De levenscyclus van Raden van Advies en Raden van Bestuur
Bedrijven worden vandaag geconfronteerd met heel wat financiële, economische en technologische veranderingen die elkaar in een sneltempo opvolgen. Uit studies blijkt dat de aanwezigheid van een Raad van Advies of actieve Raad van Bestuur hierin op heel wat vlakken een positieve, stabiliserende factor kan vormen. Denk hierbij aan strategievorming en focus, controle en discipline, innovatie en communicatie, het bieden van expertise en een extern klankbord.
Bij Van Havermaet zijn we ervan overtuigd dat een performante governance structuur, naast het vervullen van de noodzakelijke juridische verplichtingen, essentieel is om het hoofd te kunnen bieden aan al deze evoluties en uitdagingen. Maar hoe creëer je nu een kwalitatieve raad?
Op basis van praktijkervaring heeft Van Havermaet een model ontwikkeld: De Levenscyclus van Raden van Advies en Raden van Bestuur. Wij brengen elk facet van deze bestuursorganen helder in kaart, van start tot exit, doch zonder dat deze onderdelen sequentieel hoeven te zijn. Veel adviseurs focussen zich op één of meerdere deelaspecten van deze cyclus. Wij kiezen voor een holistische, multidisciplinaire benadering. Bedrijven, of ze nu familiaal zijn of niet, hebben vandaag nood aan een partner die hen kan begeleiden in de diverse aspecten afhankelijk van de vraag en de levensfase waarin hun bedrijf zich bevindt.
Wij willen u alvast inspireren en kort meenemen in de kernprincipes van ons model. In de komende weken brengen we vervolgartikels waarin we dieper ingaan op één van de verschillende fases van de levenscyclus.
Start met bewustwording
Voor u van start gaat met de oprichting of het herinrichten van een Raad van Advies of Raad van Bestuur is het belangrijk dat de eigenaars van de organisatie bewust zijn van de meerwaarde ervan. Het is een strategische keuze die u best doordacht maakt en waarvoor draagvlak nodig is. Om dat bewustzijn te creëren, is het zinvol om een gezonde, kritische analyse te maken en de voor- en nadelen tegen elkaar af te zetten. U kan zich daarbij laten begeleiden door een externe adviseur die u helpt om al deze argumenten inzichtelijk te krijgen.
Het is essentieel om vóór de oprichting van een Raad van Bestuur of Raad van Advies na te denken over duurzaamheid, omdat het een integraal onderdeel is van de langetermijnstrategie van uw organisatie. Inzetten op deugdelijk bestuur is een duurzame actie op zichzelf. Daarbij zal een Raad die duurzaamheid centraal stelt, de continuïteit van het bedrijf waarborgen. Concreet gebeurt dit door in te spelen op reële kansen en risico’s, belangrijke stakeholders te betrekken en het bedrijf te wapenen voor een uitdagende toekomst. In onze volgende artikels gaan we hier verder op in.
Hieronder krijgt u alvast een eerste inzicht in de verschillende facetten van ons model.
1. Ontwerp & oprichting
De bewustwording is achter de rug. U bent overtuigd van de toegevoegde waarde van een Raad van Advies. Ook al blijft het een adviesorgaan, het zal u ongetwijfeld vooruit helpen in het realiseren van uw strategie. Hoe ziet het ontwerpproces van dergelijke Raad er echter uit?
Hoe zorgt u ervoor dat de Raad van Bestuur het wettelijke kader kan overstijgen, op haar niveau een meerwaarde biedt voor uw bedrijf, en hoe verzoent u dit met de statuten van de vennootschap?
Het is voor uw onderneming belangrijk om duidelijkheid te scheppen in verband met de concrete doelstellingen van de Raad van Advies of Raad van Bestuur. Welk takenpakket zal de Raad precies opnemen?
Wij kunnen u begeleiden in het helder krijgen van de antwoorden op deze vragen.
2. Samenstelling
Wat is de optimale samenstelling van de raad? Hoeveel bestuurders willen we? Intern versus extern? Verhouding familiaal/niet-familiaal? Binnen of buiten de sector?
Indien de organisatie beroep wenst te doen op externe bestuurders of adviseurs, maakt u best vooraf de selectiecriteria duidelijk. Denk hierbij aan voldoende complementariteit op het vlak van kennis en expertise, netwerk en ervaring, competenties en leiderschapsstijlen. Heb ook oog voor mogelijke belangenconflicten. Hoe wilt u deze externe bestuurders vinden? Wat is de duurtijd van hun mandaat en welke vergoeding bent u bereid te betalen voor hun engagement?
Zodra u een match vindt, maakt u de nodige contractuele afspraken: wat zijn de verwachtingen, rechten en plichten van de adviseur of bestuurder ten aanzien van de onderneming en vice versa.
3. Inrichting & werking
Leg de rol en bijhorende verantwoordelijkheid van elke bestuurder of adviseur en de voorzitter vast. Er kan een intern reglement worden opgesteld waarin vergaderafspraken (plaats, frequentie, duurtijd, …) worden opgenomen, en waarin ook aspecten zoals werkwijze, besluitvorming en verdere opvolging geconcretiseerd kunnen worden.
In deze fase is het belangrijk om voldoende tijd te spenderen aan de onboarding van nieuwkomers in de raad zodat zij de organisatie, haar werking en doelen, waarden en cultuur uitgebreid leren kennen. De rol van de Raad zou bovendien transparant moeten zijn voor iedereen in het bedrijf.
4. Samenwerking & dynamiek
Cohesie en connectie tussen de verschillende leden van de raad onderling is van essentieel belang. Onderzoek toonde aan dat diversiteit leidt tot een betere performantie. Maar ook het creëren van een veilig kader met ruimte voor open communicatie, wederzijds vertrouwen en respect voor ieders mening, dragen bij aan de productiviteit en het resultaat van de raad. We zoomen in op het installeren van een efficiënte vergadercultuur. U kunt duidelijke afspraken vastleggen in een teamcharter terwijl teamcoaching het begrip voor mekaars eigenheid en de onderlinge dynamieken kan versterken. Spreek verwachtingen uit over tijdsinzet en betrokkenheid. In de meeste gevallen valt het aan te raden om enige informele bijeenkomsten in te plannen om de onderlinge relaties te versterken.
5. Evaluatie
Een permanente evaluatie van de individuele bestuurders, alsook de werking van de raad in zijn geheel, blijft vandaag helaas onderbelicht bij deugdelijke governance. Nochtans is evaluatie, minstens jaarlijks, essentieel om ervoor te zorgen dat de raad ook effectief functioneert. Spreek daarom voor aanvang af welke onderwerpen geëvalueerd zullen worden en op welke manier. Zo kan tijdig worden bijgestuurd. Gebruik evaluaties om verbeterpunten te identificeren en de samenwerking te optimaliseren. Op die manier tilt u uw raad naar een hoger niveau.
6. Overdracht & exit
We zijn ervan overtuigd dat successen gevierd moeten worden. Om de continuïteit van deugdelijk governance te waarborgen, moet de onderneming ook kritisch durven zijn en de samenstelling van zijn raad in vraag durven stellen. Zijn hun focus en aanpak nog in lijn met de levensfase waarin uw onderneming zich bevindt? Hebben we nog wel de juiste competenties en expertises aan boord om de strategie te realiseren? In deze fase moet men afscheid durven nemen van leden, kennis borgen en de overdracht aan nieuwkomers goed voorbereiden.
Governance op maat
Elke organisatie is uniek en dat geldt ook voor de invulling van haar governance. Toch is het waardevol om vanaf het begin de volledige levenscyclus van een Raad van Advies of Raad van Bestuur in beeld te hebben. Zo voorkomt u dat essentiële aspecten over het hoofd worden gezien.
In ons volgende artikel nemen we u mee in een eerste facet van governance. We reiken u enkele handvaten aan waarmee u de bewustwording rond deugdelijk bestuur kan vergroten. Daarnaast bespreken we de krijtlijnen voor het ontwerp van een Raad van Advies of Raad van Bestuur.