Uw loonadministratie – Q4.2025

Het jaar loopt op zijn einde. We bundelen de belangrijkste updates en aandachtspunten zodat uw loonadministratie helemaal klaar is voor een vlotte start in 2026.

Collectief verlof en feestdagen

(Vervangings)feestdagen

Wanneer een wettelijke feestdag samenvalt met een zondag of een dag waarop in de onderneming normaal niet wordt gewerkt (doorgaans een zaterdag), dan moet deze feestdag worden vervangen door een andere dag. Volgens de algemene regel wordt de feestdag in dat geval vervangen door de eerstvolgende werkdag, de zogeheten “vervangingsfeestdag”.

Werkgevers hebben echter de mogelijkheid om op ondernemingsniveau vervangingsdagen vast te leggen via een collectief akkoord, op voorwaarde dat de werknemers hiervan uiterlijk op 15 december van het voorafgaande jaar op de hoogte worden gebracht. Zo’n akkoord kan op twee manieren worden georganiseerd: ofwel worden alle vervangingsfeestdagen op voorhand vastgelegd voor alle werknemers op welbepaalde dagen, ofwel krijgen de werknemers de vrijheid om zelf te bepalen wanneer zij de vervangingsfeestdag opnemen, zolang dit binnen hetzelfde kalenderjaar gebeurt. Indien er geen collectief akkoord tot stand komt, blijft de algemene regel van kracht en wordt automatisch de eerstvolgende werkdag als vervangingsfeestdag beschouwd.

In 2026 gaat het om zaterdag 15 augustus (O.L.V. Hemelvaart), op voorwaarde dat zaterdag geen gebruikelijke werkdag is binnen de onderneming, en zondag 1 november (Allerheiligen).

Collectief verlof

Een werkgever mag vakantiedagen niet eenzijdig opleggen aan de werknemers. Wanneer u een collectieve sluitingsperiode wenst in te voeren, kan dit uitsluitend via het arbeidsreglement. De sluitingsdata moeten in dat geval uiterlijk op 31 december aan de werknemers worden meegedeeld.

Gaat het om de eerste invoering van een collectieve sluiting, dan moet de bijzondere procedure voor een wijziging van het arbeidsreglement worden gevolgd. Dit houdt in dat er gedurende vijftien dagen een bericht binnen de onderneming moet worden uitgehangen, zodat werknemers de kans krijgen om opmerkingen te formuleren. Na afloop van deze periode moet de wijziging worden geregistreerd bij de FOD WASO. Voor volgende jaren geldt een vereenvoudigde procedure: een aanplakking is dan niet meer nodig en een eenvoudige kennisgeving aan de werknemers, gevolgd door registratie bij de FOD WASO, volstaat. Uiteraard kunnen wij u bij dit volledige proces ondersteunen.

Vermelding onkosten op fiscale fiche

Wanneer uw werknemer uitgaven doet die als beroepskosten van de werkgever worden beschouwd, bent u verplicht deze kosten terug te betalen in de vorm van een onkostenvergoeding. Deze terugbetaling kan gebeuren op basis van werkelijke bewijsstukken, zoals bonnetjes, of via een verantwoorde forfaitaire vergoeding. Belangrijk hierbij is dat eenzelfde kost nooit dubbel mag worden vergoed: een uitgave kan dus niet tegelijkertijd terugbetaald worden via bewijsstukken én via een forfait.

Sinds 1 januari 2022 bent u bovendien wettelijk verplicht om alle onkostenvergoedingen (zowel forfaitaire als die op basis van werkelijke kosten) met vermelding van het exacte bedrag op te nemen op de fiscale fiche 281.10. Vergeet daarom niet om ons vóór het einde van het jaar te informeren over de toegekende onkostenvergoedingen, zodat wij dit correct kunnen verwerken.

Verwachte indexaties, loonsverhogingen en loonnorm

Nu het einde van het jaar nadert, starten veel werkgevers met functioneringsgesprekken.

Dergelijke gesprekken gaan vaak gepaard met salarisonderhandelingen. Tijdens deze onderhandelingen is het belangrijk om rekening te houden met het systeem van automatische loonindexering, de opgelegde loonnorm en andere indexaties.

Loonindexaties

De concrete regels en modaliteiten omtrent loonindexaties worden vastgelegd op het niveau van uw sector. Hieronder geven we alvast een overzicht van enkele sectoren:

2025

In de bouwsector worden de lonen elk kwartaal geïndexeerd. In principe betekent dit dat er op 01/10/2025 een indexering van de lonen zal plaatsvinden. Aangezien het indexcijfer voor oktober 2025 echter op nul is vastgesteld, heeft dit geen impact op de lonen van de arbeiders: u bent als werkgever op dat moment niet verplicht om een loonsverhoging door te voeren.

2026*

• In de bouw verwacht men dat de lonen op 01/01/2026 zullen indexeren met 0,10%.
• In de aanvullende sector voor de bedienden (PC 200) verwacht men op 01/01/2026 een indexatie van 1,95%.
• In de horeca (PC 302) wordt op 01/01/2026 een indexatie van 2,00% verwacht.

(*Het betreft louter prognoses, deze percentages kunnen dus nog veranderen.)

Loonnorm

Naast de automatische loonindexeringen moet ook rekening worden gehouden met de loonnorm die geldt voor de periode 2025-2026. Voor deze periode is een loonnorm van 0% vastgelegd, wat betekent dat er geen bijkomende loonsverhogingen boven op de indexatie zijn toegestaan. Er zijn echter enkele uitzonderingen: baremaverhogingen op basis van anciënniteit, normale bevorderingen of individuele categoriewijzigingen waarop werknemers recht hebben, blijven wel mogelijk. Daarnaast kunnen ook bepaalde voordelen, zoals winstpremies of bonusplannen onder cao nr. 90, boven op de loonnorm worden toegekend.

Verhoging kilometervergoeding

Indien in uw sector de driemaandelijks geïndexeerde kilometervergoeding van toepassing is, zal het maximaal vrijgestelde bedrag voor de kilometervergoeding in het vierde kwartaal licht stijgen. Voor de periode van 01/10/2025 tot en met 31/12/2025 bedraagt het vrijgestelde bedrag € 0,4312 per kilometer (onder voorbehoud), zowel voor woon-werkverkeer als voor beroepsverplaatsingen. Ter vergelijking: in het derde kwartaal was dit nog € 0,4309 per kilometer.

Indien uw sector werkt met de jaarlijks geïndexeerde kilometervergoeding, verandert er in het vierde kwartaal niets voor u. Deze vergoeding blijft namelijk ongewijzigd op € 0,4449 per kilometer tot en met 30/06/2026. In sommige sectoren bestaat bovendien de mogelijkheid om hiervan af te wijken of zelf een keuze te maken. Aarzel niet om contact met ons op te nemen indien u vragen heeft over de regeling die van toepassing is binnen uw sector.

Administratie eindejaar (eindejaarspremie, eindejaarsgeschenken, sport- en cultuurcheques, vakantiegeld en opname verlof en overuren)

Eindejaarspremie

Aan het einde van het jaar is in de meeste sectoren de uitbetaling van een eindejaarspremie verplicht. Deze premie wordt één keer per jaar toegekend boven op het reguliere loon en is onderworpen aan zowel RSZ-bijdragen als een hogere bedrijfsvoorheffing. De voorwaarden en de berekeningswijze van de premie verschillen van sector tot sector.

De netto eindejaarspremie valt echter vaak lager uit dan het normale netto maandloon. Daarom wordt de klassieke premie in sommige gevallen (geheel of gedeeltelijk) omgezet in alternatieve voordelen die fiscaal en parafiscaal gunstiger worden behandeld, bijvoorbeeld via een zogenaamd cafetariaplan. Dit stelt werknemers in staat om zelf bepaalde voordelen te kiezen op maat van hun behoeften. Let wel: zo’n omzetting is niet in elke sector toegestaan. Neem gerust contact met ons op om na te gaan wat de mogelijkheden zijn binnen uw specifieke sector.

Eindejaarsgeschenken

Wanneer u uw werknemers een eindejaarsgeschenk wilt geven, kunt u dit doen in de vorm van een cadeau, een geschenkcheque of een geldbedrag. Dergelijke geschenken zijn vrijgesteld van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing, en worden bovendien fiscaal aanvaard als beroepskost, mits de volgende voorwaarden zijn voldaan:

• ze worden gegeven ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar;
• ze bedragen maximaal € 40 per werknemer per jaar (verhoogd met € 40 per kind ten laste van de betreffende werknemer);
• ze worden collectief toegekend volgens eenzelfde berekeningswijze.

Sport- en cultuurcheques

U kunt er ook voor kiezen om uw werknemers aan te moedigen tot sportbeoefening of deelname aan culturele activiteiten door middel van sport- en cultuurcheques. Dit kan een leuk en origineel alternatief vormen voor het klassieke eindejaarsgeschenk. Dit voordeel is niet onderworpen aan RSZ-bijdragen, mits voldaan aan een aantal voorwaarden.

Weet wel, het regeerakkoord voorzag in de geleidelijke afschaffing van de sport- en cultuurcheques in samenspraak met de sociale partners. Dit akkoord heeft echter geen juridische bindende kracht zolang het niet is omgezet in wet- of regelgeving. Vooralsnog is dat niet gebeurd voor de sport- en cultuurcheques, waardoor er nog geen concrete informatie beschikbaar is over wanneer en hoe deze afschaffing precies zal plaatsvinden.

Vakantiegeld en opname verlof en overuren

Werknemers zijn verplicht hun wettelijke vakantiedagen op te nemen vóór het einde van het vakantiejaar. Sinds 2024 is het in uitzonderlijke gevallen mogelijk om verlof over te dragen naar het volgende jaar, mits dit binnen 24 maanden wordt opgenomen. Deze mogelijkheid geldt uitsluitend wanneer de werknemer door bepaalde schorsingen van de arbeidsovereenkomst geen verlof kon opnemen. Het betreft volgende schorsingen (limitatieve lijst):

• erkende arbeidsongevallen of beroepsziektes;
• andere ongevallen of ziektes;
• moederschapsrust;
• vaderschapsverlof;
• profylactisch verlof;
• geboorteverlof;
• adoptieverlof;
• pleegzorgverlof;
• pleegouderverlof

Het recht op uitstel geldt bij elke werkgever waar de werknemer binnen die 24 maanden werkt, en niet enkel bij de werkgever tijdens de schorsing. Het vakantieattest moet vermelden dat er nog recht bestaat op niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen. Het vakantiegeld voor deze overgedragen dagen dient uiterlijk op 31 december van het oorspronkelijke vakantiejaar te worden betaald.

Werkgevers zijn verplicht erop toe te zien dat vakantiedagen tijdig worden opgenomen. Indien u niet kan aantonen dat u uw werknemers hier actief toe heeft aangespoord, kunnen administratieve of strafrechtelijke sancties volgen.

Daarnaast moet u er als werkgever voor zorgen dat de overuren die door uw werknemers zijn gepresteerd in principe binnen hetzelfde kalenderjaar worden ingehaald. Er bestaat echter één uitzondering op deze regel: wanneer het bijvoorbeeld door een verwachte drukke eindejaarsperiode moeilijk is om de inhaalrust tijdig te laten opnemen, mogen maximaal 65 overuren worden overgedragen naar het volgende kalenderjaar. Voorwaarde is wel dat deze overuren binnen een termijn van drie maanden alsnog worden ingehaald.

Verplichting mobiliteitsbudget

In het Regeerakkoord is opgenomen dat elke werknemer die over een bedrijfswagen beschikt, de mogelijkheid moet krijgen om te kiezen voor een mobiliteitsbudget. Het aanbieden van dit mobiliteitsbudget wordt daarmee een wettelijke verplichting voor alle werkgevers die bedrijfswagens ter beschikking stellen aan hun werknemers. Daarnaast wordt het voor werkgevers mogelijk om ook werknemers zonder bedrijfswagen een mobiliteitsbudget aan te bieden.

Tijdens de onderhandelingen rond het zogenaamde Paasakkoord is afgesproken dat deze regelgeving vanaf 1 januari 2026 in werking treedt. De keuze om al dan niet gebruik te maken van dit mobiliteitsbudget blijft bij de werknemer liggen.

Voor werknemers zonder bedrijfswagen, maar waarvoor een mobiliteitsbudget alsnog interessant zou kunnen zijn, werd in het Paasakkoord geen concrete afspraak gemaakt. Het is nog onzeker wanneer deze maatregel wordt ingevoerd.

Tot slot is de verplichting om het mobiliteitsbudget aan te bieden voorlopig nog niet wettelijk vastgelegd; de officiële wettekst moet nog gepubliceerd worden. We houden u uiteraard op de hoogte en informeren u over de concrete uitwerking en de gevolgen zodra de officiële wetteksten beschikbaar zijn.

Updates regeerakkoord

Relanceoveruren verlengd tot eind 2025

De 120 relanceoveruren blijven beschikbaar tot 31/12/2025. Aanvankelijk was in de wetgeving voorzien dat de relanceoveruren in het jaar 2025 moesten worden gepresteerd tijdens de eerste helft van het jaar. De programmawet van 18 juli 2025 heeft de bestaande regeling verlengd tot het einde van het jaar, dit in afwachting van een uitbreiding van het huidige systeem. De relanceoveruren hebben de volgende voordelen:

• de werkgever moet er geen overloontoeslag voor betalen;
• ze geven geen recht op inhaalrust en tellen niet mee voor de berekening van de interne overurengrens;
• er zijn geen RSZ-bijdragen en belastingen op verschuldigd (bruto is gelijk aan netto).

180 fiscaalvriendelijke overuren ook verlengd tot eind 2025

Ook deze maatregel blijft behouden tot eind 2025. De regering wil het systeem in de toekomst ook verder uitbreiden, maar daarover volgen de besprekingen in het najaar.

Op deze 180 overuren is wel een overloontoeslag verschuldigd, maar ze geven wel recht op een belastingvermindering bij de werknemer en een vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing bij de werkgever.

Nieuwe RSZ-vrijstelling voor hoge lonen vanaf Q3 2025

De programmawet introduceert vanaf het derde kwartaal van 2025 een vrijstelling van de werkgeversbijdragen op het deel van het loon dat boven een vastgestelde grens ligt. Deze grens bedraagt € 85.000 per kwartaal in 2025-2026 en € 67.500 per kwartaal vanaf 2027.

De maatregel geldt voor alle werkgevers in alle sectoren en moet België aantrekkelijk houden voor hoogbetaalde kennisjobs en ontwijking via niet-bijdrageplichtige bezoldigingsvormen tegengaan.

De vrijstelling geldt enkel voor de basiswerkgeversbijdragen (± 25% in de privésector). Andere sociale zekerheidsbijdragen zoals de werknemersbijdragen blijven wel verschuldigd.

Alleen lonen die rechtstreeks verband houden met geleverde prestaties en afwezigheden (gewaarborgd loon) komen in aanmerking. Andere voordelen en premies zoals bijvoorbeeld de winstpremie, aanvullend pensioen… vallen buiten de regeling.

Bestaande verminderingen blijven bestaan, maar worden enkel berekend op het loon tot aan de grens.

Pleegouderschapsverlof

We informeren u graag over een belangrijke wetswijziging met betrekking tot pleegouderschapsverlof. Op 29/07/2025 werd de Programmawet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Hierin werd pleegouderschapsverlof officieel opgenomen. Werknemers die als pleegouder zijn aangesteld, kunnen vanaf nu dus een aanvraag voor pleegouderschapsverlof indienen.

De voorwaarden zijn grotendeels gelijk aan deze voor het klassieke ouderschapsverlof, maar er gelden enkele specifieke bepalingen voor pleegzorg en langdurige plaatsingen. We bezorgen u de belangrijkste voorwaarden in een oogopslag:

• Voltijds tewerkstelling bij aanvraag: de werknemer moet vanaf de aanvraagdatum voltijds tewerkgesteld zijn.
• Aanstellingsvereiste als pleegouder: de werknemer moet officieel aangesteld zijn als pleegouder. Deze aanstelling wordt toegekend door de rechtbank, een door de bevoegde gemeenschap erkende dienst voor pleegzorg, of door de bevoegde gemeenschapsdiensten inzake jeugdbescherming.
• Verblijf van het kind: het kind moet minstens zes maanden bij dezelfde pleegouder(s) in hetzelfde pleeggezin verblijven.
• Registratie van het kind: het recht op pleegouderschapsverlof geldt vanaf de inschrijving van het kind in het bevolkings- of vreemdelingenregister op het adres van de werknemer.
• Duur van het verlof: er kan voor hetzelfde kind maximaal 4 maanden volledige onderbreking, of het equivalent hiervan in een deeltijdse variant, worden opgenomen.
• Documenten: uiterlijk bij de start van het verlof moeten de nodige bewijsstukken met betrekking tot de pleegzorg worden bezorgd.

Definitief einde van SWT

Vanaf 1/07/2025 is er geen nieuwe instroom meer mogelijk in het SWT (‘brugpensioen’). Wat eerder al in het regeerakkoord werd aangekondigd, is nu eindelijk definitief: het koninklijk besluit dat de stopzetting regelt, is gepubliceerd. Enkel het SWT om medische redenen blijft bestaan.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Behoud SWT voor lopende cao’s t.e.m. 30/06/2025:

Om rechtsonzekerheid te vermijden, adviseerden de sociale partners om het SWT pas af te schaffen na afloop van de periode waarin de verschillende nationale cao’s van kracht zijn. Sommige cao’s bevatten immers specifieke voorwaarden voor toegang tot het SWT, bijvoorbeeld na een lange loopbaan.

Het gaat in het bijzonder om cao’s nr. 143, 166, 167 en 169, die golden tot en met 30 juni 2025.

Voor de afwijkende stelsels werden er geen nieuwe cao’s afgesloten na afloop van de huidige cao’s. Hierdoor blijven voor de afwijkende stelsels de volgende regels gelden:

• Wie uiterlijk op 30/06/2025 ontslagen werd, behoudt recht op SWT;
• Wie na 30/06/2025 ontslagen werd of zal worden, heeft geen recht meer op SWT.

Er werd evenwel één uitzondering hierop toegelaten, en dit voor het zogenaamde medische SWT. De sociale partners hebben namelijk via cao nr. 173 het recht op medisch SWT, zoals vastgelegd in cao nr. 165, verlengd tot en met 31 december 2025.

Algemene regeling:

Naast de vier afwijkende stelsels die een vervroegde toegang tot het SWT mogelijk maken, bestaat er ook een algemene regeling. Werknemers die ten minste 62 jaar oud zijn en een loopbaan van 40 jaar kunnen aantonen, konden na ontslag op basis van cao nr. 17 instappen in het SWT.

Cao nr. 17 heeft echter een onbeperkte geldigheidsduur. Het KB over de uitfasering van het SWT-stelsel werd op 15 september in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Voor het algemene SWT-stelsel geldt dat hierop aanspraak kan worden gemaakt door zij die aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen:

• Wie vóór 01/04/2025 ontslagen wordt;
• én op 30/06/2025 aan de leeftijdsvoorwaarden voldoet;
• én 40 jaar beroepsverleden heeft bereikt op het einde van de arbeidsovereenkomst (dit moet niet uiterlijk op 30 juni 2025 zijn).

Wie na 01/04/2025 ontslagen wordt, heeft geen recht meer op SWT.

Behalve voor werknemers met een handicap of voor wie ernstige lichamelijke problemen heeft opgelopen door het werk, is het dus voor werknemers ontslagen vanaf 1/07/2025 niet langer mogelijk om aan de voorwaarden te voldoen en in SWT (‘brugpensioen’) te stappen.

Werkloosheid en ontslag door de werknemer

Vanaf 1/03/2026 kunnen werknemers één keer tijdens hun loopbaan zelf ontslag nemen en toch recht hebben op tijdelijke werkloosheidsuitkering, mits ze voldoen aan strikte voorwaarden. Deze maatregel, ingevoerd via de Programmawet zomer 2025, wil werknemers meer loopbaanflexibiliteit geven zonder hen bij ontslag onmiddellijk financieel te treffen.

Belangrijkste punten:

• Eenmalig en tijdelijk: het recht op uitkering bij eigen ontslag geldt slechts één keer en maximaal voor 6 maanden, afhankelijk van de verworven rechten.
• Voorwaarden: de werknemer moet minstens 3120 arbeidsdagen (of gelijkgestelde dagen) hebben opgebouwd.
• Verlenging mogelijk bij knelpuntberoep: wie binnen 3 maanden start met een opleiding tot knelpuntberoep én deze succesvol afrondt, kan de uitkering verlengen met 6 maanden (max. 12 maanden).
• Onherroepelijk: de aanvraag moet binnen 30 dagen na de schriftelijke beslissing tot uitsluiting bij het werkloosheidsbureau ingediend worden.

Deze nieuwe regeling zou er moeten toe leiden dat er meer carrièremogelijkheden worden gecreëerd met gerichte herscholing om tekorten op de arbeidsmarkt aan te pakken.

Update maaltijdcheques – verhoging werkgeversbijdrage vanaf 2026

Het Arizona-regeringsakkoord van januari 2025 voorzag enkele belangrijke maatregelen rond maaltijdcheques. Zo werden er twee verhogingen voorzien van de werkgeversbijdragen van telkens €2. Daarnaast zouden werkgevers kunnen genieten van een hogere fiscale aftrekbaarheid en tot slot zouden ook de gebruiksmogelijkheden van de maaltijdcheques uitgebreid worden.

Op 18/07/2025 keurde de Ministerraad een ontwerp van koninklijk besluit goed dat de maximale werkgeversbijdrage vanaf 1/01/2026 met € 2 verhoogt, van € 6,91 naar € 8,91 per cheque.

Huidige situatie:

• Maaltijdcheques hebben momenteel een nominale waarde van € 8 (€ 6,91 werkgeversbijdrage + € 1,09 bijdrage werknemer).
• Werkgevers kunnen € 2 per toegekende cheque fiscaal aftrekken.
• Maaltijdcheques zijn interessant voor werknemer én werkgever omdat ze vrijgesteld zijn van sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Wat u moet weten over de verhoging:

• De wetgever bepaalt enkel het maximumbedrag van de fiscale en sociale vrijstelling. Tot op de dag van vandaag zijn er ons geen sectorale regels bekend die de verplichting oplegt aan de werkgever om het maximumbedrag toe te kennen.
• De verhoging van de maaltijdcheques gebeurt niet automatisch. Een aanpassing van een bestaande overeenkomst (collectief of individueel) is nodig.
• De verhoging wordt momenteel meegenomen in de loonnorm (0 % voor 2025-2026). Een tijdelijke uitzondering voor 2026 wordt verwacht, maar is nog niet officieel bevestigd.
• Enkele aspecten blijven onzeker: fiscale aftrekbaarheid, uitgebreid gebruik van maaltijdcheques, en de definitieve wetgeving rond sociale bijdragen.

Aanbeveling:

Wacht het resultaat van sectorale akkoorden en officiële publicatie van wetgeving af voordat u acties onderneemt binnen uw bedrijf.

Opnieuw uitstel voor FLA-registratie: wat moet je weten?

De deadline voor het registreren van opleidingen in de FLA-tool blijft verschuiven. Oorspronkelijk kreeg je daarvoor tijd tot 30/11/2024, maar eind vorig jaar werd die datum uitgesteld tot 01/04/2025.

Begin februari kondigde het federaal regeerakkoord aan dat de FLA afgeschaft zal worden. Er wordt gewerkt aan een alternatief systeem dat minder administratieve last legt op werkgevers, maar… die plannen zijn nog niet omgezet in wetgeving.

Omdat de aangekondigde hervorming niet tijdig rond zal raken, werd in april beslist om de deadline verder uit te stellen tot 01/09/2025.

Ondertussen laat de hervorming op zich wachten. Daarom heeft de wetgever de deadline opnieuw verschoven en deze keer naar 01/01/2026.

Laat je niet misleiden: de opleidingsverplichtingen voor werkgevers blijven gewoon gelden. Denk aan het individueel opleidingsrecht, het opleidingsplan, en de sectorale info- en rapporteringsverplichtingen — deze verdwijnen niet met het FLA-uitstel! We adviseren daarom om de opleidingen te blijven registreren in eigen interne systemen.