ze voor Belgische RSZ-doeleinden als loon worden beschouwd.

De zaak had betrekking op Restricted Stock Units (RSU’s), maar de redenering van het Hof kan ook relevant zijn voor andere aandelenplannen en vormen van equity compensation, in het bijzonder wanneer deze worden gebruikt als retentie- of incentive-instrument.

Deze uitspraak zal de positie van de RSZ naar verwachting verder versterken bij controles en discussies rond aandelengerelateerde verloning en internationale equityplannen.

Herinvoering ‘proefperiode’ – opzeg 1 week

De terugkeer van de proefperiode was één van de aangekondigde maatregelen uit het regeerakkoord. Hoewel de proefperiode formeel niet opnieuw wordt ingevoerd, wijzigen de opzegtermijnen vanaf 1 augustus 2026 wel aanzienlijk tijdens de eerste zes maanden van een arbeidsovereenkomst.

Meer bepaald bedraagt de opzegtermijn voor arbeidsovereenkomsten met startdatum vanaf 1 augustus 2026 voortaan slechts 1 week tijdens de eerste 6 maanden, zowel bij ontslag door de werkgever als bij ontslagname door de werknemer. Daardoor krijgen beide partijen meer flexibiliteit tijdens de opstartfase van een nieuwe samenwerking.

Arbeidsovereenkomsten die voor 1 augustus 2026 aanvangen, blijven daarentegen onder de oude opzegtermijnen vallen.  Houd er ook rekening mee dat bij opeenvolgende arbeidsovereenkomsten bij dezelfde werkgever, eerder opgebouwde anciënniteit nog steeds een rol kan spelen.

Wordt er in het arbeidsreglement bovendien expliciet vermeld wat de opzegtermijnen zijn? Dan is een aanpassing van het arbeidsreglement noodzakelijk.

Feestdagen en collectief verlof

(Vervangings)feestdagen

Valt een wettelijke feestdag op een dag waarop er binnen de onderneming doorgaans niet wordt gewerkt, zoals een zaterdag of zondag, dan moet hiervoor een vervangingsdag worden toegekend. Volgens de wettelijke standaardregeling zal de wettelijke feestdag automatisch vervangen worden op de eerstvolgende normale werkdag.

Van deze standaardregeling kan afgeweken worden door zelf afspraken te maken over deze vervangingsdagen. Dit gebeurt via een collectief akkoord op ondernemingsniveau, waarbij de werknemers uiterlijk tegen 15 december van het voorafgaande jaar geïnformeerd moeten worden. In de praktijk kunt u als werkgever ervoor kiezen om vaste vervangingsdagen voor alle werknemers te bepalen, of werknemers de mogelijkheid te geven hun vervangingsdag zelf te kiezen, zolang alle 10 feestdagen binnen hetzelfde kalenderjaar opgenomen zijn.

Bij het ontbreken van een dergelijke regeling blijft de wettelijke standaardregeling gelden.

In 2027 vallen volgende wettelijke feestdagen in het weekend: zaterdag 1 mei 2027 (Dag van de Arbeid), zondag 15 augustus 2027 (O.L.V. Hemelvaart) en zaterdag 25 december (Kerstmis). Feestdagen op een zaterdag geven recht op een vervangingsfeestdag voor zover zaterdag binnen de onderneming geen gebruikelijke werkdag is.

Collectief verlof

Het vastleggen van collectieve vakantieperiodes mag niet eenzijdig door de werkgever gebeuren. Indien u als onderneming ervoor kiest om op bepaalde momenten collectief te sluiten, moet dit correct worden opgenomen in het arbeidsreglement. De betrokken werknemers moeten bovendien uiterlijk tegen 31 december op de hoogte worden gebracht van de geplande sluitingsdagen.

Wanneer collectief verlof voor de eerste keer wordt ingevoerd, is een formele wijziging van het arbeidsreglement vereist. Daarbij moet gedurende vijftien dagen een bericht zichtbaar worden uitgehangen binnen de onderneming, zodat werknemers eventuele opmerkingen kunnen indienen. Na deze procedure dient de aangepaste regeling geregistreerd te worden bij de FOD WASO.

Indien u reeds eerder met collectieve sluitingsperiodes werkte, verloopt de procedure eenvoudiger. In dat geval volstaat een kennisgeving aan de werknemers en de registratie van de data bij de FOD WASO, zonder dat opnieuw een aanplakkingsprocedure moet worden gevolgd.

Indien gewenst kunnen wij u begeleiden bij de administratieve afhandeling van deze formaliteiten.

Onkosten op fiscale fiche

Onkostenvergoedingen die u toekent aan werknemers voor uitgaven die beschouwd worden als kosten eigen aan de werkgever, moeten correct worden verwerkt. Deze terugbetaling kan gebeuren op basis van werkelijke bewijsstukken, zoals bonnetjes, of via een onderbouwde forfaitaire vergoeding. Het is hierbij steeds belangrijk dat dezelfde kost nooit tweemaal wordt vergoed, bijvoorbeeld zowel via een forfait als via een terugbetaling op basis van bewijsstukken.

Daarnaast blijft de verplichting gelden om alle toegekende onkostenvergoedingen — zowel forfaitaire vergoedingen als terugbetalingen van werkelijke kosten — met vermelding van het bedrag op te nemen op de fiscale fiche 281.10. Bezorg ons daarom tijdig vóór het einde van het jaar een overzicht van de toegekende onkostenvergoedingen, zodat wij deze correct kunnen verwerken.

Herbeoordeling voorwaarden IPA-korting 2027

Met de start van een nieuw jaar dient opnieuw beoordeeld te worden of uw onderneming nog voldoet aan de voorwaarden voor de toepassing van de IPA-korting. De IPA-korting is een algemene vrijstelling van de doorstorting van bedrijfsvoorheffing ter waarde van 0,12%.

Om deze evaluatie correct te kunnen uitvoeren, zullen wij u binnenkort een informatiedocument bezorgen waarmee u kunt nagaan of uw onderneming nog in aanmerking komt voor deze vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing. Hierin worden onder meer de toepasselijke criteria en de nodige bewijsstukken toegelicht. Wij raden aan om deze beoordeling uit te voeren. Aarzel niet om contact met ons op te nemen bij vragen.

Eindejaarsadministratie

Eindejaarspremie

De periode van de eindejaarspremies komt stilaan opnieuw in zicht. In de meeste sectoren vormt deze premie een verplicht onderdeel van het loonpakket en ontvangen werknemers ze jaarlijks boven op hun gewone verloning. Omdat op de premie zowel RSZ-bijdragen als een hogere bedrijfsvoorheffing worden ingehouden, ligt het nettobedrag doorgaans lager dan bij een klassiek maandloon. De concrete toekenningsregels en de manier waarop de premie wordt berekend, zijn afhankelijk van de sector waartoe uw onderneming behoort.

De laatste jaren zien we dat ondernemingen steeds vaker inzetten op flexibel verlonen. Via bijvoorbeeld een cafetariaplan kan een eindejaarspremie in bepaalde gevallen geheel of gedeeltelijk worden omgezet naar andere voordelen die beter aansluiten bij de persoonlijke voorkeuren van medewerkers én fiscaal interessanter kunnen zijn.

Niet elke sector laat deze flexibiliteit toe, waardoor een correcte analyse van de sectorale regels essentieel blijft. Wilt u bekijken welke mogelijkheden er bestaan binnen uw onderneming? Onze experten denken graag met u mee.

Eindejaarsgeschenken

Wilt u uw medewerkers op het einde van het jaar extra waarderen met een attentie? Dan kan dat bijvoorbeeld via een geschenk, cadeaucheque of een geldbedrag. Onder bepaalde voorwaarden genieten dergelijke eindejaarsgeschenken van een vrijstelling van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Daarnaast zijn ze ook fiscaal aftrekbaar als beroepskost.

Om van deze gunstige behandeling gebruik te kunnen maken, moeten wel enkele voorwaarden vervuld zijn: (1) het geschenk wordt toegekend naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar; (2) het voordeel bedraagt maximaal 40 EUR per werknemer per jaar, verhoogd met 40 EUR per kind ten laste; (3) de toekenning gebeurt op collectieve basis volgens dezelfde regels voor alle betrokken werknemers.

Vakantiegeld, opname verlof en overuren

In principe moeten werknemers hun wettelijke vakantiedagen volledig opnemen binnen het lopende vakantiejaar. Meer zelfs, als werkgever draagt u de verantwoordelijkheid om werknemers aan te moedigen hun vakantiedagen binnen de voorziene termijn op te nemen. Wanneer u als werkgever onvoldoende kan bewijzen dat hierover actief werd gecommuniceerd of opgevolgd, kan dit aanleiding geven tot administratieve sancties of strafrechtelijke gevolgen.

Sinds 2024 voorziet de regelgeving evenwel in een uitzondering waarbij niet-opgenomen vakantiedagen kunnen worden meegenomen naar een volgend jaar, op voorwaarde dat deze uiterlijk binnen een termijn van 24 maanden worden opgenomen. Deze overdracht is enkel toegestaan wanneer de werknemer zijn of haar vakantie niet kon opnemen wegens bepaalde schorsingen van de arbeidsovereenkomst. Het gaat daarbij om de volgende limitatief opgesomde situaties:

• erkende arbeidsongevallen of beroepsziektes;
• andere ongevallen of ziektes;
• moederschapsrust;
• vaderschapsverlof;
• profylactisch verlof;
• geboorteverlof;
• adoptieverlof;
• pleegzorgverlof;
• pleegouderverlof

Wanneer een werknemer binnen de termijn van 24 maanden van werkgever verandert, blijft het recht op de uitgestelde vakantiedagen behouden bij de nieuwe werkgever(s). Het is dus niet beperkt tot de onderneming waar de oorspronkelijke schorsing van de arbeidsovereenkomst plaatsvond. Daarom moet op het vakantieattest worden opgenomen hoeveel wettelijke vakantiedagen nog niet werden opgenomen. Het bijhorende vakantiegeld voor deze dagen moet wel nog tijdens het oorspronkelijke vakantiejaar worden uitbetaald, uiterlijk tegen 31 december.

Daarnaast moet u er als werkgever over waken dat gepresteerde overuren nog binnen hetzelfde kalenderjaar worden gecompenseerd met inhaalrust. In bepaalde situaties kan daarvan worden afgeweken. Wanneer het bijvoorbeeld door een piekperiode op het einde van het jaar praktisch moeilijk is om alle inhaalrust tijdig toe te kennen, mogen tot 65 overuren worden meegenomen naar het daaropvolgende kalenderjaar. Deze overuren moeten dan wel binnen de eerste drie maanden van dat nieuwe jaar worden gerecupereerd.

Wet private opsporing: intern reglement verplicht tegen 16 december 2026

Sinds 16 december 2024 geldt de Wet Private Opsporing (WPO). Deze wet is niet alleen van toepassing wanneer een werkgever een externe privédetective inschakelt, maar kan ook spelen wanneer intern onderzoek wordt gevoerd naar werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een onderzoek naar vermoedelijke fraude, diefstal, oneerlijke concurrentie of feiten die mogelijk aanleiding geven tot een ontslag om dringende reden.

Zo gelden onder meer informatieverplichtingen ten aanzien van de werknemer en procedurele waarborgen met betrekking tot het verloop en de verslaggeving van het verhoor (zoals voorafgaande informatie aan de werknemer over diens rechten, het recht om een kopie van het verhoorverslag te ontvangen en het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze). Hoewel een schending van deze regels niet automatisch leidt tot de uitsluiting van het bewijs, kan ze wel gevolgen hebben voor de bewijswaarde ervan.

Wat verandert er vanaf 16 december 2026?

Werkgevers die private onderzoeken naar werknemers willen kunnen voeren, moeten uiterlijk op 16 december 2026 over een intern reglement beschikken. Daarin moeten de mogelijkheid om dergelijke onderzoeken te voeren en de toepasselijke regels uitdrukkelijk en transparant worden vastgelegd. De wet legt geen specifieke vorm op. Het reglement kan onder meer worden opgenomen in een cao, het arbeidsreglement of een afzonderlijke policy. Een aparte policy biedt doorgaans de meeste flexibiliteit.

Het reglement bevat bij voorkeur duidelijke afspraken over de situaties waarin een onderzoek kan worden gestart, wie het onderzoek mag uitvoeren, welke onderzoekshandelingen mogelijk zijn en welke rechten en waarborgen de betrokken werknemers genieten.

Zonder intern reglement kan een werkgever na 16 december 2026 geen rechtsgeldig beroep doen op de resultaten van een privaat onderzoek. De verplichting is immers voorgeschreven op straffe van nietigheid, waardoor het verkregen bewijs mogelijk niet kan worden gebruikt in een gerechtelijke procedure.

Wij raden werkgevers daarom aan om tijdig na te gaan of hun bestaande policies en arbeidsreglement voldoende zijn afgestemd op de nieuwe wetgeving en waar nodig een afzonderlijk intern reglement uit te werken.

Weetjes

Stijging thuiswerkvergoeding vanaf 01/09/2026

Wist u dat werknemers die op structurele en regelmatige basis een aanzienlijk deel van hun arbeidstijd van thuis uit verrichten — gemiddeld minstens één werkdag per week op maandbasis —van hun werkgever een forfaitaire onkostenvergoeding voor thuiswerk kunnen ontvangen?

Vanaf september wordt het maximale bedrag van deze thuiswerkvergoeding aangepast naar 164,21 EUR per maand.

Gepland familiekrediet van vijf dagen per kind

Wist u dat de federale regering op 18 juli 2026 een voorontwerp van wet heeft goedgekeurd dat een nieuw familiekrediet van vijf dagen per kind invoert? Het krediet zou van toepassing worden op werknemers, zelfstandigen en ambtenaren en komt bovenop het bestaande geboorte- en moederschapsverlof.

De dagen zouden vrij kunnen worden opgenomen tijdens het eerste levensjaar van het kind. Het recht komt in de eerste plaats toe aan de vader of meemoeder/medeouder, die evenwel kan afzien van de uitoefening van dit recht ten gunste van de moeder.

Per kind bestaat er slechts één recht op deze vijf dagen. Wanneer meerdere personen het recht kunnen uitoefenen, bepalen zij onderling wie de dagen opneemt.

De regeling is momenteel evenwel nog niet definitief goedgekeurd. Ook de concrete vergoedingsregeling en de praktische modaliteiten moeten nog verder worden uitgewerkt.

Versoepelingen op het vlak van de arbeidsreglementen

Sinds 1 juni 2026 hoeft u niet langer elk individueel voltijds uurrooster in het arbeidsreglement op te nemen. U kunt ervoor kiezen om enkel een algemeen kader van de normale arbeidstijd vast te leggen in het arbeidsreglement met een aantal verplichte vermeldingen:

• De dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• Het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• De minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur;
• De normale en maximale wekelijkse arbeidsduur.

Zo kunt u binnen het tijdvak beschreven in het arbeidsreglement, per individuele werknemer een werkrooster afspreken. Dit kan best worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst.