Uw loonadministratie Q1.2024

Enkele nieuwe sociaalrechtelijke spelregels van 2024 hebben een impact op uw HR-beleid en personeelsadministratie. Wij vatten ze voor u samen in onze eerste kwartaalnieuwsbrief van 2024.

1. Ziekte- en vakantiedagen

Wanneer werknemers vanaf vakantiejaar 2024 ziek worden tijdens hun vakantie, verliezen deze dagen niet langer hun karakter van vakantiedagen. Ze worden omgezet in ziektedagen. De werknemers krijgen vervolgens tot 31/12 van het vakantiejaar om deze vakantiedagen alsnog op te nemen.

Uw werknemer moet:

• zijn werkgever onmiddellijk inlichten over zijn verblijfsadres als dat niet het thuisadres is;
• een ziekteattest aan de werkgever overhandigen, dat minstens de volgende zaken vermeldt:
  • De reden van de arbeidsongeschiktheid (ziekte/ongeval);
  • Begindatum en vermoedelijke duur van de ongeschiktheid;
  • Of het verlaten van de woning toegelaten is of niet;
  • Naam, adres en handtekening van de behandelend arts.

Indien de werknemer zijn “verloren” vakantiedagen aansluitend op zijn initieel geplande vakantieperiode wenst op te nemen, moet hij die wens uitdrukkelijk aan de werkgever meedelen uiterlijk op het moment dat hij het arbeidsongeschiktheidsattest overmaakt. Deze verlenging van de vakantie gebeurt dus niet automatisch, maar komt u in onderling overleg overeen.

To do – opname van de formaliteiten in een bijlage aan het arbeidsreglement

U moet de formaliteiten die werknemers moeten naleven om de arbeidsongeschiktheid tijdens hun vakantie te melden, verplicht opnemen in het arbeidsreglement. Er is wat dat betreft gelukkig ook goed nieuws: de werkgever kan dit eenzijdig doen.

Om te vermijden dat de werknemer een medisch attest overmaakt in een taal die voor de werkgever volledig onbegrijpelijk is, raden wij aan om in het arbeidsreglement te verduidelijken dat het attest opgemaakt dient te worden in één van de landstalen en een getypt exemplaar dient te zijn.

Bij interesse in een model van bijlage aan het arbeidsreglement, aarzel dan niet om ons te contacteren.

2. Overdracht van vakantiedagen in geval van schorsing van de arbeidsovereenkomst

Vanaf 01/01/2024 kunnen werknemers wettelijke vakantiedagen overdragen naar het volgende vakantiejaar wanneer het voor de werknemer onmogelijk is om de vakantiedagen in het initiële vakantiejaar op te nemen door schorsing van de arbeidsovereenkomst. Volgende schorsingsgronden komen in aanmerking:

• Arbeidsongeschiktheid (door ziekte of arbeidsongeval);
• Moederschapsrust;
• Geboorteverlof;
• Borstvoedingsverlof;
• Adoptieverlof;
• Pleegouder- en pleegzorgverlof.

De werknemer moet de overgedragen vakantiedagen binnen 24 maanden volgend op het initiële vakantiejaar opnemen.

Let op, de betaling van de overgedragen dagen gebeurt wel steeds in het initiële vakantiejaar (voor bedienden uiterlijk op 31/12; voor arbeiders zal er geen impact zijn op het bedrag dat de vakantiekas betaalt).

3. Verrekening vertrekvakantiegeld

Wanneer een bediende een werkgever verlaat, ontvangt hij het vertrekvakantiegeld, dat bestaat uit vakantiegeld voor niet-opgenomen vakantiedagen in het vertrekjaar en vakantiegeld voor prestaties verricht in datzelfde jaar. Deze gegevens worden vastgelegd in het vakantieattest.

Tot en met 2023 werd het vakantieattest bij de nieuwe werkgever eenmalig verrekend in de maand waarin het dubbel vakantiegeld werd uitbetaald. Vanaf 1 januari 2024 is deze eenmalige verrekening niet meer toegestaan.

De nieuwe aanpak omvat een aftrek van 90% per opgenomen vakantiedag die gedekt is door het vakantieattest, gevolgd door een correctie in december. De verrekeningsprocedure bestaat nu uit twee fasen: de eerste fase bepaalt de vakantierechten op het moment van het opnemen van de vakantiedagen en de tweede fase, in december, omvat een eindverrekening van het vertrekvakantiegeld voor het enkel vakantiegeld.

Het moet benadrukt dat deze wijziging uitsluitend van toepassing is op het enkel vakantiegeld, waarbij de verrekening van het dubbel vakantiegeld ongewijzigd blijft.

4. Het recht op jaarlijkse vakantie

De opname van de wettelijke vakantiedagen in het initiële vakantiejaar blijft het uitgangspunt.

In recente rechtspraak benadrukt het Europese Hof van Justitie de plicht van de werkgever om de werknemers actief te informeren over hun vakantierechten en hen in staat te stellen (én te stimuleren) om deze vakantiedagen voor het einde van het vakantiejaar op te nemen.

Kan de werkgever niet bewijzen dat hij aan voornoemde informatieplicht voldeed, dan moet hij het vakantiegeld voor de niet-opgenomen vakantiedagen aan de werknemer betalen

5. ‘Terug Naar Werk’-fonds

De huidige verplichting om outplacementbegeleiding aan te bieden aan een werknemer, waarvan de arbeidsovereenkomst wegens medische overmacht wordt beëindigd, zal binnenkort komen te vervallen.

Als vervanging daarvan zal de werkgever verplicht zijn 1.800 EUR te storten aan het ‘Terug Naar Werk’-fonds. Langdurig zieken kunnen van dit fonds gebruik maken om gespecialiseerde hulp- en dienstverleners te financieren.

De nieuwe regeling treedt uiterlijk op 1 april 2024 in voege.

6. Vertrouwenspersoon verplicht in ondernemingen met minstens 50 werknemers

Stelt uw bedrijf 50 of meer werknemers tewerk? Dan dient u sinds 1 december 2023 verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen.

De vertrouwenspersoon moet een personeelslid van de onderneming zijn en wordt aangeduid in onderling akkoord tussen de werkgever en de werknemers(vertegenwoordigers). Indien u meerdere vertrouwenspersonen aanduidt, volstaat het dat minstens één van hen een personeelslid is. De vertrouwenspersoon mag echter nog steeds geen deel uitmaken van het leidinggevend personeel, dan wel de vakbondsafvaardiging of de werkgevers- of personeelsafvaardiging in de ondernemingsraad of in het Comité voor preventie en bescherming op het werk van de onderneming.

Voor bedrijven die minder dan 50 werknemers tewerkstellen verandert er niets. Zij dienen slechts een vertrouwenspersoon aan te stellen indien alle leden van de vakbondsafvaardiging of, bij ontstentenis daarvan, alle werknemers hierom verzoeken.

Indien uw bedrijf minstens 20, maar minder dan 50 werknemers telt en u een vertrouwenspersoon aanstelt (al dan niet verplicht), moet dit een personeelslid zijn indien de preventieadviseur in uw onderneming deel uitmaakt van een externe preventiedienst. Voor ondernemingen met minder dan 20 werknemers dient de vertrouwenspersoon nooit verplicht een personeelslid te zijn.

7. Opleiding van uw werknemers

Individueel opleidingsrecht

Indien uw onderneming minstens 20 werknemers telt, geniet ieder van uw voltijdse werknemers vanaf dit jaar een individueel recht op vijf opleidingsdagen per jaar. Stelt u minstens 10, maar minder dan 20 werknemers tewerk, dan gaat het om één opleidingsdag per jaar.

Voor werknemers die in de loop van het kalenderjaar in dienst treden of die deeltijds werken, moet het recht pro rata worden berekend. Wij kunnen u steeds ondersteunen bij deze berekening.

Of uw onderneming voldoet aan de voorwaarde van het aantal werknemers moet tweejaarlijks berekend worden aan de hand van de gemiddelde tewerkstelling in VTE tijdens een specifieke referteperiode, met name het vierde kwartaal van het voorlaatste jaar en de eerste drie kwartalen van het laatste jaar voor de start van een tweejaarlijkse periode. De tweejaarlijkse periode met betrekking tot het individueel opleidingsrecht is voor het eerst ingegaan op 1 januari 2023. Voor de jaren 2024 en 2025 wordt dus gekeken naar de gemiddelde tewerkstelling in de periode van 1 oktober 2022 tot en met 30 september 2023.

Indien het individueel opleidingsrecht niet geconcretiseerd werd in een sectorale cao, dient u voor elke werknemer een individuele opleidingsrekening op te stellen met een aantal verplichte vermeldingen. U dient de werknemer voor de eerste keer te informeren over zijn opleidingsrecht bij de invoering van de opleidingsrekening, en vervolgens telkens wanneer de werknemer ernaar vraagt en daarnaast sowieso één keer per jaar wat betreft het saldo aan opleidingsdagen dat de werknemer nog heeft.

De werknemers genieten een zekere flexibiliteit bij de invulling van hun opleidingsrecht. Niet-opgenomen opleidingsdagen worden namelijk overgedragen naar het volgende jaar. Pas na vijf jaar wordt het saldo aan opleidingsdagen weer op nul gezet. De eerste vijfjarige periode is aangevangen op 1 januari 2024. We benadrukken dat het gaat om een recht en geen plicht voor de werknemer. U zal echter als werkgever wel moeten kunnen aantonen dat u de werknemer alle mogelijkheden hebt geboden om voldoende opleidingen te volgen.

Opgelet, op sectorniveau kunnen afwijkende bepalingen gelden wat betreft het aantal opleidingsdagen. Zo voorziet men binnen het Paritair Comité 200 bijvoorbeeld dat er, in ondernemingen met meer dan 20 werknemers, in 2024 slechts drie opleidingsdagen moeten aangeboden worden aan een voltijdse bediende, vanaf 2026 vier en pas vanaf 2028 vijf.

Jaarlijks opleidingsplan

We wijzen ook graag op de verplichting tot het opstellen van een jaarlijks opleidingsplan. Sinds 2023 geldt voor ondernemingen die 20 of meer werknemers tewerkstellen de verplichting om een papieren of elektronisch document op te stellen waarin de aangeboden (formele en informele) opleidingen worden opgelijst, alsook de doelgroep van werknemers waarvoor ze bestemd zijn. In dit plan moet u ook toelichten op welke wijze de opgenomen opleidingen bijdragen tot het realiseren van het individueel opleidingsrecht.

Of uw onderneming voldoet aan de voorwaarde van het aantal werknemers moet ook hier tweejaarlijks berekend worden op basis van dezelfde referteperiode als bij het individueel opleidingsrecht.

Opgelet, de tweejaarlijkse periode met betrekking tot het jaarlijks opleidingsplan is voor het eerst ingegaan op 1 januari 2023. Deze tweejaarlijkse periodes lopen dus niet samen met de periodes van het individueel opleidingsrecht.

Uiterlijk 31 maart 2024 moet u het plan voor 2024 hebben opgesteld. Het voorstel van plan moet uiterlijk begin maart worden bezorgd aan de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging, die tegen 15 maart 2024 hun advies moeten geven over het ontwerp. Bij gebrek aan ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging bezorgt u het ontwerp aan de werknemers tegen uiterlijk 15 maart 2024.

Het opleidingsplan is in principe vormvrij, al kunnen er op sectorniveau wel minimumvoorwaarden worden vastgesteld bij algemeen verbindend verklaarde cao’s, die uiterlijk moesten worden neergelegd bij FOD WASO op 30 september 2023. Indien u sectorgebonden vragen hebt, kan u uiteraard steeds bij ons terecht.

U dient het opleidingsplan steeds te bewaren in de onderneming en de werknemers moeten er op eenvoudige wijze toegang tot hebben.

Federal Learning Account

Uiterlijk vanaf 1 april 2024 zal u als werkgever verplicht zijn om formele en informele opleidingen van uw werknemers te registreren op een elektronisch platform, het Federal Learning Account. Deze digitale toepassing zal voor zowel werkgever, werknemer, als overheid beschikbaar zijn om individuele en sectorale opleidingsrechten op te volgen en om een overzicht van de gevolgde opleidingen en het opleidingskrediet van de werknemer te raadplegen.

Concreet heeft u vanaf de inwerkingtreding van het platform twee bijkomende verplichtingen:

• elk kwartaal de gegevens van elke werknemer inzake het individueel opleidingsrecht registreren en actualiseren op het platform;
• jaarlijks de werknemers die geen account hebben bij ‘mycareer’ of die geen e-mailadres gekoppeld hebben aan de ‘e-box natuurlijke personen’ informeren over het bestaan, de inhoud en het doel van de Federal Learning Account.

8. Indexatie: een gewaarschuwd werkgever is er twee waard

België kent een automatische loonindexering. In verschillende sectoren werden de lonen op 1 januari 2024 geïndexeerd. Doorgaans betreft het een indexatie van alle reële lonen, doch in sommige sectoren heeft de indexatie enkel betrekking op de minimumlonen.

Houd hier zeker rekening mee in uw loonadministratie en contacteer ons gerust indien u hierover vragen zou hebben.

 Indexatie op 1 januari 2024

• In de bouwsector (PC 124) werden de minimumlonenen en de effectieve lonen geïndexeerd met 0,45%;
• In het aanvullend paritair comité voor de bedienden (PC 200) werden de minimumlonenen en de effectieve lonen geïndexeerd met 1,48%;
• In de metaalsector voor arbeiders (PC 111) werd er een CAO verhoging ingevoerd op het nationaal minimumuurloon. Deze verhoging bedraagt € 0,2606. De provinciale minimumuurlonen verhogen voor zover deze lager zijn;
• In de metaalsector voor bedienden (PC 209) werd er een CAO verhoging ingevoerd van € 80,- op de gewaarborgde minimummaandwedde. De barema’s verhogen voor zover deze lager zijn.

9. Thuiswerkvergoeding per 1 december

Werkgevers kunnen een forfaitaire nettovergoeding toekennen aan hun werknemers die op regelmatige basis en structureel aan thuiswerk doen (minstens één dag per week). Deze vergoeding dient om de kosten gemaakt als gevolg van dit thuiswerk te dekken.

Vanaf 1 december 2023 mag de thuiswerkvergoeding maximaal 151,70 EUR per maand bedragen.

De forfaitaire nettovergoeding die u wenst toe te kennen aan de werknemer, moet men steeds kunnen verantwoorden. Wij raden daarom aan om een telewerkpolicy op te stellen waarin het thuiswerken met al zijn concrete modaliteiten, inclusief de toekenning van de telewerkvergoeding wordt vastgelegd. Uiteraard kunnen wij u helpen met het opstellen van deze policy en het uitwerken van een thuiswerkbeleid.

10. CO2-referentiewaarden bedrijfswagen

De CO2-referentiewaarden voor de berekeningen van het voordeel alle aard voor de bedrijfswagens voor 2024 zijn bij publicatie van deze nieuwsbrief nog niet bekend.

11. Nieuwe tarieven NMBS

Vanaf 01/02/2024 stijgen de tarieven van de NMBS met 5,9%. Of deze verhoging een impact heeft op de tussenkomst als werkgever in de vervoerskosten van de werknemer is afhankelijk van de afspraken op ondernemings- of sectorniveau.

In PC 200 is dit het geval : daar is de werkgeverstussenkomst voor het treinvervoer gelijk aan 80% van de prijs van de treinkaart in 2e klasse en dit vanaf de eerste kilometer. Verder zal de indexering van de treintarieven ook een invloed hebben op de tussenkomst van de werkgever in het privévervoer. In 2023 was deze tussenkomst van de werkgever in het privévervoer enkel verplicht voor bedienden in PC 200 van wie het jaarlijkse brutoloon niet hoger lag dan 29.680 EUR (het aangepaste bedrag voor 2024 is nog niet bekend).

12. Verhoging fietsvergoeding

Werknemers die ervoor kiezen om met de fiets naar het werk te gaan, krijgen een extra duwtje in de rug. Het bedrag van de fietsvergoeding wordt vanaf 01/01/2024 namelijk verhoogd naar 0,35 EUR per kilometer.

Let wel, dit maximaal vrijgestelde bedrag is opgenomen in de aanvullende cao nr. 164 die enkel van toepassing is als de sector waartoe een werknemer behoort geen cao sloot met betrekking tot de fietsvergoeding. Met andere woorden krijgt het bedrag dat werd bepaald op het niveau van de sector voorrang op het bedrag dat is opgenomen in de aanvullende cao nr. 164.

Een werkgever die bijvoorbeeld ressorteert onder PC 200 moet aan zijn werknemers die regelmatig de fiets gebruiken voor hun woon-werkverkeer een fietsvergoeding van slechts 0,27 EUR per kilometer toekennen met een maximum van 40 km per dag (heen en terug).

Verder wordt ook een jaarlijks maximaal fiscaal vrijgesteld bedrag voor de fietsvergoeding van 2.500 EUR ingevoerd.

De fietsvergoeding is enkel fiscaal vrijgesteld voor de werknemers die in hun belastingaangifte kiezen voor de forfaitaire aftrek van hun beroepskosten. Voor werknemers die hun werkelijke kosten bewijzen, zal de fietsvergoeding belastbaar zijn.

13. Bekrachtigd: nieuwe regels voor flexi-jobs vanaf 1 januari 2024

In onze vorige nieuwsbrief informeerden we u al over het akkoord dat de federale regering bereikte met betrekking tot de nieuwe regels inzake de flexi-jobs. Inmiddels werd dat akkoord in wetgeving gegoten en werd die wet gepubliceerd.

Vanaf 1 januari van dit jaar is het in maar liefst 12 bijkomende sectoren mogelijk om een beroep te doen op flexi-jobs. Het gaat onder meer om verschillende subcomités van de voedingssector, de land- en tuinbouwsector en de evenementensector.

Verder bevestigt de wet ook de verstrengingen waarop we eerder al uw aandacht vestigden. Zo zal u als werkgever:

• uw flexi-jobwerknemer voortaan minstens het baremaloon uit de sector moeten betalen, behalve in de horeca-sector. Daar geldt momenteel nog een minimumloon van 10,97 EUR per uur;
• naast een minimumloon, ook een maximumloon moeten respecteren, nl. 150% van het baremaloon;
• 28% aan patronale bijdragen moeten betalen in plaats van de vroegere 25%.

Een belangrijke fiscale verstrenging voor uw (niet-gepensioneerde) flexi-jobwerknemers: er geldt voortaan een jaarlijks plafond van 12.000 EUR dat onbelast kan worden bijverdiend. Inkomsten uit een flexi-job die dit plafond overschrijden, ondergaan het gewone belastingregime.

Om misbruik te vermijden, geldt er vanaf dit jaar ook een verbod om een flexi-job uit te oefenen in één van de ondernemingen verbonden aan deze waar men minstens 4/5e werkt, alsook bij de werkgever waar men, in het kwartaal waarin men de flexi-job wenst uit te oefenen, al voorafgaandelijk was tewerkgesteld onder een andere arbeidsovereenkomst of statutaire aanstelling. Werknemers die van een voltijds arbeidsregime overstappen op een 4/5e tewerkstelling moeten bovendien een wachtperiode van zes maanden in acht nemen alvorens zij elders een flexi-job kunnen aanvangen.

14. Behoud gsm-nummer na ontslag

Het komt weleens voor dat een werkgever en werknemer overeenkomen dat het persoonlijke mobiele telefoonnummer van de werknemer bij indiensttreding wordt overgedragen aan de werkgever. Als dat gebeurde, werd de werkgever vanaf dat moment eigenaar van het mobiele telefoonnummer.

Als de werknemer ontslagen werd, had hij bijgevolg niet het recht om het nummer “terug te eisen”, tenzij anders overeengekomen.

In de praktijk gaf dit aanleiding tot veel discussies. Nu, meer dan vroeger, is het telefoonnummer ook vaak gekoppeld aan verschillende apps. Denk bijvoorbeeld aan ‘Whatsapp’ en ‘itsme’. Het moeten veranderen van mobiel telefoonnummer na een ontslag heeft bijgevolg een grote (en vooral vervelende) invloed op de werknemer.

Om die reden voorziet de wet vanaf 1 januari van dit jaar dat de werknemer het recht heeft om binnen de maand na beëindiging van de arbeidsovereenkomst het gebruiksrecht van het mobiele nummer terug te vragen, op voorwaarde dat hijzelf het gebruiksrecht had vóór het sluiten van de arbeidsovereenkomst. De werkgever kan dat verzoek niet weigeren als het gebeurt conform deze wet.

Vooral voor personeel in sales-functies, vb. handelsvertegenwoordigers, is het dan ook raadzaam om te voorzien in een professioneel mobiel telefoonnummer. Op die manier kan u als werkgever ook na het ontslag van een werknemer het telefoonnummer behouden en de klantencontacten met datzelfde nummer hervatten.

15. Versterk uw personeelsdienst met één van onze experten

Komt u (tijdelijk) handen tekort op uw HR-afdeling? Of er nu een afwezigheid moet opgevangen worden of u extra ondersteuning en expertise nodig heeft voor een specifiek project, Van Havermaet kan u ondersteunen met één van onze payrollexperten of HR-consultants. Aarzel niet contact met ons op te nemen!