Einde van het mandaat, begin van continuïteit: de kunst van een soepel afscheid

Het beëindigen van mandaten binnen een Raad van Bestuur of Raad van Advies is onvermijdelijk, maar cruciaal voor good governance binnen een organisatie. Dit proces vraagt om een zorgvuldige aanpak om continuïteit te waarborgen, kennisoverdracht te verzekeren en in een goede verstandhouding de wegen te laten scheiden. We bespreken de noodzakelijke stappen voor het beëindigen van (bestuurs)mandaten en de gevolgen voor de organisatie.

Beëindiging van het mandaat: een gestructureerde aanpak

Het beëindigen van een mandaat kan om verschillende redenen plaatsvinden: de afloop van een vooraf bepaalde termijn, de persoonlijke keuze van het raadslid of de strategische heroriëntatie van het orgaan of de organisatie. Dit proces hoeft niet te worden gezien als een negatieve gebeurtenis, het kan juist bijdragen aan het herstel of de vernieuwing van de dynamiek binnen het bestuur en de organisatie. Net zoals een gezond verloop in een organisatie, is ook in een bestuursorgaan enig verloop wenselijk.

Hoe dan ook, een gestructureerde en integrale aanpak is essentieel om deze overgang soepel te laten verlopen.

1. Voorbereiding en communicatie

Indien de mandaten van de raadsleden worden aangegaan voor een bepaalde duurtijd, is het van belang om de (resterende) duurtijd gestructureerd bij te houden om tijdig te kunnen identificeren welke mandaten op hun einde lopen. Zo heeft de organisatie zelf voldoende tijd om te bepalen of een verlenging van het mandaat al dan niet wenselijk is en is er desgevallend ruimte om een geschikte opvolger te zoeken.

Het is zinvol om raadsleden tijdig te informeren over het einde van hun mandaat, zelfs als de beëindiging vanzelfsprekend lijkt. Open communicatie voorkomt misverstanden en biedt ruimte om wederzijdse verwachtingen voor de laatste periode te verduidelijken. Dit draagt bij aan een respectvolle afronding en legt de basis voor een blijvende positieve relatie.

2. Kennisoverdracht

Om continuïteit te waarborgen, is het essentieel dat kennis goed wordt overgedragen naar de Raad van Bestuur of Raad van Advies. Dit zorgt niet alleen voor een vlotte inwerking van nieuwe leden, maar draagt bij aan het behoud van waardevolle kennis die de organisatie kan blijven ondersteunen in haar strategische keuzes.

Relevante informatie, notities en kennis mogen uiteraard ook niet verloren gaan naar aanleiding van een bestuurswissel. Het is dan ook uitermate belangrijk dat er een grondige overdracht plaatsvindt naar de Raad van Bestuur of Raad van Advies, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft en nieuwe raadsleden zich snel kunnen inwerken. Om het risico op het verlies van informatie en versnippering daarvan te minimaliseren, is het hoe dan ook aangeraden om de informatie over de werkzaamheden van het orgaan steeds centraal te bewaren binnen de organisatie.

Indien beide partijen hiervoor openstaan, kan ook een overgangsperiode overwogen worden waarbij het vertrekkende lid zijn/haar opvolger begeleidt en introduceert in de nieuwe rol. Dit persoonlijke contact kan waardevolle inzichten en context bieden die niet altijd uit documenten blijken. Het zal in dit geval wel cruciaal zijn om verwachtingen, taken en verantwoordelijkheden voldoende af te lijnen zodat het mentorschap de overdracht niet in de weg staat, maar net bevordert.

3. Juridische en administratieve aspecten

Raad van Bestuur

Bij de stopzetting van een mandaat binnen de Raad van Bestuur, komen er naast bovenstaande aspecten, ook een aantal juridisch-administratieve taken kijken. Het ontslag moet immers correct uitgevoerd en bekendgemaakt worden, om het tegenstelbaar aan de buitenwereld te maken.

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen bevat de uitgangspunten die u moet volgen bij de beëindiging van het mandaat. We bemerken dat deze uitgangspunten, waar mogelijk, verder uitgewerkt en aangepast dienen te worden in de statuten van de organisatie en eventueel in een intern reglement. De procedures voorzien in deze drie documenten dienen aldus in rekening genomen te worden.

In geval van een stopzetting van het mandaat op verzoek van de bestuurder, zal deze laatste doorgaans een ontslagbrief opstellen en adresseren aan de vennootschap. Het is daarna aan de algemene vergadering om kennis te nemen van dit ontslag en het ontslag met de vereiste meerderheid te aanvaarden. Een correcte en tijdige besluitvorming hieromtrent is niet alleen van belang voor de organisatie, maar ook voor de ontslagnemende bestuurder. De algemene vergadering dient immers ook te besluiten over (tussentijdse) kwijting van de bestuurder, alsook blijft de bestuurdersaansprakelijkheid in principe van toepassing zolang het mandaat niet is stopgezet.

Tot slot dient het besluit van de algemene vergadering bekendgemaakt te worden middels publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, om de stopzetting van het bestuursmandaat bekend te maken aan derden. Vervolgens zal ook de Kruispuntbank van Ondernemingen aangepast worden en is de stopzetting finaal.

Raad van Advies

Bij de Raad van Advies is de ontslagprocedure volledig op maat van het orgaan en de organisatie te bepalen. Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen schrijft immers geen te volgen regels voor bij een stopzetting van het mandaat binnen de Raad van Advies. Omdat het uiteraard aangewezen is om ook hier duidelijke afspraken te maken, raden wij aan om de gewenste aanpak uit te schrijven in een intern reglement. Vanzelfsprekend zijn de regels daarin opgenomen vervolgens bindend en dient de daarin beschreven procedure nauwgezet gevolgd te worden.

4. Respectvolle afronding en het behoud van relaties

Naast de formele en praktische aspecten is ook de menselijke kant van een afscheid van groot belang. Bestuurs- en adviesleden investeren vaak veel tijd en energie in hun rol, en een respectvolle afsluiting draagt bij aan het behoud van waardevolle relaties. Een exitgesprek biedt de kans om terug te blikken op de samenwerking, wederzijdse waardering uit te spreken en waardevolle feedback te verzamelen. Dit gesprek kan ook helpen om mogelijke verdere samenwerkingen te bespreken of een ambassadeursrol voor de vertrekkende bestuurder te verkennen.

Een gepast formeel of informeel afscheidsmoment, zoals een persoonlijk woord van erkenning of een symbolisch gebaar, versterkt de goodwill en laat de deur open voor toekomstige ontmoetingen of samenwerkingen. In de zakelijke wereld zijn netwerken en relaties immers van onschatbare waarde. Een constructief vertrek kan later nieuwe opportuniteiten creëren.

Opheffing van de Raad van Advies als orgaan: stappen en overwegingen

Een Raad van Bestuur zal, al dan niet in een afgeslankte of meer informele vorm, steeds dienen te bestaan. Het is immers een verplicht orgaan binnen elke vennootschap. Een Raad van Advies is daarentegen een facultatief orgaan, waardoor het mogelijk is om het orgaan in haar geheel te ontbinden. Dit vormt uiteraard een ingrijpende beslissing die zorgvuldig moet worden overwogen en uitgevoerd, waarbij de handvaten zoals hierboven uiteengezet ook hulp kunnen bieden.

1. Evaluatie en besluitvorming

Om doordacht te kunnen beslissen, dient eerst geanalyseerd te worden of de Raad van Advies nog steeds bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Veranderingen in de bedrijfsstrategie of -structuur kunnen aanleiding geven om de meerwaarde van de Raad van Advies opnieuw te evalueren. Biedt de Raad nog de juiste expertise en meerwaarde, of is er behoefte om extern advies op een andere manier in te vullen? In een eerder artikel binnen deze reeks reiken we alvast praktische handvaten aan voor een kwalitatief evaluatiebeleid.

Het is aangewezen om de leden van de Raad van Advies en andere stakeholders bij het evaluatieproces te betrekken. Hun inzichten kunnen waardevol zijn bij het nemen van een geïnformeerde beslissing, omdat zij niet alleen een goed overzicht hebben van de externe en strategische context, maar ook van de interne werking van de organisatie. Het is belangrijk om te begrijpen hoe zij de evolutie van de organisatie zien en hoe zij de bijdrage van de Raad van Advies ervaren in het licht van de veranderingen. Ook andere stakeholders, zoals senior management of belangrijke externe partners, kunnen waardevolle perspectieven bieden over hoe de Raad van Advies zich verhoudt tot de actuele strategische behoeften van de organisatie. Door deze brede input in het proces te integreren, vergroot de kans op een weloverwogen en evenwichtige beslissing over de toekomst van de Raad van Advies.

2. Formele ontbinding

Het formele besluit tot de opheffing van de Raad van Advies moet zorgvuldig en in overeenstemming met de vooropgestelde procedures worden genomen. Gezien de Raad van Advies een facultatief orgaan is, zijn er geen wettelijke regels opgenomen in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Men zal voornamelijk dienen terug te vallen op de zelf opgestelde regels in het intern reglement. Hetzelfde geldt voor de stopzetting van individuele mandaten binnen de Raad van Advies.

Daarnaast raden we aan om zorg te dragen voor een heldere communicatie naar alle stakeholders. Het besluit om de Raad van Advies op te heffen moet niet alleen intern worden gecommuniceerd, ook externe communicatie is wenselijk, bijvoorbeeld naar externe partners, klanten en andere relevante partijen. Een onderbouwde communicatie bevordert niet alleen het begrip, maar voorkomt ook geruchten of misverstanden die het vertrouwen in de organisatie kunnen schaden. Transparantie in dit proces draagt bij aan het behoud van goede relaties met alle betrokkenen en zorgt ervoor dat de organisatie zich als een betrouwbare partner blijft presenteren.

3. Afwikkeling en opvolging

Bij de opheffing van de Raad van Advies is het essentieel om ervoor te zorgen dat de waardevolle kennis en inzichten die door de Raad zijn verzameld en ontwikkeld, op een toegankelijke en gestructureerde manier worden opgeslagen binnen de organisatie. Deze documentatie is immers van onschatbare waarde voor toekomstige strategische beslissingen. Daarnaast kunnen de inzichten van de Raad, zelfs na de opheffing, waardevolle referenties vormen voor het bestuur of andere adviesorganen die mogelijks op termijn worden opgericht.

Relatiebeheer speelt ook hier wederom een cruciale rol. Zelfs wanneer de Raad van Advies wordt opgeheven, blijven de banden met de voormalige leden van groot belang. Deze leden hebben vaak jarenlange ervaring, verregaande connecties en kunnen waardevolle inzichten blijven bieden, of het nu in de vorm van informele gesprekken is of als ambassadeurs van de organisatie.

Continuïteit en kennisbehoud als prioriteit

Kortom, de kunst van een soepel afscheid ligt in de balans tussen het respecteren van formele procedures, het behouden van kennis, het waarderen en vieren van geleverde bijdragen en het onderhouden van relaties. Het vraagt om een zorgvuldige evaluatie, respectvolle communicatie en een strategische overdracht van kennis. Door deze elementen goed te beheren, kan de organisatie niet alleen haar continuïteit waarborgen, maar ook duurzame relaties onderhouden die in de toekomst nog van onschatbare waarde kunnen blijken voor zowel de organisatie als haar bestuurders.