Verplichte e-facturering vanaf 1 januari 2026: tijdelijke tolerantieperiode van drie maanden

De invoering van de verplichte e-facturering tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen op 1 januari 2026 vormt een belangrijke mijlpaal in de verdere digitalisering van onze economie. Intussen hebben al meer dan een half miljoen ondernemingen – zowel kmo’s als grotere spelers – de overstap gemaakt.

Hoewel de overgang voor een groot deel van de ondernemingen relatief vlot zal verlopen, beseft de FOD Financiën dat operationele veranderingen soms gepaard gaan met opstartproblemen. Daarom voorziet de FOD Financiën een tolerantieperiode van drie maanden, van 1 januari tot en met 31 maart 2026. Het gaat hier voor alle duidelijkheid niet om een algemeen uitstel. 1 januari 2026 blijft de wettelijke inwerkingtreding van de verplichting tot gestructureerd elektronische facturatie.

Wat houdt de tolerantieperiode in?

Ondernemingen die tijdens de eerste maanden van 2026 nog niet volledig kunnen voldoen aan de nieuwe verplichtingen rond e-facturering via Peppol, zullen geen sancties krijgen – op voorwaarde dat zij kunnen aantonen dat ze tijdig en op redelijke wijze inspanningen hebben geleverd om zich voor te bereiden.

Het gaat specifiek om inbreuken die rechtstreeks verband houden met de invoering van e-facturering, zoals:

• Het (nog) niet beschikken over de nodige technische middelen om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen, geheel of voor bepaalde transacties (bijvoorbeeld bij self-billing).
• Het niet kunnen uitreiken van een gestructureerde elektronische factuur omdat het eigen systeem of dat van een externe partner nog niet toelaat om een geldige e-factuur op te maken.

In dergelijke gevallen moet de onderneming wel op een alternatieve manier voldoen aan de bestaande facturatieverplichtingen, bijvoorbeeld via een ander formaat of een andere verzendingswijze (vb. PDF via e-mail).

Waarom wordt ‘tijdige en redelijke voorbereiding’ vereist?

De tolerantieregeling wil ondernemingen die wél inspanningen hebben geleverd de kans geven om zich zonder sanctie alsnog volledig in regel te stellen. Ondernemingen die geen of onvoldoende stappen hebben gezet, worden zo gestimuleerd om dit alsnog snel te doen.

Elke situatie zal individueel worden beoordeeld. De FOD Financiën benadrukt dat er geen sprake is van een algemeen uitstel. Een dergelijke maatregel zou onrechtvaardig zijn tegenover alle ondernemingen, adviseurs en IT-partners die wel tijdig hebben geïnvesteerd in de voorbereiding. Bovendien zou een algemeen uitstel de vele voordelen van e-facturering opnieuw vertragen.

E-facturatie vraagt wederzijdse gereedheid

De FOD Financiën geeft tot slot mee dat de omschakeling naar e-facturering het vlotst gebeurt wanneer zoveel mogelijk ondernemers klaar zijn. Hoe meer facturerende en ontvangende partijen tijdig overstappen, hoe efficiënter en betrouwbaarder de nieuwe standaard zou worden.

Wenst u meer te weten inzake de verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie via Peppol? Contacteer dan onze btw-adviseurs voor verdere info.