Beste klant of relatie, onze kantoren zijn weer open voor gebruik. We hebben voldoende beschermingsmaatregelen genomen om uw en onze veiligheid te garanderen. Graag tot snel & onze gezonde wensen voor u & uw naasten.

CBN-advies over de bewaring van boeken en stukken bij een geïnformatiseerde boekhouding

De Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft op 28 september 2016 haar advies gepubliceerd over de bewaring van boeken en stukken bij een geïnformatiseerde boekhouding (Advies 2016/22 van 28 september 2016). Wij zoomen in op de krachtlijnen van dit advies.

In dit advies behandelt de Commissie enerzijds in hoeverre de bewaring van boeken en verantwoordingsstukken in pdf volstaat om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire boekhoudvoorschriften. Anderzijds wil de Commissie de draagwijdte toelichten van de verplichting tot bewaring van de programma’s en systemen waarmee bestanden van een elektronische boekhouding kunnen worden gelezen.

KADER VAN DE PROBLEMATIEK

De praktische gevallen die  aanleiding geven tot dergelijke problematiek zijn onder andere:

  • de verandering van verlener van boekhoudprestaties, die vaak een verandering van het boekhoudprogramma met zicht meebrengt;
  • de verandering van boekhoudsoftware door de onderneming, zonder dat de voorgaande toepassing volledig actief blijft gedurende de volledige wettelijke bewaringstermijn;
  • de verandering van het besturingssysteem dat wordt gebruikt door de onderneming of externe dienstverlener, in zoverre deze verandering een min of meer belangrijke invloed zou kunnen hebben op het gebruik van het boekhoudprogramma van de onderneming en de boekhoudkundige gegevens die door dit programma worden gegenereerd.

WETTELIJK KADER

Het Wetboek van Economisch Recht bepaalt dat de boeken op zodanige wijze moeten worden gehouden dat de materiële continuïteit ervan is verzekerd, evenals de regelmatigheid en de onveranderlijkheid. De boeken en de bewijsstukken moeten 7 jaar bewaard worden.

Daarnaast stelt het KB tot uitvoering van de boekhoudwet dat indien de boeken en dagboeken worden gehouden door middel van geïnformatiseerde systemen, deze systemen de onderneming moeten toelaten om haar boekhouding te voeren conform de wettelijke en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn. Bovendien moet de drager gebruikt voor het bewaren van de boeken en bewijsstukken de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn verzekeren gedurende de volledige opgelegde bewaringstermijn. Indien de boekhouding elektronisch wordt gevoerd, houdt dit in dat zowel de bestanden met de boeken als de programma’s en systemen waarmee deze bestanden gelezen kunnen worden, gedurende de minimale bewaringstermijn moeten worden bijgehouden.

TOEPASSING

Toegang en raadpleging van de inhoud van de bestanden

De invoer van oorspronkelijke bestanden in een identieke of compatibele informaticatoepassing of de omzetting van alle bestanden naar een gemakkelijk leesbaar formaat en zelfs het gebruik van “cloud accounting”, kunnen de continuïteit waarborgen naar mening van de Commissie, voor wat betreft de raadpleging van de boeken.

Onveranderlijkheid van de geregistreerde gegevens

Bij een geïnformatiseerde boekhouding impliceert de onveranderlijkheid in de praktijk dat het niet meer mag mogelijk zijn om boekingen te wijzigen, te schrappen of toe te voegen.

Volgens de Commissie kan de onveranderlijkheid van de gegevens die geregistreerd zijn in de informaticatoepassing in de volgende twee veronderstellingen worden gegarandeerd:

    1. Behoud van de initiële, eventueel geüpdatete informaticatoepassing

      Men moet zich ervan verzekeren dat de informaticatoepassing een archivering toelaat die de toegang tot de gegevens, de leesbaarheid en het origineel karakter ervan op duurzame wijze garandeert. Daarenboven moet de archivering waarborgen dat gearchiveerde gegevens kunnen worden gerecupereerd aan de hand van latere versies van de informaticatoepassing om de staten te kunnen opleveren die naar aanleiding van een controle worden opgevraagd.
    2. Wijziging van de informaticatoepassing: archivering en overdracht van gegevens

      Wanneer er van informaticatoepassing wordt veranderd, moet de overdracht naar de nieuwe informaticatoepassing de materiële continuïteit, de onveranderlijkheid en regelmatigheid van de boekingen waarborgen en dit zowel voor als na de invoer van de gegevens in de nieuwe informaticatoepassing.

Indien deze waarborging wordt gecontroleerd en de leesbaarheid van de bestanden vaststaat, is het volgens de Commissie vanuit boekhoudkundig oogpunt niet vereist om de voorheen gebruikte informaticatoepassing te behouden gedurende de volledige wettelijke bewaringstermijn.

De Commissie herhaalt wel dat het nemen van een volledige back-up van de boekhouding op regelmatige basis deel uitmaakt van het goed bestuur van de onderneming.

Publicatiedatum: 3 april 2017

Gepubliceerd door Roland Snoeks

Een andere vraag omtrent dit thema?

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
© Van Havermaet 2020